Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его регистрации.

4.6.Докладная, служебная и объяснительная записки

Эти документы близки по своему назначению - все они носят информационный характер.

Каждый из этих документов должен иметь следующие реквизиты:

· наименование вида документа (например «Докладная записка», «Служебная записка»);

· указание на автора(наименование организации – для внешней докладной записки, для внутренней – наименование структурного подразделения или должностное лицо, от которого исходит записка);

· наименование адресата (кому направляется документ);

· дату составления;

· регистрационный номер;

· заголовок к тексту (например «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»);

· текст;

· подпись составителя (с указанием должности).

4.6.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации.

В докладной записке обычно информируют руководство об имевших место событиях, явлениях, фактахи преследуется цель побудить руководителя к принятию определенного решения.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей.

В первой - излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания.

Во второй – излагается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.

Аналитическая часть может отсутствовать, в этом случае, текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей.

В третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка – представляется руководителю вышестоящей организации, составляется на бланке организации и подписывается руководителем.

Внутренняя докладная записка – представляется ректору Академии или руководителю структурного подразделения, составляется на стандартном листе бумаги формата А-4.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности Академии.

Внутренняя докладная записка подписывается:

· составителем - если она представляется руководителю подразделения,

· руководителем подразделения - если она представляется руководителю Академии.

4.6.2. Служебная записка

Служебная записка составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя Академии или руководителя другого структурного подразделения.

Она обеспечивает связь структурных подразделений. В этих записках отражаются вопросы информационного обеспечения, материально-технического, хозяйственного и т.п. Оформляется служебная записка так же, как и внутренняя докладная записка.

4.6.3. Объяснительная записка

Это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. Объяснительную записку пишут по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания.

Объяснительную записку работник чаще пишет от руки и в свободной форме.

Если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях.

Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Положение, правила, инструкции

4.7.1. Положение – документ, на основании которого действуют структурные подразделения, коллегиальные органы (Ученый совет, ректорат).

Обязательными реквизитами данного вида документа (положения о структурном подразделении) являются:

· наименование организации,

· наименование вида документа,

· дата,

· регистрационный номер документа,

· место составления документа, заголовок к тексту.

4.7.2. Правила– устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.7.3. Инструкция– документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения нормативно-правовых актов.

4.7.4. Должностная инструкция (должностные обязанности) – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием (Приложение № 16).

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

Должностная инструкция имеет обязательные реквизиты:

· наименование организации,

· наименование структурного подразделения (индекс),

· дата,

· регистрационный номер документа,

· место составления документа,

· заголовок к тексту документа,

· подпись,

· гриф утверждения документа.

Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения и утверждается ректором, проректором Академии или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.

Датой начала действия должностной инструкции является дата ее утверждения.

4.7.5. Текст положения (правил, инструкции) может состоять из глав (разделов), пунктов и подпунктов. Главы нумеруются римскими цифрами; пункты и подпункты – арабскими.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.

Заголовок к тексту положения, правил и инструкции отвечает на вопрос «О чем?».

Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?»

Констатирующей частью положения, правил и инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются:

· основания разработки;

· основное назначение;

· сфера распространения;

· ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения (правил, инструкции) печатается на бланке Академии.

4.7.6. Порядок подготовки и утверждения положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов.

4.8..Телеграммы

4.8.1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки в Общий отдел Академии.

4.8.2. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес с указанием фамилии и инициалов получателя, который печатается в верхней части листа по центру от левого поля.

4.8.3. Текст телеграммы печатается на одной стороне листа без переносов и исправлений, излагается кратко и ясно. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Последняя строка текста подчеркивается чертой, под которой указывается обратный адрес, сокращенное наименование Академии, должность лица подписавшего телеграмму, его подпись, инициалы, фамилия и дата (Приложение № 17).

4.8.4. Телеграммы, отправляемые от лица Академии, подписывает ректор и проректора, согласно возложенных на них обязанностей.

4.8.5. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются сотрудниками канцелярии завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. № 1108.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: