Служба документационного обеспечения управления

Лекция 3

Организация служб делопроизводства.

План

Организационное построение службы делопроизводства.

Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщённых (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

· снизить стоимость делопроизводственных операций;

· улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

· обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

· использовать прогрессивные и производительные технические средства;

· обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

· общие положения;

· основные функции и задачи;

· обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

· организация работы;

· управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (или сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяют предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения(связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность её выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Служба документационного обеспечения управления

1. Службойдокументационного обеспечения управления (ДОУ),называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, справочная работа по документам и т. п.).

Основными задачами службы ДОУ являются:

• организация и ведение делопроизводства;

· совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• сокращение количества форм документов и числа документов

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУв зависимости от уровня организации и объема документов являются:

• управление делами;

• управление делопроизводства;

• канцелярия;

• отдел ДОУ;

• секретариат;

• дирекция;

• инспекция при руководителе.

Преимущества создания единой службы ДОУ:

• проведение единой политики в работе с документами и рационализации делопроизводства;

• создание нормативно-методического обеспечения делопроизводства и контроль за его внедрением;

• обучение персонала предприятия.

2. Положение о службе ДОУопределяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

3. Структура службы ДОУ,ее наименование устанавливаются с учетом принадлежности к определенной группе организаций, предприятий.

В органах власти и управления (министерствах, ведомствах) создается управление делами или департамент делопроизводства. В состав управления делами (департамента делопроизводства) входят:

• секретариат;

• инспекция при руководителе организации;

• протокольное бюро;

• канцелярия;

• экспедиция;

• сектор правительственной переписки;

• машинописное и копировально-множительное бюро;

• отдел писем (жалоб);

• отдел автоматизации делопроизводства;

• архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, учебных заведениях и других предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления, отдел документационного обеспечения или канцелярия.

В состав отдела документационного обеспечения управления входят:

• секретариат;

• группа учета (регистрации) документов;

• группа контроля;

• экспедиция;

• группа писем (жалоб);

• сектор автоматизации делопроизводства;

• машинописное бюро;

• архив.

В крупных негосударственныхорганизациях (концернах, компаниях, акционерных обществах) создается служба делопроизводства, наименование и состав которой определяется руководством организации (правлением, советом директоров и т.п.). Чаще всего встречаются названия дирекция, канцелярия, секретариат, общий отдел.

В состав канцелярии входят:

• группа контроля;

• протокольная группа;

• группа автоматизации делопроизводства;

• копировально-множительное бюро;

• архив.

В небольших государственных и негосударственных организациях, не имеющих делопроизводственной службы в качестве самостоятельного структурного подразделения, документационное обеспечение возлагается на секретарей, референтов, делопроизводителей, инспекторов по делопроизводству.

Работники службы делопроизводства выполняют свои обязанности в соответствии:

• с должностной инструкцией;

• с инструкцией по делопроизводству предприятия;

• отраслевыми или федеральными нормативными документами по ДОУ.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: