Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов ПК «MEMORY» к составу Архивного фонда Республики Тыва осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место учреждения в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физического состояния.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Республики Тыва учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и архивной службы РТ.

10.2. Экспертиза ценности документов в ПК «MEMORY» проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при научно-технической обработке и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

10.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Республики Тыва, образующихся в процессе деятельности клиники, создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК учреждения в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Задачи, функции и права ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителем учреждения.

10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках. Обязательно проверяется состав документов в деле. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения.

10.5. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их на хранение в ведомственный архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «до замены новыми», «при условии завершении – ревизии» и «ЭПК»

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

10.6. По результатам экспертизы ценности документов проводится описание дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

10.7. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный (приложение 20).

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Однородные дела, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием их общего количества.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2011 года. Бухгалтерские документы отбираются к уничтожению только при условии завершения ревизии.

10.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Акт рассматривается на заседании ЭК учреждения одновременно с описями. Согласованный ЭК и утвержденный руководителем акт вместе с описями представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Минкультуры Чувашии. Только после утверждения описей ЭПК Минкультуры Кызыла клиника имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

10.9. Документы, выделенные к уничтожению, подлежат передаче предприятию «Вторресурсы». Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.

Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте.

Не допускается уничтожение документов путем сжигания.

10.10. Порядок уничтожения дел с грифом «ДСП», сроки хранения которых истекли, определяется специальной инструкцией.

10.11. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе ЭК при определении сроков и режима хранения этих документов.

Оформление дел

11.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, а также проведения экспертизы ценности подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение.

Дела оформляются сотрудниками структурных подразделений учреждения при методической помощи и под контролем документоведа и ответственным за архив.

11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепки удаляются.

Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

11.4. Документы особо исторической и художественной ценности (рукописи, рисунки, фотографии, чертежи и т.п.), а также карты не подшиваются, а помещаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или конверты.

11.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата пришивается за одну сторону и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется так же. Листы большого формата складываются.

Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя (ткани, медали и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

11.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по установленной форме, который подшивается в конце каждого дела (приложение 21), а в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа.

Лист – заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист – заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

11.7. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 22). На обложке дела указываются:

полное название учреждения в (именительном падеже);

наименование структурного подразделения;

индекс дела (при наличии нескольких томов или частей дела индекс проставляется на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.):

заголовок дела;

даты дела (тома);

количество листов;

срок хранения;

архивный шифр (после включения дела в сводную опись).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования госархива, куда дела учреждения будут приняты, обозначение кодов государственного архива и учреждения.

Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушью.

Заголовок дела и его индекс переносятся на обложку из утвержденной сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (указываются номера приказов, протоколов, месяцы года, виды и формы статистической отчетности и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела.

Даты в заголовке должны соответствовать году, когда дело заведено, и году окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под заголовком делается запись: «Имеются документы за…» (указывается период). Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Составление описей дел

12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, на прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи.

Описи составляются отдельно на дела: постоянного хранения;

по личному составу;

личные дела уволенных.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

12.2. Описи составляются не позднее, чем через год после завершения дел в делопроизводстве по установленной форме (приложение 23) в двух экземплярах. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Опись составляется ответственным за архив по хронологически-структурному или функциональному принципу, рассматривается ЭК учреждения, подлежит утверждению ЭПК Минкультуры РТ и руководителем ПК «MEMORY».

12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом остальные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе воспроизводится полный заголовок);

в конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

номер сводной описи присваивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением;

к описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, при необходимости – указатели).

12.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на компьютере, не имеющей дефектов шрифта. Опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, 2 экземпляра – на белой бумаге. Описи дел по личному составу, личных дел уволенных, акты на уничтожение печатаются в 3 экземплярах.

При печатании расстояние между заголовками дел в описи должно быть 2 интервала, расстояние между строчками в заголовке – 1-1,5 интервала.

12.5. В случае, если имеют место утраты или порчи документов, которые должны быть включены в описи, это оговаривается в предисловии к описи, а также составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя учреждения, который вместе с описями представляется в ЭПК Минкультуры РТ.

12.6. После утверждения описей первый экземпляр описи дел постоянного хранения остается на контроле в госархиве, а все остальные экземпляры возвращаются в клинику.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: