СБОР ИНФОРМАЦИИ О ПРОЦЕССАХ
Первым этапом анализа процессов является сбор информации о них. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования. Удобным инструментом для сбора информации, необходимой для моделирования и анализа процессов, является информационная таблица и другие формы, разработанные специалистами Государственного университета управления (13, 14). Они предлагают следующие рабочие формы, в которых фиксируется деятельность организационной единицы (подразделения или сотрудника) (см. рис. 27.3.1).
В колонку 1 записываются виды деятельности (работы, задачи, функции и прочее) отдельного структурного подразделения или должностного лица, как это отражено в организационно-распорядительной документации. В колонке 2 ставится отметка об актуальности такой информации. В случае если подразделение или работник действительно выполняют данную работу, актуальность обозначается «галочкой». Если данная работа не выполняется, то в колонке 2 напротив работы ставится «нолик». В колонке 3 проставляется периодичность осуществления данной деятельности — ежедневно, еженедельно, ежеквартально или иное. В результате решения любой управленческой задачи должен рождаться документ. Название такого документа заносится в колонку 4, где также может быть приведена ссылка на код формы документа. В колонке 5 фиксируется исполнитель данной работы. Если таблица составляется на отдельного исполнителя, то данная графа должна отсутствовать, но над шапкой таблицы должно быть указано, кто является исполнителем данных работ. В колонке 6 оценивается трудоемкость выполнения данного вида деятельности в человеко-часах. В качестве примечаний (колонка 7) обычно указываются предложения по оптимизации выполнения работы, проблемы, возникающие при решении данной задачи и прочее. После того, как список всех работ, указанных в документации, исчерпан, в таблице проводится красная (или двойная) черта, после которой в том же порядке указываются работы, не отраженные в документации, но реально выполняемые подразделением или сотрудником.
Более подробное описание процессов можно получить, используя информационную таблицу. Пример информационной таблицы и порядок ее заполнения представлен на рисунке 27.3.2.
Процесс сбора информации должен быть административно «подкреплен» приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы.
АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ЕДИНИЦЫ
Виды работ по положению, должностной инструкции или другим документам
| Фактически выполняемые работы
| Периодичность выполнения
| Документ, получаемый в результате
| Исполнитель (в случае структурного подразделения, состоящего из нескольких человек)
| Трудоемкость (в человеко-часах)
| Примечания
|
|
|
|
|
|
|
| Проектирование процессов управления
|
٧
| Раз в полугодие
| Блок-схема алгоритма процесса
| Менеджер по организационному проектированию
|
| Предлагается использование специализированной программы
| Внедрение новых информационных технологий
|
О
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
| Разработка стандартов предприятия на отдельные процессы управления
|
| Раз в квартал
| Стандарт предприятия
| Менеджер по организационному проектированию
|
| Предлагается расширить эти работы
| Рис. 27.3.1. Анализ деятельности организационной единицы
Информационная таблица
Наименование задач, решаемых в ходе реализации должностных обязанностей
| Информация, необходимая для решения данной задачи
| Источник информации, необходимой для решения задачи (отдел, исполнитель или другое)
| Вид связи, посредством которой передается информация
| Документ (документы), получаемый в результате решения задачи
| Срок или периодичность исполнения задачи
| Потребитель результирующего документа
| Вид связи, посредство* которой передается результирующий документ :
| Подготовка и ведение таблиц по статистическому анализу продаж
| Данные о фактических продажах
| Торгующие подразделения
| Локальная сеть e-mail
| Отчет о продажах
| 2 раза в месяц
| Менеджер отдела планирования, проект-менеджер, коммерческий директор
| Локальная сеть E-mail
| Счета фактур
| Бухгалтерия
| E-mail
| Отчет об остатках
| Менеджер отдела планирования, проект-менеджер, коммерческий директор
| E-mail
| Прогноз продаж
| Коммерческий директор
| Бумажный документ
|
Порядок заполнения:
1. В общем случае работа имеет несколько входящих документов и несколько исходящих документов. Количество входящих и исходящих документов в общем случае не равно.
2. Каждый документ заносится в отдельную ячейку. Один документ может рассылаться в несколько подразделений/организаций (следует указать) и по различным видам связи (все следует указать).
3. В настоящей таблице приведен образец заполнения формы.
Формы всех рабочих документов, упомянутых в информационной таблице, также должны быть представлены исследователям. Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и сделать опись.
Полезной информацией является также описание самим сотрудником своих должностных обязанностей.
Описанные выше формы можно использовать как при анкетировании, так и при интервьюировании.
На основе полученной информации, при необходимости своевременно пополняя и актуализируя ее путем проведения дополнительных интервью, можно начать моделировать процессы.
ПОСТРОЕНИЕ СТРУКТУРНОЙ МОДЕЛИ ПРОЦЕССОВ
Общий подход к моделированию бизнес-процессов, который заложен в большинстве существующих методологий моделирования и который следует знать
как при их использовании, так и при моделировании процессов на базе собственной методологии, состоит в последовательной структурной декомпозиции процессов — от общего к частному. Этот подход является органичной частью управления проектом. Так, декомпозиция целей проекта, построение иерархического дерева работ (Work Breakdown Structure — WBS (см. п. 3.9)), дерево ресурсов, дерево рисков являются органичной составляющей этого единого подхода, истоки которого — в общей теории систем и системном подходе. По сути структурная декомпозиция процессов является частью этой единой деятельности и должна поддерживать информационную связь с другими иерархическими структурными моделями проекта. Декомпозиция проекта начинается с выявления его миссии и разбиения ее на составляющие цели, подцели и работы по их достижению. Эти работы в зависимости от уровня детализации представляются в виде мегапроцессов, которые, в свою очередь, декомпозируются на процессы, подпроцессы и отдельные конкретные операции, закрепленные за конкретными исполнителями. Между элементами одного уровня модели процессов прорисовывается логическая и/или информационная связь.
В начале всю деятельность по управлению проектом представляют в виде пяти-семи мегапроцессов. Важно при этом определить организационные границы проекта и, исходя из этого, те мегапроцессы, которые являются внешними и внутренними. Так, на рисунке 27.3.4 внешними мегапроцессами являются маркетинг и продажи. Внутренним мегапроцессов является производство.
Далее каждый из мегапроцессов подвергается более детальному анализу и моделированию и декомпозиции на отдельные процессы (см. рис. 27.3.5).
Далее (при необходимости) бизнес-процесс декомпозируется на отдельные работы (см. рис. 27.3.6).
В случае продолжения детализации анализа процесса каждая из работ может быть описана в виде регламента выполнения операций, порядка заполнения документа, правила принятия решения и пр., которые раскрывают каждый из мельчайших деталей, связанных с выполнением работ. Такая декомпозиция производится на этапе детального моделирования процессов.
Таким образом, получаем структурную иерархию моделей процессов организации (см. рис. 27.3.7).
В представленных выше примерах моделирования бизнес-процессов сознательно представлены разные «языки моделирования» (т.н. нотации), так как в настоящее время таких языков существует огромное количество (некоторые из них представлены в Приложении 1 к настоящей главе). Их достоинство и недостатки, возможности и ограничения подробно описываются в соответствующей литературе (15). Многие из приведенных в Приложении языков имеют возможность быть реализованными с использованием тех или иных программных средств (11).
ДЕТАЛЬНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ
Детальному моделированию подвергаются далеко не все процессы, а только те, которые в ближайшее время должны быть подвергнуты улучшению.
Обычно при отборе таких процессов используют различные формализованные методики, одна из которых представлена в Примере 27.3.2.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|