Центров и отделов Академии
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 -заполняется по окончании календарного года.
Графа 4 - указывается срок хранения дела, номера статей по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК организации.
Графа 5– «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию (учреждение) для продолжения и др.
8.3.4. Если в течение года в Академии, ее структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.3.5. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.3.6. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений входящих в его состав. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой подразделения Академии.
8.3.7. Структурное подразделение, не имеющее в своем составе других структур, составляет номенклатуру дел, располагая заголовки по степени важности, начиная с организационно-распорядительной документации.
8.3.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Архив Общего отдела Академии.
Формирование дел
8.4.1. Формирование дел – группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Академии формируются централизованно – службой документационного обеспечения управления (в канцелярии Общего отдела Академии) и децентрализовано – структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство).
8.4.2. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Академии осуществляется Общим отделом и архивом Академии.
8.4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
· помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса (или по номенклатуре);
· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
· раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временного сроков хранения;
· помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.
8.4.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии:
· принятых Федеральных законов,
· акты Президента Российской Федерации,
· акты Правительства Российской Федерации,
· выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах сотрудников, студентов и слушателей располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке (до 3-х букв) по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
8.5. Требования, предъявляемые к оформлению дел
8.5.1. Дела Академии, ее структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел проводится сотрудниками ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива Общего отдела Академии.
Оформление дел включает в себя:
· составление обложки дела,
· брошюровка,
· нумерация листов,
· составление заверительной надписи.
8.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
· документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года;
· по объему дело не должно превышать 250 листов;
исключение составляют:
· переходящие дела;
· судебные дела;
· личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
· документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
· документы учебных заведений, которые формируются за учебный год.
8.5.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
· подшивку или переплет дела;
· нумерацию листов в деле;
· составление листа-заверителя дела (Приложение № 23);
· составление, в необходимых случаях, внутренней описи (например при формировании личных дел) документов дела;
(Приложение № 24)
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.);
· оформление реквизитов обложки дела должно соответствовать содержанию дела согласно установленной форме.
(Приложение № 25, 26).
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, допускается:
· хранение дела в скросшивателях,
· не проводить систематизацию документов в деле,
· не нумеровать листы дела,
· не составлять заверительные надписи.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|