|
|
В Пятнадцатом арбитражном апелляционном судеЗаголовок выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка абзацным отступом в 24 пт. Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и состоит В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д. Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «приказываю:», которое печатается в разрядку, по центру. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа и на оборотной стороне каждого листа проекта. Визы согласования включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Если требуется согласование более чем 2 лиц, то визы проставляются на отдельном листе согласования проекта приказа (Приложение 25). Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник отдела делопроизводства Личная подпись И.В. Антонова Дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение 1 Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к приказу визируются исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывает председатель суда, а в его отсутствие – лицо, его замещающее. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Последний абзац текста должен иметь интервал после абзаца в 42 пт. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№», порядкового номера приказа, который формируется в пределах текущего года и литеры (общ, л, к, о). Приказы оформляются на бланке приказа. Образец бланка приказа приведен в Приложении 26. 9.2.2. Оформление распоряжений. Распоряжение должно иметь следующие реквизиты: - герб Российской Федерации; - наименование суда; - наименование вида документа – распоряжение; - дата и регистрационный номер распоряжения; - место составления или издания; - заголовок (может отсутствовать); - текст; - подпись; - визы согласования распоряжения. Порядок составления и оформления распоряжений аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «предлагаю» или «обязываю», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой строчными буквами в центре строки, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Образец бланка распоряжения - Приложение 27. 9.2.3. Утверждение документов. Документы утверждаются председателем суда или специально издаваемым приказом. При утверждении документа гриф утверждения документа должен состоять из: - слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); - наименования должности лица, утверждающего документ; - подписи, инициалов, фамилии; - даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Председатель Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда _______________ В.А. Александров «____»_______________20___г. При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из: - слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО); - наименования утверждающего документа в творительном падеже; - даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНА приказом председателя суда от 10.07.2007г. №87 Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО. Утверждению подлежат следующие документы: - акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством, капитальным ремонтом объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел и т.д.); - задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, ремонт; на проведение проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.); - инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего распорядка и т.д.); - нормативы (расхода материалов, электроэнергии и т.д.); - планы (работы суда, научно-консультационного совета и т.д.); - положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.); - программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.); - сметы (расходов на содержание аппарата, здания, помещений; использования денежных средств; на капитальный ремонт и т.д.); - структура и штатная численность; - штатные расписания и изменения к ним. Гриф утверждения должен располагаться в правом верхнем углу документа. 9.2.4. Оформление положений, правил, инструкций. Положения (правила, инструкции) утверждаются председателем суда. Утверждение этих документов оформляется изданием приказа. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста отдела кадров и государственной службы). Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия. Текст положения должен включать следующие разделы: - общие положения; - задачи; - структура; - функции; - права и обязанности; - ответственность. В разделе «Общие положения» указываются цели, основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения. В разделе «Задачи» формулируются основные мероприятия по достижению поставленных целей. Раздел «Структура» посвящен структуре и штатной численности подразделения, распределению обязанностей между работниками. Раздел «Функции» раскрывает определенные действия, необходимые для решения задач в соответствующие сроки. В разделе «Права и обязанности» указываются возможные способы действий для реализации своих функций. В разделе «Ответственность» указываются возможные последствия неисполнения либо ненадлежащего исполнения функций. Должностной регламент работника суда содержит те же разделы, что и положение о структурном подразделении. Но в нем более полно раскрываются функции, права и сроки выполнения поставленных перед работником задач. Обязательным является раздел «Сроки, порядок согласования и принятия решения», в котором указываются конкретные сроки исполнения работником его должностных обязанностей и трудовых функций. Должностные регламенты могут содержать разделы, в которых указаны вопросы, по которым сотрудник вправе принимать самостоятельные решения, и вопросы, по которым сотрудник обязан участвовать в подготовке проектов документов. Образец положения приведен в Приложении 28, образец должностного регламента в Приложении 29. Текст инструкции (правил) состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции (правил) должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Инструкция об учете, порядке использования и хранения…", "Инструкция по делопроизводству ". Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается председателем суда. В процессе подготовки инструкции (правила) визируются руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, заместителем председателя суда, курирующим направление деятельности, которого касается содержание инструкции (правил). 9.2.5. Оформление протокола. Протоколы имеют следующие реквизиты: - наименование документа; - дата и регистрационный номер протокола; - место составления или издания; - наименование вида заседания, совещания; - текст; - подписи. Наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита абзацным отступом в 18 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита абзацным отступом в 24 пт. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: - председатель или председательствующий; - секретарь; - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек. Слова «Председатель (Председательствующий)», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. Вводная часть заканчивается повесткой дня. В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, перечисленные в порядке их значимости. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» («Об»). С новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются в разрядку, располагаются центрировано с отступом перед абзацем в 18 пт от списка участников. Основная часть протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного числа. В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего (в родительном падеже). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», слов: «так сказать», «значит» и т.д. При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки. В том случае, когда текст доклада (сообщения, информации) приложен к протоколу, вместо изложения его содержания, после тире, с прописной буквы печатается: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается». Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ». Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится). В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформление текста осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается». В этот раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать» и т.д.) и строится по схеме: «действие – исполнитель – срок исполнения» (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца). Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний президиума суда, протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний судей и др. Протоколы группируются по отдельным папкам и хранятся в соответствующих делах по номенклатуре. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке (Приложение 30) и заверяются печатью отдела делопроизводства. Образец оформления протокола приведен в Приложении 31. 9.2.6. Оформление служебных писем. Служебные письма имеют следующие реквизиты: - наименование организации; - справочные данные об организации; - код организации; - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; - дата; - регистрационный номер; - ссылка на регистрационный номер и дату; - адресат; - заголовок к тексту; - подпись; - отметка об исполнителе; - в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений; - в гарантийных письмах – оттиск печати. Служебные письма суда готовятся: - как письма в рамках переписки с Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации, с федеральными арбитражными судами округов, апелляционными судами, арбитражными судами субъектов Российской Федерации и ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя суда, либо в соответствии с имеющимися сроками исполнения поручений, запросов. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№_...»). Ссылку на поступившее письмо указывать в составе реквизитов бланка письма в поле реквизита "Ссылка на дату и номер поступившего документа". Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в письме-запросе. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например: Министерство юстиции Российской Федерации Управление делами При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном Например: Министерство юстиции Российской Федерации Управление организационно- правового обеспечения юридической помощи Начальнику отдела А.А. Ивановой При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения «Агропром» Е.А. Петровой При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно. При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно. Например: Председателям арбитражных судов субъектов Российской Федерации Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Письма, оформленные на двух и более страницах должны иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?». В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); - от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); - от третьего лица единственного числа («Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд не возражает», «Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд считает возможным»). Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления Все исходящие из суда письма подписываются председателем суда либо лицом его замещающим. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-3 межстрочных интервала от текста письма или отметки о наличии приложения. Отметка об исполнителе указывается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Например: И.В. Антонова (863) 218-60-12 На исполненном документе ставится отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая должна содержать сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве суда. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем документа, подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс от 09.09.2007 № 12 В дело № 05-10 Подпись руководителя структурного подразделения Дата Датой письма является дата его подписания. Вся исходящая корреспонденция суда регистрируется специалистами экспедиционно-регистрационной группы в системе «Дело» и отправляется только через отдел делопроизводства. Подписывается только первый экземпляр исходящего документа. Документы, касающиеся финансовой деятельности, подписываются в двух экземплярах. Подписанный документ предоставляется в экспедиционно-регистрационную группу в двух экземлярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй – заверяется специалистом экспедиционно-регистрационной группы, который делает отметку на оборотной стороне последней страницы документа об отправке документа средствами связи (почта, фельдсвязь, эл. почта) и передает в подразделение-исполнитель. Исходящим письмам присваивается регистрационный номер, включающий: индекс письма, порядковый номер документа и год. Например: РУ/И-234/07, где: РУ/И - индекс исходящего документа; 234 – порядковый номер документа; 07 – год издания документа. Образцы бланков писем - Приложение 32, Приложение 33. 9.2.7. Оформление телеграмм, факсограмм, телефонограмм. 9.2.7.1.Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. В состав телеграммы входят следующие реквизиты: - отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается); - отметка о виде телеграммы (например: «с уведомлением о вручении телеграфом»); - адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); - регистрационный номер (в случае отправления телеграмм в рамках апелляционного производства, номер телеграммы должен состоять из номера судебного дела); - дата регистрации; - текст телеграммы; - подпись отправителя (в случае отправления телеграмм в рамках апелляционного производства, документ подписывается судьей, рассматривающим дело). Телеграммы печатаются на бланке письма (Приложение 34). Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через двойной интервал без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; скобка – скб; кавычки – квч. Все исходящие из суда телеграммы заверяются гербовой печатью. 9.2.7.2.Факсограмма (электронное сообщение) – документ (копия документа) на бумажном носителе, переданный (полученный) по каналам факсимильной связи. Документы, передаваемые по факсу (электронной почтой), должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи (электронной почтой) необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; - запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»; - подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки (с отчетом об отправке); - поступившие факсограммы (электронные сообщения) регистрируются по правилам регистрации входящей корреспонденции и в Журнале принятых телефонограмм, факсограмм и электронной почты; - поступивший вслед за факсограммой (электронным сообщением) подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель. 9.2.7.3.Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Исходящие телефонограммы составляются в одном экземпляре и регистрируются как исходящая корреспонденция. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги. При приеме телефонограммы указывается наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда передана, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму (Приложение 35). Входящие телефонограммы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция. 9.2.8. Оформление актов. Акты имеют следующие реквизиты: - наименование документа; - дата и регистрационный номер; - заголовок к тексту; - подписи; - в необходимых случаях – гриф утверждения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом председателя суда. Акты составляются на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и др. сведения. Наименование документа – слово «АКТ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по центру. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт». Например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности суда, Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования и т.п.) Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основанием для составления акта является договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова «Составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы слева от поля. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр – руководитель аппарата – администратор суда; 2-й экземпляр – бухгалтерия; 3-й экземпляр – отдел эксплуатации и материально-технического обеспечения. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Список актов, подлежащих утверждению председателем суда приведен в Образец оформления акта приведен в Приложение 36. 9.2.9. Оформление планов работы. 9.2.9.1.План работы суда утверждается приказом председателя суда, составляется на основе предложений судебных коллегий, структурных подразделений и содержит мероприятия по организации деятельности суда. План работы составляется на основании Положения о порядке разработки и утверждения работы суда. 9.2.10. Оформление заявлений. Заявления пишутся на имя председателя суда от руки. Заявления на предоставление отпуска для государственных гражданских служащих и младшего обслуживающего персонала согласовываются в следующем порядке: начальник структурного подразделения, начальник отдела кадров и государственной службы, руководитель аппарата – администратор суда. Для судей согласование происходит в следующем порядке: председатель судебного состава, председатель судебной коллегии, начальник отдела кадров и государственной службы. Образец заявления Приложение 37. 9.2.11. Оформление служебных и докладных записок. Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, и содержит выводы и предложения составителя. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Текст записки состоит из двух или трех смысловых частей: - в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; - во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; - в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть может отсутствовать – в этом случае текст записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Датой записки является дата ее составления и подписания. Образец служебной записки представлен в Приложении 38, докладной – в Приложении 39. 9.3. Порядок подготовки организационно-распорядительных документов. Правом издавать организационные и распорядительные документы обладает председатель суда, по вопросу замены судьи (судей) – заместители председателя суда. Первый заместитель и заместители председателя суда, руководитель аппарата – администратор суда, руководитель секретариата председателя суда в рамках своих полномочий имеют право в письменном виде давать поручения и задания, обязательные для исполнения. По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования и т.п. председателем суда издаются приказы. Руководители структурных подразделений при подготовке проектов организационно-распорядительных документов имеют право обращаться с письменными запросами в другие структурные подразделения. Распорядительные документы, поступающие из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, должны доводиться до структурных подразделений непосредственно (передача письма или его копии с резолюцией руководства исполнителям) или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание поступившего документа. Применительно к задачам суда указываются мероприятия, подлежащие осуществлению. Распорядительные документы должны содержать ссылку на документ, послуживший основанием к их изданию с указанием его наименования, даты и номера. Указания по подготовке распорядительного документа даются председателем суда либо в форме резолюции за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции, либо в форме отдельного поручения. Исполнение документа предусматривает: - сбор и обработку необходимой информации; - подготовку проекта документа; - его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству; - подготовку к пересылке адресату. Проекты распорядительных документов готовят руководители структурных подразделений, которым поручено решение данного вопроса. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью секретариата председателя суда. Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются в следующем порядке: исполнителями, руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования. (Оформление виз согласования пункт 9.2.1. Инструкции). С руководителем аппарата – администратором суда и руководителем секретариата председателя суда в обязательном порядке согласовываются проекты документов, издаваемые по вопросам их компетенции. Их визы согласования ставятся в последнюю очередь. Для согласования документов устанавливаются следующие сроки: - для проектов приказов – 1 день; 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|