Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

В нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты, техническое обеспечение и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 5.

Рис. 5. Составляющие нормативной базы делопроизводства

Сокращения на рисунке: ГОСТ — Государственный Стандарт; ГСДОУ — Государственная система документационного обеспечения управления.

Законодательные и правовые акты РФ

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

· законы Российской Федерации;

· указы и распоряжения Президента;

· постановления и распоряжения Правительства;

· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общественного, так и ведомственного характера;

· правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера.

В табл. 2 приведен перечень основных документов, регламентирующих работу с информацией и документацией.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Ежедневно множество служащих встречается в своей работе с различными документами. Да и мы в повседневной жизни оформляем и получаем различные документы. Документ является носителем информации. В нем отражаются события, факты, приметы окружающей действительности и результаты мыслительной Деятельности человека.

Документ — основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт — типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон Российской Федерации «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 г., определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном Стандарте (ГОСТ). В настоящее время процесс создания документов и ведения делопроизводства регулируется стандартами, перечисленными в табл. 2.2.

Таблица 2. Стандарты, регулирующие ведение делопроизводства

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Нормативные документы

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, затрат времени на выполнение конкретных заданий, объемов выполняемых работ.

Существуют следующие нормативные документы:

1) межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

2) нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций;

3) нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.

Первые нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1995 г. и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит:

· нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т. д.);

· нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

Второй документ разработан во ВНИИДАД в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

Третьи нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. Они предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

· нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);

· нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы

Ранее отмечалось, что современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы — нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. Наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощает их регистрацию и контроль, обеспечивает учет и систематизацию. На рис. 2.2 классификаторы разделены на типы по содержанию.

Рис. 2.2. Типы классификаторов

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Приведем примеры различных по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства.

1) Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

2) Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

3) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В качестве примера рассмотрим более подробно ОКУД. Он утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).

Код формы документа в ОКУД состоит из семи десятичных цифр и контрольного числа (КЧ) и строится по следующей схеме:

Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации.

Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направленность их использования.

Регистрационный номер — это номер формы документа внутри подкласса. КЧ содержит контрольное число.

В качестве примера в табл. 2.3 приведен код протокола общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.

Таблица 2.3. Расшифровка кода протокола

Элемент кода Расшифровка

02 Унифицированная система организационно-распорядительной документации

13 Документация по ликвидации организации, предприятия

161 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации

1 Контрольное число

Еще один пример (табл. 2.4) — код справки для безналичных расчетов за услуги транспорта (0401028 3).

Таблица 2.4. Расшифровка кода справки

Элемент кода Расшифровка

03 Унифицированная система банковской документации

01 Платежная документация по безналичным расчетам
028 Справка для расчетов за услуги транспорта
3 Контрольное число

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. К основным целям ГСДОУ относятся:

· совершенствование работы аппарата управления;

· упорядочение документооборота и повышение качества документов;

· сокращение количества документов;

· построение информационно-поисковых систем;

· создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

На рис. 2.3 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином — управленческие документы. Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 5.

Рис. 5. Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 6).

Рис. 6. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию.

Первичные — это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 7).

 

 

Рис. 7. Классификация документов по типу носителей

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. В следующем разделе мы рассмотрим подробнее группы документов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

Прогресс науки породил огромнейший поток информации, который буквально выплеснулся на нас. Как справиться с ним? Нужна научная организация труда. И здесь важную роль играет правильно организованное делопроизводство.

Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре. Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности не обошло и делопроизводство. Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации и, следовательно, принятия решения и эффективного управления.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п. Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ. Так, большой популярностью пользуется программа «1C Бухгалтерия», содержащая все основные формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон — это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

· текст или элементы форматирования для однотипных документов;

· стили;

· меню и назначенные клавиши;

· панели инструментов.

Форма — это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут жать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т. п.) для ввода данных, а также стандартные фразы. Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст. Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново. В Приложении 1 приведен пример трафаретного письма-оповещения о проведении методического совещания.

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров — вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру. Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными. После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.

4. Основные требования к оформлению документов. Правила составления документов. Основные реквизиты документов. Обязательные реквизиты бланка.

Реквизит — это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении. В действующем ГОСТе указан перечень из 29-и реквизитов:

01 — государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование .организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — название вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии предложения; t

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке. Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.1.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: