Занятие 3 Информационно-справочные документы
(4 час)
Цель:изучение правил составления и оформления информационно-справочных документов в соответствии с современными требованиями
В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:
· знать особенности составления и оформления информационно-справочных документов;
· уметь оформлять служебные письма;
· уметь оформлять докладные и служебные записки;
· уметь оформлятьакты, справки
Задания:
1. Исправьте ошибки в письме
2. Выполните индивидуальное задание по составлению и оформлению письма (приложение 1)
3. Исправьте ошибки в докладной записке:
4. Исправьте ошибки в акте:
5. Исправьте ошибки в справке:
Приложение 1
1. Составьте письмо-ответ С-Петербургского ЗАО « Экон » Новгородскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Фермеры России» с предложением посетить специализированную выставку «Фермер-2009». Выставка проходит в павильонах выставочного комплекса в Гавани.
4. Составьте гарантийное письмо АОЗТ «Прогресс» в адрес АО «Кировский завод» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей мотоблока.
5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества с ограниченной ответственностью « Сатурн » с ТОО « Апекс » на поставку строительных материалов.
6. Составьте письмо-просьбу Волосовской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 млн. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.
7. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок С.-Петербургскому производственному кооперативу "Вектор" по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
8. Составьте письмо объединения " Металлический завод" в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2010г.
Составьте письмо - ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альта» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коньково.
Занятие 4. Составление номенклатуры дел (4 час)
Цель:
Изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве
Приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел
В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:
· Знать требования нормативных документов к номенклатуре дел;
· Знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;
· Уметь использовать номенклатуру дел в работе с документами
Задание:
1. Изучите требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел
2. Изучите порядок применения перечня типовых документов
3. Общество с ограниченной ответственностью "Престиж" было создано в мае 2005 г. К концу 2005 г. офис-менеджер ООО "Престиж" Макарова А.Д. подготовила материалы для составления номенклатуры дел организации и в январе 2006 г. оформила номенклатуру дел.
Ниже приведен фрагмент этого документа:
ООО «Престиж»
| УТВЕРЖДЕНО
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
| Приказом директора
| 14.01.06 №1
| ООО «Престиж»
| на 2006 г.
| От 14.01.06 №5
| Индекс дела
| Заголовок дела
| Количество дел
| Срок хранения и № статей по перечню
| Примечание
|
|
|
|
|
| 01 Канцелярия
| 01-01
| Устав организации
|
| Пост.
Ст.13а
|
| 01-02
| Учредительный договор
|
| Пост.
Ст.14
|
| 01-03
| Свидетельство о регистрации организации
|
| Пост.
Ст.15
|
| 01-04
| Штатное расписание
|
| Пост.
Ст.32а
|
| 01-05
| Приказы по основной деятельности
|
| Пост.
Ст.6а
|
| 01-06
| Протоколы совещаний у руководителя организации
|
| Пост.
Ст.5г
|
| 01-07
| Предложения, заявления, жалобы граждан (личного характера)
|
| 5 л.ЭПК
Ст.566
|
| 01-08
| Материалы проверок организации (доклады, справки, отчёты, акты, докладные записки и др.)
|
| Пост.
Ст.48
|
| | | | | | |
Определите, какие ошибки были допущены офис - менеджером при составлении номенклатуры дел организации
4. А.П. Антонова поступила на работу в ЗАО "Гранит" на должность секретаря. Несмотря на то, что организация была создана еще в 2000 г., до настоящего времени здесь отсутствует номенклатура дел. Зная о необходимости разработки данного документа, секретарь Антонова решила срочно заняться его подготовкой. Она попыталась выяснить у сотрудников структурных подразделений организации, какие документы создаются и обрабатываются в этих подразделениях. Однако должного понимания у своих коллег по работе секретарь не нашла и требующихся ей сведений о составе заводимых дел не получила.
После этого секретарь решила выйти из создавшегося положения таким образом: она обратилась через своих знакомых в канцелярию ЗАО "Уральский камнеобрабатывающий завод", получила там экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, и использовала эти данные для составления "своей" номенклатуры дел.
Зав. канцелярией предупредила Антонову, что номенклатура дел этого завода впервые была подготовлена в 1999 г., в дальнейшем практически не пересматривалась, почти не корректировалась и не была согласована с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Все это не помешало Антоновой использовать полученные материалы, т. к. главным для нее было то, что две организации относились к одной области деятельности и имели, в целом, сходную по составу документацию.
В результате предпринятых действий Антонова довольно быстро подготовила номенклатуру дел ЗАО "Гранит" по следующей форме:
ЗАО "Гранит"
| Утверждаю
| Номенклатура дел
| Директор ЗАО "Гранит"
| 24.12.2004 № 1
| _______Е.В. Петров
| г. Екатеринбург
| 24.12.2004
| на 2005 год
|
|
|
| Индекс дела
| Заголовок дела
| Количество дел
| Срок хранения и № статьи по перечню
| Примечание
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| | | | | | | | |
Зам. директора по общим вопросам И.С. Степанов
Какие ошибки были допущены секретарём Антоновой при разработке номенклатуры дел
организации?
5. Генеральный директор ЗАО «Корвет» рассмотрел представленную ему номенклатуру
дел и отказался её утверждать, т.к. не согласился со сроками хранения ряда документов.
Кроме того, он предложил изменить порядок расположения заголовков дел и поставить
на первое место документы федеральных органов управления: Федеральной службы по
финансовому мониторингу, Федеральной налоговой службы и т.п., затем расположить устав
общества и протоколы общих собраний акционеров. Порядок расположения в номенклатуре
других документов должен оставаться прежним.
На какие нормативные документы должны сослаться составители номенклатуры дел
ЗАО «Корвет», чтобы доказать, что в неё правильно определены сроки хранения дел и
порядок их расположения?
Источники и литература.
1.Основные правила работы архивов организации. М.: Росархив, 2002.
4.Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к
последующему хранению и использованию. М., 1996. 68 с.
5.Делопроизводство: Учебник для вузов/Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.:
МЦФЭР, 2006. С.270-309
6.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления). М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. С. 179-
Документы и материалы к занятию:
Основные правила работы архивов организации, ГСДОУ, Перечень
типовых документов, номенклатура дел конкретной организации.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|