Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

8.6.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации города, так и между организациями и службами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Эту работу осуществляет отдел документационного обеспечения.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, поступают в отдел документационного обеспечения и исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает ее имя, дату и время отправки. Информацию можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов.

8.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается в отдел документационного обеспечения;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

- подлежащий передаче документ учитывается в исходящем журнале;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.

Учет количества документов

8.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, год) проводится по регистрационно-контрольным формам (РКФ) по месту регистрации документов.

Результат учета количества документов, поступивших в Администрацию города, обобщается отделом документационного обеспечения, в отделах – ответственными за делопроизводство.

8.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании.

Растиражированные экземпляры подсчитываются отдельно в машинописном, копировально-множительном бюро на основе принятой системы учета документов в Администрации города.

Учет количества документов должен проводиться по структурным подразделениям отдельно и ежеквартально представляться в отдел документационного обеспечения для обобщения.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляют в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются в отдельных графах).

Работа исполнителей с документами

8.8.1. Отдел документационного обеспечения осуществляет оперативное рассмотрение документов, незамедлительное внесение в электронные регистрационные карточки текущей информации о ходе выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет учет поручений и контроль за их исполнением.

8.8.2. При рассмотрении документов специалист отдела документационного обеспечения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

8.8.3. На документы, подлежащие контролю, ставится штамп «Контроль» и в электронной базе данных делается отметка о постановке документа на контроль.

Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации.

Срок исполнения может быть установлен:

- в тексте документа вышестоящей организации;

- в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

- в соответствии со сроками, установленными законодательством.

8.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

8.8.5. При наличии головного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок).

Головной исполнитель (стоящий в резолюции первым) несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.8.6. Изменение срока исполнения документа производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин. Изменение сроков обязательно вносится в электронную базу данных. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

8.8.7. Документы, переданные для исполнения в соответствующие структурные подразделения, должны быть возвращены в отдел документационного обеспечения, за исключением документов, переданных для сведения, а также документов, адресованных в кадровую службу.

8.8.8. Исполненный документ, подписанный руководителем, с резолюцией «в дело» возвращается в отдел документационного обеспечения.

8.8.9. Ежемесячно, 1-го числа, отдел документационного обеспечения направляет во все структурные подразделения Администрации города и районов перечни документов, сроки исполнения которых истекли. Еженедельно исполнителям рассылаются напоминания (в порядке предупредительного контроля) на исполнение тех документов, сроки которых истекают до конца текущей недели.

Поисковая система по документам

Регистрация документов

9.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а так же создаваемые – внутренние и отправляемые (исходящие).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

9.1.2. Прием и первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится отделом документационного обеспечения.

Письма, адресованные Главе города, заместителям Главы Администрации города, вскрываются и регистрируются в отделе документационного обеспечения, за исключением пакетов, имеющих пометку «лично» и присланных в адрес структурных подразделений.

9.1.3. Регистрация документов производится по группам. Отделом документационного обеспечения отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Правительства Свердловской области, переписка с предприятиями и частными лицами, факсограммы, исходящая корреспонденция.

9.1.4. Регистрация внутренних и отправляемых документов (распоряжений Главы города, приказов по основной деятельности и личному составу, обращений граждан) производится в местах исполнения и создания документов.

Документы создаются и регистрируются по направлениям деятельности структурных подразделений Администрации города.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе документационного обеспечения или в структурном подразделении, осуществляющим их прием и передачу.

9.1.5. Для создания поисковой системы в Администрации города устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и регистрационный номер поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9.1.6. Регистрация документов – ответов осуществляется в регистрационно-контрольной форме инициативных документов с привлечением того же регистрационного номера.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: