Сделай Сам Свою Работу на 5

Организация обработки и передачи отправляемых документов





5.4.1. Порядок подготовки отправляемых документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

5.4.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.4.3. Документы, подписанные ректором, проректором или другими руководителями, регистрируются в канцелярии Общего отдела Академии. При направлении документа более чем в 4 адреса, к копии документа прилагается список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

5.4.4. Документы, отправляемые Академией (ее структурными подразделениями), передаются почтовой и электрической связью, федеральной фельдъегерской службой и нарочным.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией, структурными подразделениями Академии в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 40, ст. 4602).



Отправка корреспонденции через федеральную фельдъегерскую службу осуществляется согласно требований Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации.

5.4.5. Документы для отправки через почтовое отделение связи передаются полностью оформленными:

· зарегистрированными,

· в конвертах,

· с указанием почтового адреса.

На почтовых отправлениях указывается:

Адрес адресата (получателя) –в правой нижней части конверта,

Адрес отправителя – в левой верхней части конверта.

Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков не относящихся к адресу и сокращенных названий.

Документы в электронном виде (диски), подлежащие отправке, помещаются в пластиковые кассеты и оформляются как приложение сопроводительному письму.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.



Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Общего отдела Академии.

Конвертирование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями.

5.4.6. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, которые передаются по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются Инструкцией по делопроизводству Академии, с учетом функционирующих в Академии технических и программных средств.

5.4.7. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. При получении телефонограммы производится её запись (печатается) получателем и докладывается адресату.

5.4.8. Документы для отправки в другие организации должны передаваться работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в канцелярию.

Порядок прохождения внутренних документов

5.5.1. Внутренние документы оформляются и исполняются в пределах Академии.

5.5.2. К внутренним документам относятся:

· организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения;

· переписка между структурными подразделениями: докладные, служебные записки, справки, сводки, графики и др.

Внутренние документы рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

5.5.3. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.



5.5.4. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Общий отдел Академии, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.5.5. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.5.6. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Работа исполнителей с документами

5.6.1. Руководители структурных подразделений Академии обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления и осуществляют контроль за исполнением документов по существу вопроса.

5.6.2. Исполнение документа предусматривает:

· сбор и обработку необходимой информации,

· подготовку проекта документа и его оформление,

· согласование проекта документа,

· представление на подписание (утверждение) руководству Академии или руководителями структурных подразделений,

· подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.

5.6.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

· о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Академию и его доставкой исполнителю);

· о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);

· о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители, ответственные за своевременный и качественный анализ информации, представляют ответственному исполнителю, в установленные им сроки, необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.6.5. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

5.6.6. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком (базой) данных Академии, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

Работа исполнителей с обращениями граждан

5.7.1. Подготовка и направление ответов на обращения граждан осуществляется в Академии в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Утвержденного 02 мая 2006 года № 59-ФЗ).

5.7.2. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.7.3. При запросе по обращениям граждан должностные лица представляют запрашиваемые документы или сведения не позднее 30 дней со дня регистрации обращения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Федеральным законом «О государственной тайне».

5.7.4. В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса.

5.7.5. Регистрация обращений граждан, подготовка внутренних и исходящих документов, учет и хранение осуществляются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.