Ментами, обращающимися в системе управления персоналом. Его
Основой является делопроизводство — полный цикл обработки
И движения документов с момента их создания работниками кадровой
Службы (или получения ими) до завершения исполнения и пере-
Дачи в другие подразделения.
Основными функциями по документационному обеспечению
системы управления персоналом являются: своевременная обра-
ботка поступающей и передаваемой документации; доведение до-
кументации до соответствующих работников системы управле-
ния персоналом для исполнения; печатание документов по кад-
ровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по
персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой,
утвержденной для данной организации; копирование и размно- жение документов по кадровым вопросам; контроль за испол-
нением документов; передача документации по вертикальным
и горизонтальным связям и др.
В зависимости от размеров организации делопроизводство мо-
жет либо осуществляться непосредственно в одном подразделе-
нии (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рас-
средоточено по различным звеньям. В первом случае делопро-
изводство по форме организации работ является централизованным,
во втором — децентрализованным. На практике преобладает сме-
шанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей орга-
низации работ выполняется в одном месте, а остальная часть
работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадро-
вой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство
в системе управления персоналом возлагается либо на секрета-
ря, референта руководителя кадровой службы, либо назначает-
ся ответственное лицо из числа ее работников.
Требования к оформлению документов базируются на госу-
дарственных стандартах унифицированных систем документации.
Основными действующими государственными стандартами в об-
ласти документов и делопроизводства являются:
• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер-
мины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документа-
ции. Унифицированная система организационно-распоря-
дительной документации. Требования к оформлению до-
кументов» и др.
В настоящее время документы составляются как в традици-
онном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных
и машиночитаемых документов, предназначенных для обработ-
ки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК.
Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу,
также имеют юридическую силу.
В подсистеме управления персоналом, как и в системе управ-
ления всей организацией, внедрены и ведутся следующие уни-
фицированные системы документации
• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заяв-
ки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты
по численности, оплате труда и т.п.);
• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);
• отчетно-статистической (по численности, балансу рабоче-
го времени, заработной плате, производительности труда,
высвобождению работников и т.п.);
• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льго-
там, социальному страхованию и т.п.); • организационно-распорядительной (акты, письма, доклад-
ные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснитель-
ные записки, положения, постановления, правила, пред-
ставления, приказы, протоколы, распоряжения, решения,
устав и т.п.).
Каждое подразделение службы управления персоналом разра-
батывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соот-
ветствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров
в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: лич-
ные дела работников организации, включающие личный листок,
анкету, автобиографию, копии документов об образовании, реко-
мендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсион-
ные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы
с этими документами регламентирован, как правило, отраслевы-
ми и ведомственными нормативно-методическими материалами.
В подразделениях управления персоналом составляется и ис-
полняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной
классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о при-
еме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о на-
граждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению ква-
лификации персонала, справки о состоянии трудовой дисцип-
лины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения
по формированию резерва кадров на выдвижение, план по чис-
ленности работников с распределением по подразделениям и ка-
тегориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени
работников, заявки на требуемое количество специалистов и ра-
бочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения
аттестации сотрудников, направления для трудоустройства спе-
циалистов и рабочих и т.д.
Большая часть документации носит внутренний для органи-
зации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними
правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю
за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо
руководитель системы управления персоналом, его секретарь,
либо руководители подразделений кадровой службы.
Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кад-
ровых службах государственных учреждений и предприятий со-
храняются традиции обязательного строгого и четкого ведения
кадровой документации, то в коммерческих организациях час-
то недооценивается роль документации по личному составу, игно-
рируется необходимость создания отдельных видов документов
и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных
и общественных организаций нередко склонны считать докумен-
тацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не
учитываются установленные государством правила ведения дело-
производства и сдачи документов на государственное хранение.
Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде
РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ,
утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе
Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная
и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды
и архивные документы, находящиеся в собственности негосудар-
ственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных
обществ), общественных организаций и объединений, в том числе
профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих
организаций должны представлять сведения о своих фондах и до-
кументах органам и учреждениям Государственной архивной
службы по их запросам с целью государственного учета этих до-
кументов.
Следует учитывать, что сведения о численности, составе ра-
ботающих, их заработной плате, условиях труда, а также о на-
личии свободных рабочих мест не могут составлять коммерчес-
кую тайну. Вместе с другими документами организации (годо-
выми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.)
документация по личному составу подлежит передаче для дли-
тельного хранения в государственные архивы.
3.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
3.5.1. Информационное обеспечение системы
Управления персоналом организации
Главные функции процесса управления персоналом, реали-
Зуемые на разных уровнях системы управления организацией, —
Выработка решений и контроль за их исполнением. Именно не-
Обходимость обеспечения выполнения этих функций дает воз-
Можность рассматривать управление персоналом как информа-
Ционный процесс, т.е. функционально включающий получение,
Передачу, обработку (преобразование), хранение и использова-
Ние информации, а саму иерархическую систему управления —
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|