Бронирование номеров в отеле

Одноместные и двухместные номера для участников собрания бронируются в одном или двух отелях.

В максимально краткие сроки Президенты национальных федераций, члены Исполкома FIE должны быть уведомлены о возможностях размещения и резервации номеров в отеле, как для себя, так и для сопровождающих лиц.

Данные о крайних сроках резервации номеров и контактная информация по предоставляемым отелям должны быть также в обязательном порядке предоставлены участникам.

Транспорт

При официальных отелях FIE должен быть организован бесплатный транспорт для участников собрания - автобусы или микроавтобусы:

- утренним рейсом : отель- зал Конгресса (и обратно).

- утренним рейсом : отель – место проведения собрания Исполкома и собрания Комиссий (и обратно).

- Вечерним рейсом : отель – место проведение торжественного вечера (и обратно).

Аккредитация

Конгрессмены, подтвердившие свое участие в Конгрессе, получают значок аккредитации (по 2 на каждую национальную федерацию - члена).

Информационная поддержка участников (документация)

Информационный центр FIE обеспечивает каждого участника папкой, содержащей всю необходимую информацию по собраниям, включая даты, места их проведения и расписание заседаний, обедов, торжественных ужинов и любых приемов.

Карточки для голосования

Первый представитель от каждой делегации (либо держатель доверенности), обладающий правом голоса, получает три карточки для голосования : зеленая карточка, означающая «OUI» («ДА»), красная карточка «NON» («НЕТ») и белая карточка «ABSTENTION» («ВОЗДЕРЖАНИЕ»).

Канцелярские принадлежности

Каждый конгрессмен обеспечивается ручкой и писчей бумагой.

ЗАЛ КОНГРЕССА

Вход в зал

У входа в зал Конгресса должны стоять два стола

- один стол для человека, ответственного за ведение учетного листа (присутствующих лиц). Члены делегации должны вноситься в список присутствующих в алфавитном порядке (на французском). На данном листе проставляется разборчивая подпись Почетных Членов, делегатов либо представителей, обладающих доверенностью от отсутствующей федерации. При подписи листа указанным лицам вручаются карточки для голосования.

- второй стол предназначен для лица, ответственного за выдачу делегациям документации по Конгрессу. Данная документация включает повестку дня Конгресса, доклады комиссий и предложения.

Трибуна Бюро

Члены Бюро, Административный директор и Международный Технический директор заседают на трибуне лицом к конгрессменам.

В распоряжении Административного директора находятся список присутствующих федераций и список доверенностей. У него находятся также чистые листы голосования, расчерченные следующим образом:

Места и папки для конгрессменов

Зал Конгресса разделен на три части:

1. Почетные Члены и Члены Исполкома занимают места в первом ряду. Они не могут сидеть рядом с делегацией своей страны.

2. Начиная со второго ряда, по два делегата от каждой федерации располагаются согласно алфавитному порядку (на французском) стран, которые они представляют.

Административное управление каждый год проводит лотерею, выбирая какую-либо букву, в результате делегации распределяются в алфавитном порядке, начиная с этой буквы. Места обозначаются на табличках.

3. Прочие представители (члены комиссий и т.д.) занимают места в конце зала, после того, как бронируется последний ряд для двоих делегатов от каждой национальной федерации.

ТОРЖЕСТВЕННЫЙ ВЕЧЕР И ФОТОСЪЕМКА КОНГРЕССА

Торжественный ужин

Для официального банкета рекомендованы костюмы.

На банкетах соблюдается порядок появления членов FIE. (см.4.5)

Официальная фотосъемка

Административное управление FIE должно взять на себя организацию профессиональной фотосъемки делегатов, выступающих на Конгрессе, до их ухода на совместный обеденный перерыв.

АДМИНИСТРАЦИЯ

Доверенности

Правила, касающиеся доверенностей, оговорены в Уставе FIE, статья 3.3.3. Доверенности предоставляются Административному директору и объявляются в начале Конгресса.

Секретариат

Административное управление FIE обязано обеспечить присутствие одного или двух секретарей, владеющих рабочими языками, для подготовки каких-либо срочных документов. Должны иметься в наличии также средства для снятия копий с данных документов для передачи их конгрессменам.

Конспект решений Конгресса

Конспект всех принятых решений составляется после проведения Конгресса. Данный конспект должен содержать краткий перечень всех изменений в Уставе и Правилах, принятых решениями Конгресса.

Протокол

Протокол обсуждений должен быть подготовлен с включением в него списка присутствующих и представленных, а также краткий конспект дебатов и сводку решений, принятых на Конгрессе. Приложения подразумевают документы, послужившие основанием для дебатов.

4.5. ПРОТОКОЛ – ПОРЯДОК СТАРШИНСТВА НА ОФИЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ FIE.

Порядок старшинства

Для всех официальных мероприятий FIE: Конгресса, Чемпионатов Мира (открытых, юниорских и кадетских), Олимпийских Игр, соревнований Кубка Мира, Гран При и т.д., а также для ежегодного банкета Конгресса, порядок старшинства представлен следующим образом:

1. Президент FIE;

2. Почетные президенты;

3. Бывшие Президенты FIE, согласно порядку их избрания на пост;

4. Почетные члены FIE , согласно порядку их назначения;

5. Генеральный секретарь;

6. Секретарь-казначей;

7. Вице-президент Исполкома; Почетные Вице-президенты;

8. Прочие члены Исполкома FIE;

9. Президенты национальных федераций;

10. Лидеры делегаций от национальных федераций (если они не являются президентами своих федераций);

11. Члены комиссий;

12. Прочие лица.

Партнеры

Тот же порядок старшинства действителен в отношении их партнеров.

ГЛАВА V

ИСПОЛКОМ И КОМИССИИ

ИСПОЛКОМ

Собрания

Положение о собрании Исполкома оговорено в Уставе, ст. 5.4.

Для собраний Исполкома требуется зал с местами как минимум для двадцати персон, для членов Исполкома, президентов конфедераций и прочих лиц, обладающих правом присутствовать на собрании.

Папка со всей необходимой документацией вручается каждому слушателю, присутствующему в зале. Им также выдаются ручка и писчая бумага.

Выборы Вице-президента

Положение о выборах Вице-президента оговорено в Уставе, ст. 5.2.2

5.1.2.1Кандидаты назначаются любым членом Исполкома, участвующим в голосовании (таким образом, кандидатом включительно) перед началом голосования. Голосующий член обязан присутствовать, его представительство не допускается.

5.1.2.2 Вице-президенты избираются тайным голосованием Президента и избранным членом Исполкома, каждый из который обладает правом одного голоса.

5.1.2.3 Избранными вице-президентами считаются два кандидата, получивших более 50% голосов присутствующих участников голосования.

5.1.2.4 Когда голосование проводится с целью избрания двух вице-президентов, в качестве голосов подсчитываются только бюллетени, содержащие максимум двоих кандидатов.

5.1.2.5В данных целях могут проводиться несколько туров голосования:

а) Если двое кандидатов получают поддержку более 50 % членов, обладающих правом голоса, -оба они считаются избранными.

б) Если избран лишь один кандидат, назначается следующий тур голосования, для избрания кандидата на вакантный пост из числа оставшихся кандидатов.

в) При любом голосовании, если не избран ни один кандидат, перед началом следующего тура голосования из списка кандидатов удаляется лицо(а), набравшее(ие) наименьшее количество голосов (при условии, что число оставшихся кандидатов превышает число вакантных постов вице-президентов).

г) В случае, если все кандидаты набирают равное количество голосов, проводится дополнительный тур голосования. Если тождество голосов остается в силе, Президент отдает свой решающий голос.

КОМИССИИ

5.2.1 Положение о собраниях комиссий оговорено в Уставе, ст.6.4.1.

5.2.2 Для проведения заседаний комиссий необходим зал с как минимум двенадцатью местами для участников, необходимо также обеспечить запись дискуссий членов комиссий в течение всего собрания. Последняя функция возлагается на секретаря.

5.2.3Для всех собраний, кроме тех, что проводятся непосредственно перед Конгрессом, каждому присутствующему выдается папка, содержащая всю необходимую документацию по собранию. Участникам также выдаются ручка и писчая бумага.

5.2.4 В обязанности председателей каждой комиссии входит назначение секретаря на каждое заседание для подготовки доклада по собранию комиссии.

5.2.5Данные доклады передаются членам соответствующей комиссии и национальным федерациям в сроки, не превышающие двух месяцев.

5.2.6В случаях, когда встречи комиссий организовываются по случаюпроведения Конгресса, данные собрания могут проводиться за день или два до даты Конгресса. В этих случаях комиссии представляют Конгрессу устный отчет о своих заключениях.

5.2.7Дорожные расходы членов комиссий покрываютсяFIE в том случае, если собрание не приурочено к Конгрессу.

5.2.8Члены комиссий обязаны владеть одним из трех рабочих языков FIE, и доклад по собранию должен быть представлен в письменном виде на одном из трех указанных выше языков.

ГЛАВА VI

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: