Раздел 4. Хранение документов

1. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?_____________________

_____________________________________________________________________________________

2. Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется? Назовите виды номенклатуры дел.

_____________________________________________________________________________________

3. Какой нормативный документ определяет сроки хранения документов?______________________

_____________________________________________________________________________________

4. Кто занимается формированием документов в дела в организации?__________________________

_____________________________________________________________________________________

5. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы ее основные задачи? _________

_____________________________________________________________________________________

6.. Как должны храниться особо ценные документы?________________________________________

_____________________________________________________________________________________

7. Какие этапы предусматриваются при полном оформлении дела при подготовке его к передаче на хранение в ведомственный архив?________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

8. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов Вам известны?_______________________

_____________________________________________________________________________________

9. Перечислите основные функции Государственной архивной службы России. Назовите, какие органы входят в систему Росархива?______________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Практические задания к разделу 4

Задание 15.Составьте акт о приеме-передаче дел на государственное хранение.

Приложение 10: форма акта

Приложения

Приложение 1.

OOО «Строймост»

(наименование предприятия)

ПРИКАЗ

03.03.2010 г. Челябинск №8

О переходе на электронный документооборот

В связи с переходом предприятия на систему электронного документооборота (СЭД)

Приказываю:

1. Все внутренние документы предприятия, за исключением приказов, составлять в электронном виде. Исходящие документы составлять в электронном виде при наличии электронной почты у адресата (отв. -начальник службы ДОУ И.В.Смирнов).

2. Исполнителям документов при отправке исходящих документов сохранять электронную копию документа, которую передавать по окончании делопроизводственного года в архивную группу (отв. - начальник группы Е.A. Миронова).

3. Внести соответствующие изменения в Инструкцию по ДОУ предприятия до 18.03.2010 (отв. - начальник службы ДОУ И.В.Смирнов).

4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам.директора Доронину.

Генеральный директор Подпись О.В.Гордеев

Расчетнова 121

В дело № 23

Подпись исполнителя

04.0З.2010

Приложение 2

Директору фирмы «Силуэт» господину Ильину Н.С. от Матвеевой Лидии Ивановны, проживающей: Челябинск, ул. Рылеева, 17, кв. 57, телефон 232-69-32

Заявление

Прошу принять меня на работу художником-модельером.

Личная подпись Матвеева

23.01. 2010

Директору фирмы «Фиалка» господину Матвееву А.И. от менеджера по кадрам
Афанасьевой Н.С.

Заявление

Прошу предоставить мне очередной отпуск с 19.03.2010

Личная подпись

13.03.2010

Директору фирмы

«Малахит»

господину Лебедеву А.И.

от менеджера по продажам

Ивченко А.И.

Заявление

Прошу уволить меня с работы по собственному желанию с 27.06.2010.

Личная подпись

15.06.2010

Приложение 3

Образец приказа по личному составу

Фирма «Малахит»

ПРИКАЗ

15.09.2008 №13-к

I ПРИНЯТЬ:

1.1. Ивлева Александра Петровича на должность менеджера по продажам с 17.09.2010 с окладом руб. в месяц, согласно заключенному контракту.

Основание: контракт №18 от 12.09.2010

С приказом ознакомлена: личная подпись дата 17.09.2010

1.2. Зиновьеву Нину Вячеславовну на должность специалиста технического отдела с 18.09.2010 с двухмесячным испытательным сроком с окладом __________руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Зиновьевой Н.В.

С приказом ознакомлена: личная подпись дата 18.09.2010

1.3. Яковлеву Антонину Матвеевну уборщицей склада, временно, с 19.09.2009
по 19. 11.2009, с окладом _____________ руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Яковлевой А.М,

С приказом ознакомлена: личная подпись дата 19.09.2009

II ПРЕДОСТАВИТЬ

Михееву Олегу Яковлевичу, менеджеру по кадрам, очередной отпуск с 19.09.2010
по 17.10.2010 за период работы с 13.10.2008 по 19.09.2009.

Основание: личное заявление, график отпусков

С приказом ознакомлен: подпись дата 16.09.2010

III ПЕРЕВЕСТИ

Петрова Г.А., старшего специалиста экономического отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.09.2010 с окладом _________ руб. в месяц.

Основания: заявление Петрова Г.А., докладная записка заведующей

экономическим отделом Трошиной Т.А.

С приказом ознакомлен: личная подпись дата 16.09.2010

IV УВОЛИТЬ:

Антипову О.А., секретаря-референта канцелярии, с 20.09.2010 в связи с истечением трудового договора, п.2 ст.29 КЗОТ РФ.

Основание: контракт №38 от 19.09.2008

С приказом ознакомлена: личная подпись дата 17.09.2010

Директор фирмы личная подпись А.Б.Иванов

Визы согласования заинтересованных должностных лиц

В дело 00-00
Подпись Дата

Приложение 4

Унифицированная форма № Т-5
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о переводе работника на другую работу

		Дата
Перевести на другую работу	с
	по

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(вид перевода (постоянно, временно))

Прежнее место работы
(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

(причина перевода)

Новое место работы
(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

тарифная ставка (оклад)		руб.		коп.
		(цифрами)
	надбавка		руб.		коп.
		(цифрами)

Основание:

изменение к трудовому договору от “

”

г. №

; или

другой документ

(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Приложение 5.

ЗАО «Информтехника-связь»

РЕШЕНИЕ

Общего собрания акционеров

10.04.2009 №5

Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»

На основании координационного плана от 12.01.2009 Совет директоров ЗАО «Информтехника-связь»

РЕШИЛ:

1. С целью привлечения новых потребителей услуг связи и передачи данных на основе коммерческого использования ведомственных сетей принять участие в выставке «Корпоративные сети связи».

2. Ведущему специалисту В.С.Ветрову подготовить доклад на тему: «Распространение и использование современных телекоммуникационных технологий в различных ведомствах».

3. Отделу маркетинга во главе с М.И.Федоровым оборудовать специальные стенды для демонстрации новейших разработок ведущих телекоммуникационных компаний.

4. Менеджеру по рекламе А.А.Гришину подготовить список средств и систем связи, презентация которых состоится в дни работы выставки, и предоставить его на рассмотрение Совету до 20.04.2009

5. Заместителю директора А.Д.Васильеву подготовить предложения по составу делегации и предоставить на рассмотрение Совету директоров до 20.04.2009

Председатель совета Подпись А.Л.Шадков

Члены совета: Подпись Л.А.Гуркин

Подпись А.С.Мохов

Приложение 6

ОАО «Зенит»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

12.05.2010 № 11

Москва

О совершенствовании работы отдела делопроизводства

В связи с необходимостью совершенствования работы отдела делопроизводства ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника отдела делопроизводства А. И. Калинину не позднее 30.05.2010 подготовить проект Инструкции по работе с документами в ОАО «Зенит».

2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на зам. генерального директора О. И. Лукьянова.

Генеральный директор Подпись Д.А.Чернышев

Визы

Подпись исполнителя

12.05.2010

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.20 №00

Москва

О проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в_____________________________________________________________________

(наименование предприятия)

у материально ответственного (ответственных) лица (лиц) ____________________ ._____________________________

(должность, инициалы, фамилия)

назначается инвентаризационная комиссия в составе:

1) председателя:______________________________________________________________________________________.

(должность, инициалы, фамилия)

2) членов комиссии: ___________________________________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Инвентаризации подлежат ______________________________________________________________________________.

(указать, какие ценности, расчеты подлежат инвентаризации)

К инвентаризации приступить внезапно_____________________________________________________________________

(дата, часы начала)

и окончить ее _________________________________________________________________________________________

Причина инвентаризации -._______________________________________________ _____________________________

(указывается: контроль,

___________________________________________________________________________________________________________________

смена материально ответственных лиц, переоценка и т.п.)

Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей. Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию до ____

(дата)

Генеральный директор Подпись И.О.Фамилия

Главный генеральный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия

Приложение 7

Образец акта ревизии кассы

ТОО «Маяк»

АКТ

08.01.2009 №1
Москва

Акт ревизии кассы

Основание: приказ директора предприятия

от 05.01.2009 №2

Составлен комиссией:

Председатель – зам. директора С.Н. Завьялов

Члены комиссии:

1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев

2. Ст. бухгалтер З.А. Васильева

3. Бухгалтер О.И. Максимова

4. Бухгалтер А.С. Смирнов

Присутствовала кассир В.И. Харитонова

08.01.2009 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 08.01.2009.

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 08.01.2009 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25283 руб.

2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 21500 руб. Недостача наличных денег в кассе – 3783 руб.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Харитоновой В.И.

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. – в дело 05-11;

2-й экз. – директору предприятия;

3-й экз. – главному бухгалтеру.

Приложение: Объяснительная записка кассира

Харитоновой В.И. на 1 л. В 1 экз.

Председатель подпись С.Н. Завьялов

Члены комиссии подпись П.М. Зайцев

подпись З.А. Васильева

подпись О.Н. Максимова

подпись А.С. Смирнов

С актом ознакомлена: подпись В.И. Харитонова

Дата 08.01.2009

В дело 05-11

Подпись дата 08.01.2009

Приложение 8

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: