ВЗАИМОСВЯЗЬ ОБЪЕМОВ, ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ И СТОИМОСТИ РАБОТ

ПОДСИСТЕМЫ

УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТАМИ

Сложная система, спроектированная

Наспех, никогда не работает, и исправить

Ее, чтобы заставить работать,

Невозможно.

16-й закон систематики

ГЛАВА 18

УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ

ГЛАВА 19

МЕНЕДЖМЕНТ КАЧЕСТВА ПРОЕКТА

ГЛАВА 20

УПРАВЛЕНИЕ РЕСУРСАМИ ПРОЕКТА

ГЛАВА 21

УПРАВЛЕНИЕ КОИАНДОЙ ПРОЕКТА

ГЛАВА 22

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

ГЛАВА 23

УПРАВЛЕНИЕ КОММКНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

Чтобы определить, сколько времени потребует paбота,

Возьмите время которое, по-вашему на нее необходимо,

Множьте на 2 и замените единицы измерения на

Единицы более высокого порядка.

Так, мы выделяем два дня на одночасовую работу.

Правило Вестгеймера

ГЛАВА 18

УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ¹

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (заданный) интервал времени (к определенному сроку). Работа наследует основные черты проекта — сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т. д. — и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Работа непосредственно предшествует свершению какого-либо события. В сетевом графике типа «вершина — событие» работа изображается стрелкой, соединяющей два события. Никакая работа не может быть начата до тех пор, пока не свершилось предшествующее ей (в соответствии с сетевым графиком и логикой зависимостей работ) событие (п. 14.9).

Работа может охватывать в сетевом графике не только те или иные процессы, носящие материальный характер, или обеспечения различными ресурсами, но и ожидание, связанное с соблюдением технологических перерывов, и просто зависимость между двумя событиями (фиктивная работа). На сетевом графике (в представлении «вершина — событие») фиктивная работа обозначается пунктирной линией.

Работа, находящаяся на критическом пути, называется критической.Критиче­ский путь определяется либо самым длинным путем выполнения работ в проекте, либо, что тоже самое, последовательностью работ с нулевым полным резервом времени. Общая продолжительность работ критического пути определяет продолжительность проекта в целом.

Объем работыотносится к важнейшим ее характеристикам и может выражаться в разных величинах: трудоемкости, продолжительности, стоимости и т. д.

Выделяются также сроки началаработы: раннее начало (определяет самый ранний момент начала работы) и позднее начало (определяет самый поздний момент начала работы). Аналогично выделяются сроки окончанияработы: раннее окончание (характеризует самый ранний момент завершения работы) и позднее окончание (характеризует самый поздний момент завершения работы). Точные значения сроков начала и окончания работ определяются при расчете расписания (п. 14.9). Кроме того, работа обычно имеет планируемые продолжительность, стоимость и потребность в ресурсах.

Продолжительность работы определяется исходя из того количества рабочего времени, которое потребуется для ее завершения. На продолжительность работы оказывают влияние потребность в ресурсах, необходимых для ее выполнения, квалификация рабочих, климатические условия, сроки поставок материалов и обору-

_____________

Глава подготовлена Цветковым А. В. совместно с Халимовым К. В.

дования, предыдущий опыт и т, д. Инструментарием для оценки продолжительности работ могут служить:

1. расчет на основе нормативов;

2. экспертные оценки;

3. оценка по аналогам;

4. имитационное моделирование.

Планируемая потребность в ресурсах определяется на основании того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Источником информации для этого могут служить нормативные показатели, СРР (п. 14.4), содержание работ, цели проекта.

Планируемая стоимость работ в общем случае определяется на основании планируемой потребности в ресурсах, необходимых для ее выполнения, и стоимости единицы ресурса. Возможны ситуации, когда нецелесообразно или трудно оценивать потребность в конкретных ресурсах на работу (административные работы, услуги и т. д.). В этом случае планируемая стоимость определяется либо по нормативам на данные виды работ, либо на основании заключенных договоров, либо в результате экспертных оценок и предыдущего опыта.

Продолжительность работы, планируемые потребность в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: изменение одного из них приведет к изменению остальных показателей.

Определение работ включает идентификацию и документальное оформление действий, которые должны быть осуществлены для достижения целей проекта.

ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

Основные понятия методологии управления проектами приведены в главе 3. В настоящем разделе отдельные понятия рассмотрены в контексте работ проекта.

Целенаправленность является важнейшей и неотъемлемой характеристикой проекта. Определению целей проекта предшествует разработка его миссии (стратегии), под которой подразумевается формулировка желаемого состояния, которое должно быть достигнуто в результате реализации проекта, а также выработка направления движения для его достижения (подробнее п. 3.4.). Уже на основе сформулированной миссии определяются цели и устанавливаются конкретные задачи проекта.

Под задачей понимается желаемый результат деятельности, достижимый к намеченному (заданному) сроку и характеризующийся набором количественных данных или параметров этого результата. В отличие от целей, количество задач может быть настолько велико, насколько этого требует проект. В свою очередь задачи могут декомпозироваться на составляющие элементы до уровня детальных работ.

Под содержанием проекта подразумевается деятельность, необходимая для получения результата проекта со специфическими характеристиками и функциями [3]. В свою очередь, содержание продукта определяют характеристики и функции, которые должны быть включены в продукт. Соблюдение содержаниями продукта соотносится с требованиями к нему как конечному результату, тогда как соблюдение содержания проекта соотносится с планом проекта. Оба эти процесса необходимо тесно интегрировать для подтверждения того, что деятельность по проекту обеспечит создание требуемого продукта. Соответственно, содержание проекта должно быть представлено только теми работами, которые необходимы для успешной реализации проекта.

Основными процессами управления содержанием проекта являются:

1. инициирование проекта;

2. планирование содержания;

3. определение содержания;

4. подтверждение содержания;

5. контроль над изменением содержания.

Инициированиеявляется процессом выявления необходимости реализации нового проекта или того факта, что проект должен перейти в новую фазу. Некоторые типы проектов, в особенности проекты по оказанию услуг внутри компании или проекты создания новых продуктов, обычно инициируются неформально, при этом проводятся работы для получения одобрений, необходимых для формального инициирования.

Результатами инициирования служат:

1. комплект документов (контрактов, приказов, постановлений и т. д.), формально подтверждающих существование проекта. Он должен включать непосредственно или в виде ссылок на другие документы:

a. описание цели, для достижения которой был предпринят проект;

b. описание продукта проекта;

2. определение/назначение руководителя (менеджера) проекта;

3. ограничения по срокам реализации проекта, его финансированию и т. д. При осуществлении проекта по контракту ограничениями обычно являются условия контракта;

4. предположения — как элементы, возникающие в результате прогнозирования тех или иных факторов в проекте. В общем случае, предположения несут в себе определенную степень риска.

Определениесодержания проекта включает декомпозицию целей проекта на более мелкие и управляемые компоненты для того, чтобы:

1. определить оценки по стоимости, времени и ресурсам проекта;

2. создать базис (основу) для измерения и контроля хода выполнения проекта;

3. распределить права и обязанности по проекту, определить степень ответственности.

Основным инструментом для определения содержания проекта служит декомпозиция, включающая разбиение целей проекта на более мелкие и более управляемые компоненты до тех пор, пока цели не будут определены в деталях настолько, что можно будет определить работы проекта (планирование, выполнение, контроль и агрегирование). Декомпозиция включает следующие шаги:

1. Определение основных элементов проекта в терминах того, как в действительности будет управляться проект. Например:

a. фазы жизненного цикла могут быть использованы на первом уровне декомпозиции с повторяющимися на втором уровне целями/продуктами проекта, как показано на рис. 18.2.1;

b. проект — менеджер должен решить, какая часть работ проекта будет выполняться самой организацией, а какая отдается на выполнение сторонним (рис. 18.2.2). В этом случае на первые позиции встает вопрос о соблюдении договорных обязательств [16];

2. Определение адекватности оценки стоимости и продолжительности для каждого из элементов конкретного уровня детализации. Значение слова «адекватность» может изменяться в зависимости от этапа проекта — декомпозиция цели, проводимой в далекой перспективе, может оказаться невозможной. Для каждого элемента при наличии соответствующей деталировке осуществляется переход на стадию 4, в противном случае на стадию 3.

3. Определение составных элементов цели. Они должны быть описаны в виде достижимых, поддающихся проверке результатов, для процесса измерения хода выполнения. Как и в случае с основными элементами, составные должны быть определены согласно тому, как в действительности будут выполняться работы проекта. Для каждого составного элемента повторяется шаг 2.

4. Проверка правильности декомпозиции:

a. необходимы ли и достаточны элементы нижнего уровня для прекращения их последующей декомпозиции? Если нет, то составные элементы должны быть модифицированы (добавлены, удалены или переопределены);

b. определена ли каждая позиция четко и полно? Если нет, то описания должны быть пересмотрены или расширены;

c. можно ли каждый элемент оценить с позиций календарных сроков и стоимости? Можно ли передать его какому-либо организационному подразделению, который возьмет на себя ответственность за его выполнение? Если нет, то необ­одим пересмотр правильности декомпозиции для обеспечения положительного результата;

d. результатом определения содержания служит структура разбиения работ проекта, на основе которой, как расширение, составляется список работ проекта. Он должен содержать описание каждой работы для того, чтобы их исполнители понимали, что от них требуется и каким образом им выполнять свои функции;

e. в результате анализа разработанной структуры разбиения работ проекта может возникнуть необходимость в корректировке или дополнении целей проекта, что в свою очередь отразится на изменении содержания проекта.

ВЗАИМОСВЯЗЬ ОБЪЕМОВ, ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ И СТОИМОСТИ РАБОТ

Объемявляется одной из важнейших характеристик проекта (отдельно взятой работы) и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие объем может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительности, стоимости и т. д.

Продолжительностьпроекта и составляющих его работ ограничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, уставленной либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями (например, выход конкретного продукта на рынок). С другой стороны, продолжительность работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения:

Т (продолжительность) =

В общем случае объем работы является величиной фиксированной и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей производительностью управляющихресурсов. Управляющим считается ресурс, время работы которого непосредственно влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве вначале определяют продолжительность механизированных работ, ритм которых определяет все построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения (п. 18.1). Ввиду того, что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его выполнения, то именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат проекта можно добиться оптимального срока его завершения. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее:

Можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирования?

Стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах?

Правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта?

Сущность затрат работ и проекта в целом проиллюстрирована на рис. 18.3.1.

Общие затратыпроекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Последние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т. д. Накладные расходы на прямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению. Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразиться в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдоговорам. Они могут быть назначены на пакеты работ и отдельные работы. В идеальном случае длительность работы планируется

таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны. Но как только появляются ограничения, возникает необходимость сокращения длительности. Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому, если необходимо сократить сроки реализации проекта при минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех критических работ, стоимость которых «сравнительно мало» зависит от продолжительности, либо является наименьшей при одинаковых сроках сокращения длительности.

В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительность), ресурсы и затраты, как основные элементы управления проекта, являются взаимозависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис 18.3.2).

МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ СОДЕРЖАНИЕМ РАБОТ

Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены [4]. С другой стороны, для эффективного управления содержанием необходимо определить [17]:

1. работы для выполнения;

2. последовательность работ;

3. продолжительность работ;

4. потребность в ресурсах и стоимость работ.

В любом случае, описание/определение работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содержанием работ.

Определение работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты [3].

Инструментарий для определения работ включает:

1. декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Более детально этот процесс описывается в п. 14.5. Основная разница между применением декомпозиции в данном случае и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не в предметах цели;

2. Список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта. В дополнении, список работ для элемента СРР из текущего проекта может быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.

Результатом определения работ являются:

1. список работ, который должен включать для себя все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, ко­торые не требуются для реализации содержания проекта;

2. дополнительные детали для списка работ (например, ограничения), которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;

3. модернизация структур разбиения видов деятельности. При использовании СРР для определения работ, команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей.

Планирование (описание) ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы (Глава 15).

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на основании:

1. определения содержания проекта;

2. разработки СРР;

3. опыта ранее реализованных проектов;

4. нормативной или проектной документации;

5. описания существующих в организации запасов ресурсов. Описание включает определение потенциально имеющихся ресурсов в организации, которые будут учитываться при планировании ресурсов;

6. политики в отношении набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т. д.

Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами (см. главу 14).

На рисунке 18.4.1 приведен пример процесса планирования ресурсов. Возможны ситуации, когда ресурсы, назначаемые на конкретную работу, являются основным фактором,

определяющим сроки ее начала и окончания. В этом случае ресурсы имеют собственные ресурсные календари, согласно которым осуществляется выполнение работы

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. Нормальныйпредел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени (например, для работника это 8 чел • часов в день). Максимальныйпредел потребления характеризует то количество использования ресурса в единицу времени, которое при дополнительных затратах может быть обеспечено (10—12 чел • часов в день) (рис 18.4.2).

При анализе профилей использования ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняемые работы используют один и тот же ресурс, рис 18.4.3)

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов, используются методы выравнивания,которые учитывает пределы потребления ресурсов и позволяет использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в использовании ресурсов и устанавливает уровень использования ресурсов ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты (рис 18.4.4).

Как правило используются следующие методы выравнивания:

1. нормальное— работы планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;

2. разбиение— работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо требуемое количество ресурса;

3. растяжение— уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;

4. сжатие- в случае избытка ресурса — уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.

СТРУКТУРА И ОБЪЕМЫ РАБОТ

Под структурой работы подразумеваются компоненты или параметры работы, определяющие ее характеристики в проекте. Они имеют следующий состав:

1. идентификатор — уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте;

2. описание — краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме (графике) проекта. Обычно описывает суть работы;

3. исходная длительность (продолжительность). Оценка времени (в часах, днях, неделях, месяцах, годах), требуемого для выполнения работы с учетом ее характера и необходимых ресурсов (4, 21, 22). На оценку продолжительности работ оказывают влияние ограничения по времени, предположения (п. 18.2) , потребности в трудовых ресурсах, их квалификация и опыт выполнения предыдущих проектов (фрагменты проектов). Основными методами для оценки продолжительности работ являются:

a. экспертная оценка;

b. оценка по аналогам, называемая также оценкой сверху вниз, подразумевает использование истинной продолжительности имевшей место ранее работы в качестве базы для оценки продолжительности похожей работы в будущем. Этот метод часто используется при оценке продолжительности проекта при ограниченном объеме детальной информации, например, на ранних стадиях. Данная оценка наиболее надежна, когда проекты являются однотипными, и лица, осуществляющие оценку, имеют необходимый опыт;

c. имитация (моделирование). Имитация представляет собой расчет продолжительности при различных наборах предположений. Наиболее распространен анализ Монте-Карло, в котором распределение возможных результатов определяется для каждой работы и используется в качестве расчета распределения возможных результатов для проекта в целом;

4. процент выполнения — доля завершенной части работы в процентах [4, 21, 22];

5. оставшаяся длительность для выполняемых работ. Рассчитывается либо исходя из процента выполнения, либо путем оценки;

6. календарь — список рабочих и нерабочих периодов, принятый для выполнения работы в проекте;

7. ранние начало и окончание, поздние начало и окончание (п. 18.1);

8. резервы времени — свободный и полный. Свободный резерв определяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя раннего начала всех последующих работ. Полный резерв определяет время, на которое можно быть задержано выполнение работы без изменения продолжительности или сроков окончания всего проекта. Определяется как разность между поздним и ранним сроками окончания работы [4, 21, 22];

9. фактические начало и окончание — фактические даты начала и окончания работы;

10. предшествующая работа — работа, от которой зависят сроки выполнения данной работы, являющаяся технологически (логически) предшествующей ей (п. 14.9);

11. последующая работа — работа, сроки выполнения которой зависят от выполнения данной работы, технологически (логически) следующая за данной. Основными методами для определения последовательности работ являются:

a. ограничения — характеризуют внешние или внутренние условия по отношению к работам проекта, влияющие на сроки их выполнения. Например, отчитаться о финансовой деятельности предприятия нужно не позднее заранее известной даты и т. д.;

b. код СРР — код, определяющий, к какому пакету работ в рамках СРР принадлежит данная работа;

c. ресурсы — оборудование, материалы, людские ресурсы, необходимые для выполнения работ;

d. затраты/бюджет — выраженные в денежных измерителях затраты на выполнение работ.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: