Сделай Сам Свою Работу на 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА





И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в Администрации города Нижний Тагил с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Администрации города и ее структурных подразделениях, регламентируются настоящей Инструкцией, Табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями их работников, а также рядом правовых актов, регламентирующих работу с различными документами в Администрации города.

Организация доставки документов

Доставка документов в Администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи или нарочным.

С помощью почтовой связи в Администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Фельдъегерская связь доставляет почту с грифом «конфиденциально» или для оперативной работы.

По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.



Прием, обработка и распределение поступающих документов

8.3.1. Документы, поступающие в Администрацию города, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассылку исполнителям.

Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится отделом документационного обеспечения Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между Главой города, заместителями Главы Администрации города и управляющим делами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений Администрации города.

Письма и жалобы граждан, а также коллективные обращения направляются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан для дальнейшей обработки.

Все конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. (Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении № 16).



На всех полученных документах в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документов (регистрационный штамп).

8.3.2. Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в отделе документационного обеспечения, а затем направляются адресатам (должностному лицу или структурному подразделению).

Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступающих документов на требующие обязательного рассмотрения Главой города и первым заместителем Главы Администрации города и направляемые непосредственно в структурные подразделения или головным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, рассмотренные Главой города и заместителями Главы Администрации города, возвращаются в отдел документационного обеспечения, где в регистрационно-контрольную форму компьютерной базы (далее именуется РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает головной исполнитель (кто в резолюции указан первый), остальным исполнителям передаются копии.

8.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в приемной Главы города по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение Главе города и на основании резолюции исполнителям.



Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

8.3.4. Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

8.3.5. Регистрация документов, поступающих непосредственно в структурное подразделение производится в регистрационно-контрольной форме компьютерной базы или журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На всех полученных документах в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документов (регистрационный штамп структурного подразделения).

Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые из Администрации города, передаются почтовой, фельдъегерской или электронной связью.

8.4.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения, в структурном подразделении - ответственным за делопроизводство.

Документы для отправки передаются в отдел документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или ответственного за исполнение.

8.4.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются настоящей Инструкцией с учетом функционирующих в Администрации города технических и программных средств.

8.4.3. Телеграммы, составляемые в Администрации города, принимаются специалистами отдела документационного обеспечения, в структурном подразделении - ответственным за делопроизводство, телеграмма должна быть завизирована исполнителем, подписана должностными лицами Администрации города, с указанием даты, отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 № 1108 (Собрание законодательств РФ, 1997, № 37, ст. 4299).

8.4.4. Передача оперативной информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Порядок прохождения внутренних документов

8.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

8.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовое управление для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в управление по обеспечению деятельности Главы города.

Оформленные документы передаются на подпись должностным лицам Администрации города в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

8.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения Администрации города, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.5.4. Передача документов в структурные подразделения осуществляется специалистами отдела документационного обеспечения через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города. Документы передаются с соответствующей отметкой в компьютерной базе данных. В карточку вносится резолюция, дата рассмотрения.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.