Перечень документов, подлежащих обязательной передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);

2. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).

3. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.

4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).

5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

9. Акты о несчастных случаях.

10. Штатные расписания.

11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.

12. Табели и наряды работников вредных профессий;

13. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись переданных дел в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

2. Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр.

При приеме-передаче документов работник архива проверяет наличие необходимых документов, составляя таблицу (Таблица 6), в практике называемую «шахматкой»:

Таблица 6.

Работник архива, распределяя документы по годам, вносит наименование сдаваемых видов документов и ставит плюс в соответствующую графу «Годы, за которые документы сдаются», тем самым осуществляя отметку о сдаче. Шахматка позволяет увидеть недостающие за какой-то период документы. Например, в Таблице 6 мы видим, что недостает Приказов за 2009, 2012 годы. Следует обязать ответственных работников организации их досдать – составить акт, написать письмо и т.п.

Порядок расположения документов в шахматке соответствует расположению разделов, дел в номенклатуре (в последующем в описи). Как правило, дела располагаются по степени важности для деятельности организации в следующем порядке:

При составлении шахматки необходимо проверять наличие обязательных для сдачи в архив дел (по перечню), учитывая специфику организации. Например, нужно проверить наличие дел, содержащих важные решения для организации: если это школа – протоколы заседаний педсоветов, ведь именно там решаются все важные для школы вопросы; если это акционерное общество – протоколы заседаний акционеров и т.п. Обязательно должны быть сданы в архив финансовые годовые отчеты.

Контрольные вопросы:

1. Что такое комплектование архива?

2. Что такое архивный фонд РФ?

3. Какие фонды и документы относятся к государственной части архивного фонда РФ?

4. Какие фонды и документы относятся к негосударственной части архивного фонда РФ?

5. Что такое профиль архива?

6. Какие два вида приема документов на государственное хранение вы знаете?

7. Что такое полный и выборочный (повидовой, групповой) прием документов на государственное хранение?

8. Каково цифровое обозначение форм приема документов на государственное хранение?

9. Какие действия включает понятие комплектования?

10. Что такое определение организаций-источников комплектования архива?

11. На основании каких критериев осуществляется отнесение организаций к источникам комплектования архива?

12. Что сказано в ФЗ № 125 об организациях-источниках комплектования архивов?

13. Каков порядок передачи документов в государственные архивы на архивное хранение из федеральных, муниципальных, государственных, негосударственных организаций согласно ФЗ № 125?

14. В какой форме могут составляться списки источников комплектования архива?

15. На основании каких нормативно-методических документов составляются списки источников комплектования?

16. Какие методики составления списков источников комплектования вам известны?

17. Как составляются списки источников комплектования в ГАПО?

18. Что такое Наблюдательное дело организации-источника комплектования и как оно ведется?

19. Что такое Карточка учета работы с учреждениями и как она ведется?

20. Что такое типовой перечень документов?

21. Что такое ведомственный перечень?

22. Какие типовые перечни вы можете назвать?

23. Какие ведомственные перечни вы можете назвать?

24. Кто несет ответственность за разработку перечней и в каком документе это зафиксировано?

25. Как построен Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 года?

26. На какие группы делятся документы по срокам хранения?

27. Какова методика определения статьи и срока хранения документа по Перечню типовых управленческих архивных документов… 2010 ?

28. Каковы сроки временного хранения архивных документов согласно ФЗ №125, Перечня 2010?

29. Как осуществляется прием-передача документов в Государственный архив?

30. Какие документы оформляются в процессе приема-передачи документов на хранение?

31. В чем заключается методическая помощь архива организациям-источникам комплектования?

32. Изучите трехстороннее соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Каковы обязательства организации, архивного отдела, архива?

33. Какие типовые управленческие документы подлежат передаче в архив на постоянное хранение?

34. Какие документы по личному составу подлежат передаче в архив на постоянное хранение?

35. Какие документы подлежат передаче на постоянное хранение при ликвидации организации?

36. Что такое шахматка, для чего она составляется и каков порядок расположения дел в ней?

Практическая часть

Выберите себе бригаду-партнера. Договоритесь, какая бригада выполняет работу архива организации, сдающей документы в государственный архив, а какая бригада выполняет работу Отдела ведомственных архивов Государственного архива. Выполните задания соответствующего варианта.

Задание 1.

Для работников Отдела ведомственных архивов Государственного архива:

Список организаций-источников комплектования Государственного архива пополнился (см. указанный преподавателем вариант). Представьте дополненный список организаций-источников комплектования (Таблица 2). Заключите Договоры и Соглашения с теми организациями, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор с организацией-источником комплектования из предложенного списка.

Для работников архива организации:

Составьте письмо на имя директора Государственного архива с просьбой принять документы организации на хранение, оказать методическую помощь в организации передачи документов. Заключите Договоры и Соглашения с Государственным архивом от имени тех организаций, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор организации-источника комплектования из предложенного списка (в соответствии с указанным преподавателем вариантом) с Государственным архивом.

Вариант 1.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Управления Федерального казначейства по Пензенской области;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по имущественным и градостроительным отношениям администрации города Пензы;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет филиала ОАО «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги – «Пензаэнерго»;

4. Раздел 11. Строительство. Архитектура. Градостроительство пополнился за счет ГУ «Управление госэкспертизы по Пензенской области»;

5. Раздел 13. Связь. Радиовещание, Телевидение. Печать пополнился за счет филиала ФГУП ВГТРК, ГТРК «Пенза»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания.

Вариант 2.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Первомайского района г.Пензы;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления инвестиций Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО Пензенская региональная компания по реализации газа «Пензрегионгаз»;

4. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ФГУП «Электромеханический завод» (г.Н. Ломов);

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет Управления образования города Пензы

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюзов работников народного образования.

Вариант 3.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Октябрьского района г.Пензы;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления экономики Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО «Пензенский завод «Автозапчасть»;

4. Раздел 12. Министерство транспорта РФ пополнился за счет Пензенского техникума железнодорожного транспорта. Филиал ГОУ ВПО «Самарский государственный университет путей сообщения»;

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Классическая гимназия №1 г. Пензы»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации работников зравоохранения.

Вариант 4.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 5. Охрана правопорядка пополнился за счет Отдела государственной фельдъегерской службы РФ в г. Пензе;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по регулированию тарифов, энергосбережению Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ОАО «Пензкомпрессормаш»;

4. Раздел 9. Сельское, лесное, водное хозяйство и землепользование пополнился за счет Управления лесами Пензенской области;

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ ДОД «Дворец детского и юношеского творчества» г.Пензы»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского регионального отделения общественных организаций Союза театральных деятелей.

Вариант 5.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Министерства культуры и архива Пензенской области;

2. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Управления по культуре города Пензы;

3. Раздел 16. Здравоохранение пополнился за счет ФГУ «Федеральный центр сердечно-сосудистой хирургии Росздрава г. Пензы»;

4. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Лингвистическая гимназия № 6» г.Пензы;

5. Раздел 18. Страхование пополнился за счет Филиала ООО «Росгосстрах» - Управление в Пензенской области;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского областного Совета ветеранов партии и комсомола.

Задание 2.

Для работников архива организации:

1. Номенклатура дел Вашей организации была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.

2. Согласуйте измененную номенклатуру с работниками Отдела ведомственных архивов Государственного архива.

3. Составьте Справку на имя начальника Отдела ведомственных архивов Государственного архива об исправлении замечаний, если таковые имеются.

Для работников Отдела ведомственных архивов Государственного архива:

1. Окажите методическую помощь, проверив правильность составления номенклатуры дел организации-источнику комплектования. Номенклатура была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.

2. Проверьте правильность составления Номенклатуры дел работниками организации. Составьте АКТ проверки. Ознакомьте с ним организацию-источник комплектования.

1 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

2 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

3 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: