Сделай Сам Свою Работу на 5

Составление номенклатуры дел





15.1. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в судебных составах и подразделениях суда, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопризводстве суда. В архиве суда используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

15.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г., Государственной системой документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.

15.3. Сводная номенклатура дел суда составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом суда и подписанных руководителями этих подразделений (Приложение 44).



15.4. Вновь созданные структурные подразделения в месячный срок разрабатывают и представляют начальнику отдела делопроизводства предложения для включения в номенклатуру дел суда.

15.5. Сводная номенклатура дел суда согласуется не позднее 15 ноября текущего года с экспертной комиссией (ЭК) суда и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области не реже одного раза в пять лет.

Номенклатура дел суда утверждается председателем суда не позднее декабря текущего года, вводится в действие с 01 января следующего календарного года, является документом постоянного срока хранения.

15.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.



В номенклатуру дел суда включаются заголовки дел, поступивших из других организаций, заголовки переходящих дел и справочных материалов с грифом «Для служебного пользования», различного рода картотек и т.д. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел суда являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

15.7. После утверждения номенклатуры дел в суде структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

15.8. Графы номенклатуры дел суда заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: О1-06, где

О1 – индекс структурного подразделения (секретариат председателя суда),

06 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 "Заголовок дела"номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок делаэто краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;



Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Протоколы и стенограммы заседаний Президиума…».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о взаимных расчетах между организациями (акты, переписка)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания административной коллегии ".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

- в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с арбитражными судами";

- в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";

- в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с Высшим Арбитражным Судом РФ по вопросам организации работы суда".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с предприятиями и организациями по правовым вопросам";

- Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с Федеральным арбитражным судом Северо-Кавказского округа
(г. Краснодар) по вопросам арбитражной практики".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые отчеты о работе Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 "Кол-во ед. хр."номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие организации.

15.9. По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты судебных составов и подразделений составляю итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (Приложение 45).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив суда. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде (Приложение 46).

15.10. Формирование дел.

15.10.1. Формирование дела– это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в суде формируются в структурных подразделениях. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива суда.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется архивом суда, в который дела передаются на хранение.

15.10.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в дело группируются документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в суде; документы постоянных комиссий, которые группируются за период их работы;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

15.10.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

15.10.4. В дело помещаются только исполненные документы, которые должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело в день окончания исполнения. Отметка о направлении документа в дело проставляется руководителями структурных подразделений.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

15.10.5. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы суда и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в отдельное дело;

- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

15.11. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители судебных составов, подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.