Комплектование электронных документов

Содержание

1. Введение……………………………………………………………………….2

2. Автоматизация комплектования печатных изданий ……………………….3

3. Комплектование электронных документов………………………………….9

3.1. Критерии отбора……………………………………………………………..9

3.2. Источники комплектования…………………………………………..……15

3.3. Возможные проблемы……………………………………………………....18

4. Заключение…………………………………………………………………….24

5. Список использованной литературы………………………………………...25
1. Введение

Технологический прогресс неуклонно меняет нашу повседневность. Не остаются в стороне и библиотеки. Постепенно автоматизации подвергаются библиотечные процессы на всех уровнях. И комплектование фонда библиотеки сегодня – это уже нечто совершенно иное чем 20 лет назад. Освоение электронной среды библиотекой позволило достичь небывалых ранее результатов в плане качества, удобства и оперативности. Многоаспектность прогрессивных тенденций в комплектовании удивительна, самые разнообразные информационные технологии нашли себе нишу в этом процессе библиотечной деятельности. Очевидно что за этим будущее.

Многочисленные материалы на эту тему на основании личного опыта публикуются специалистами библиотеки РАН, РНБ, РГБ, ГПНТБ. Кроме того большой объём публикаций генерируется библиотеками ВУЗов России.

В настоящее время информационные технологии активно используются при комплектовании фонда книжных изданий, значительно упрощая этот процесс. Кроме того современная библиотека заинтересована в формировании фонда электронных документов, что порождает множество затруднений на законодательном и технологическом уровне. От путей их решения в настоящем зависит облик библиотеки будущего.

Целью данной работы является обобщение накопленного Российскими библиотеками опыта в области автоматизации комплектования, выявление ключевых проблем, возникающих в ходе этого процесса.
2. Автоматизация комплектования печатных изданий

Комплектование фонда документов - совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки или информационного центра.

Значительно упростить процесс комплектования фондов помогает использование электронной версии сводного тематико-типологического плана комплектования (СТТПК). В этом случае поиск литературы может реализоваться по терминам, цифровым кодам и индексам или их сочетаниям.

Поиск по терминам предполагает формулировку запроса, выраженную одним-двумя предметными словами. В результате на экране появляется список предметных рубрик, отвечающих задаче поиска, с указанием по каждой рубрике сигл заинтересованных в указанной теме библиотек. Далее комплектатором принимается решение о необходимости заказа данного издания для конкретной библиотеки. Основной критерий отбора – адекватность предметной рубрики.

Традиционная технология заказа, основанная на досье институтов и печатном варианте СТТПК, осуществляется в том же порядке и имеет подобную структуру. Преимуществом использования электронной версии СТТПК является предоставление поисковой системой нескольких комбинаций и сопоставлений, что повышает объективность анализа информации при формировании решения о заказе издания. Повышается скорость выполнения этой операции. Процесс принятия решения нагляден, так как пошагово отображается в таблице вывода.

Электронная версия СТТПК позволяет осуществить поиск информации для задач заказа более быстрым формальным способом. Для этого следует задать поисковой системе указанный на книгах индекс УДК. В результате на экран выводятся связанные с индексом УДК предметные рубрики ГРНТИ с сиглами библиотек, заинтересованных в получении документов. Просмотрев аннотацию, комплектатор определяет, достаточно ли приведённого индекса для интерпретации содержания документа. Практика использования свидетельствует о целесообразности сочетания поиска по индексу УДК и терминам из предметных рубрик.

В целом процесс поиска трудно поддаётся точной алгоритмизации (новый документ – новая стратегия поиска). Очевидным результатом является повышение точности и полноты заказа изданий. Кроме того, электронный СТТПК ускоряет процесс «вхождения» специалиста в технологию заказа документов и способствует его более эффективной адаптации.

Тем не менее, электронная версия СТТПК, как и его традиционный вариант, остаётся хотя и более высокого качества, но всё же инструментом, указывающим направление, зону профильности, но не готовое решение. Решение об отборе и заказе документов зависит от опыта, знаний, кругозора специалиста-комплектатора.

В основу второго крупного направления в совершенствовании процесса комплектования легла идея привлечения ведущих специалистов (экспертов) к оценке предложений книжного рынкаи учёту этих оценок при решении вопроса о заказе и приобретении конкретного издания, что обеспечило бы формирование оптимального (в смысле максимальной информативности для пользователя) единого фонда.

Специально разработанная система предусматривает получение информации о вышедших или планируемых к выпуску изданий (библиографические описания и аннотации) и загрузку её в реляционную базу данных, поддерживаемую SQL-сервером. Загруженная информация, сгруппированная по основным разделам, отражается на сайте библиотеки. Система предусматривает работу с этой информацией зарегистрированными экспертами. Эксперты имеют возможность не только знакомиться с информацией, но и оценивать каждое издание с точки зрения целесообразности приобретения её в фонды библиотеки.

Специалисты отдела комплектования с помощью специальной программы получают по каждому из изданий оценки, которые используются при решении вопроса об их приобретении.

Для выявления приоритетных изданий целесообразно также применение мониторинговых технологий. Информационный мониторинг – форма проявления научно-практической активности, цель которой состоит в получении и обработке упреждающей информации о состоянии информационных ресурсов и тенденциях их развития.

Информационный мониторинг является необходимым условием для устойчивого развития библиотеки. На основе данных исследования имеется возможность получать оперативную информацию о текущем состоянии и прогнозировать будущее развитие объектов, изучать целесообразность приобретения тех или иных иных информационных продуктов.

В сети Интернет анализ использования ресурсов осуществляется обычно путём обработки и исследования лог-файлов(файл регистрации). Для этих целей создан достаточно широкий спектр программных продуктов – как бесплатных, так и коммерческих, как небольших скриптов, так и крупных программных комплексов, способных поддерживать и обрабатывать лог-файлы сразу с нескольких серверов. Одни программные продукты могут обрабатывать различные форматы лог-файлов, другие предназначены для конкретных прокси-серверов(служба / комплекс программ в компьютерных сетях, позволяющая клиентам выполнять косвенные запросы к другим сетевым службам). С помощью одних можно получить очень специфическую информацию (например, среднее время обработки запросов различных типов), благодаря другим – детализированные общие отчёты. Отчёты, как правило, можно получить в текстовом или html-формате. Они могут содержать информацию о числе запросов, полученных файлов, страниц, переданных Кбайт, что позволяет оценить общую нагрузку прокси-сервера и уровень активности пользователей, проследить не только динамику, но и возможные сбои в поступлении, обработке, предоставлении информации.

Благодаря результатам обработки полученной статистической информации можно существенно повысить эффективность информационного обеспечения читателей/пользователей. Данные мониторинга за несколько лет позволяют принять управленческое решение о консервации/объединении, прекращении приобретения или наоборот, расширении репертуара по наиболее востребованным информационным ресурсам.

Для обеспечения полноты фондов в последние годы в значительной мере используется ИПС Интернет, поисковые возможности которых применяются при работе с читательскими требованиями. Благодаря электронным каталогам таких учреждений как РГБ, ГПНТБ, ЦНМБ операция по выявлению экспедиционного (регистрационного) номера стала занимать гораздо меньше времени и сил. В ЭК имеется специальное поле для этого номера, с помощью которого можно установить действительно книга не поступила в библиотеку, или сказался человеческий фактор, и издание всё-таки есть, но информация о нём почему-либо не получила отражение в СПА, и её необходимо восстановить.

Для библиографов важно не только выяснить причины, по которым интересующее читателя издание отсутствует в библиотеке, но и помочь ему получить информацию о том, в фондах каких учреждений оно имеется. С появлением электронных БД, доступных в сети Интернет, необходимый результат может быть получен одновременно с установлением регистрационного номера, поскольку БД зачастую являются более надёжным или даже единственным источником сведений об отсутствующей книге. Отмечается существенное сокращение времени с момента обнаружения лакуны до изготовления дезидератой карточки и, как следствие, до восполнения отсутствующего издания в фондах. Повышается также эффективность работы библиографов. Статистика работы с лакунами в РНБ, собранная за 10 месяцев 2002 г. позволяет увидеть соотношение количества изданий: 1. не найденных ни в одной из предлагаемых библиотек; 2. найденных через Интернет; 3. найденных традиционным путём. В процентном выражении цифры выглядят следующим образом: 67, 31 и 2. Для сравнения достаточно сказать что прежде, до использования сетевых ресурсов, из всего объёма разыскиваемых изданий удавалось обнаружить местонахождение лишь 10 % документов, причём поиск в большинстве случаев был ограничен учреждениями города. С учётом того что предложенной статистике уже 10 лет, можно предположить что эффективность использования ресурсов Интернет для решения этих задач значительно возросла с тех пор.

Ускорение поисковых операций стало возможным благодаря появлению дополнительных рабочих мест, обеспеченных доступом к сети Интернет. Таким образом, специалисты получают возможность непосредственного обращения к владельцам требующейся им печатной продукции. При этом зачастую оказываются доступными сведения о том, каким количеством экземпляров той или иной книги обладает конкретная библиотека. Сведения об экземплярности изданий, например, предоставляют учреждения, входящие в проект RUSLANet.

Разумеется, ресурсы Интернет являются довольно многочисленными, разнообразными и неравноценными по содержательным и поисковым возможностям. Поэтому некоторые из них используются в работе постоянно, другие лишь эпизодически. Предпочтение отдаётся электронным каталогам, имеющим поле экспедиционного номера (РГБ, ГПНТБ, ЦНМБ), и, безусловно, корпоративным библиотечным системам, позволяющим в ходе одной поисковой операции получить ответ сразу нескольких библиотек (система ВУЗов СПб и библиотек Урала, новосибирская и ярославская региональные системы, корпоративная система библиотек Республики Карелия, ЭК ИНИОН, а так же каталоги крупных, прежде всего, специализированных, вузовских библиотек).

Весьма важным направлением при формировании фонда является приобретение изданий, вышедших за пределами России. Для установления их библиографического описания и местонахождения требуется обращение к зарубежным Интернет-ресурсам

Таким образом, безусловными преимуществами обладают именно корпоративные системы поиска информации, позволяющие получить нужные сведения в ходе одного сеанса связи посредством использования протокола Z39.50. Дальнейшее развитие корпоративных поисковых библиографических систем, создание ЭБ позволят организовать доступ к текстам документов в электронном виде, в том числе – и для удалённых пользователей, что частично решит проблему восполнения лакун в фондах крупных научных библиотек.

Комплектование электронных документов

ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды. Выходные сведения» устанавливает следующее определение электронного документа: «Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники».

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: