Назначение и состав организационно-правовой документации

Любой документ, рассмотренный в предыдущих разделах согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», определяется как «зафиксирован­ная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Закрепив информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение, многократное использование во времени и про­странстве.

Документы выполняют множество функций в организации при осуществлении управленческой деятельности.

Одной из функций является поддержание законности в осуществлении хозяйственной деятельности, которая прида­ет документам юридическую силу, что достигается наличием на документе определенных реквизитов (даты, подписи, пе­чати).

Поэтому все многообразие документов может рассматри­ваться с правовой точки зрения, так как они отражают опре­деленные правовые отношения.

В то же время в практике хозяйствования можно выде­лить так называемую правовую группу документов, к кото­рым относятся договора, доверенности, исковые заявления и т.д.

Договор

Договор в письменной форме— это документально офор­мленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и между юридическими и физическими лицами. Разновиднос­тями хозяйственных договоров являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор хранения, депозитный договор и т.д.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты угло­вого штампа, текстовую группу реквизитов и заключительные реквизиты.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают на­звание вида документа (ДОГОВОР), дату, номер, место со­ставления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части (указываются договаривающиеся стороны, должности, фами­лии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия) и содержательной части (определяется предмет до­говора, порядок рассмотрения споров, сумма договора, срок действия и т.д.).

Заключительная часть реквизитов договора содержит юри­дические адреса сторон, подписи и печати сторон. При зак­лючении договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать организации и подпись физического лица.

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать трафаретные спе­циальные бланки.

Доверенность

Доверенность— документ, который подтверждает право материально ответственного лица на получение товара, если эти товары получаются вне склада покупателя.

Составляется доверенность по формам М-2 или М-2а, ут­вержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Доверенность по форме М-2а содержит следующие рекви­зиты:

1 — срок действия доверенности;

2 — наименование потребителя и его почтовый адрес;

3 — наименование плательщика и его почтовый адрес. Если потребитель и плательщик — одно и то же лицо, то в этой строке пишется «то же»;

4 — банковские реквизиты плательщика;

5 — номер доверенности, дата выдачи;

6 — должность, Ф.И.О. доверенного лица;

7 — паспортные данные;

8— наименование поставщика;

9 — порядковый номер и наименование материальных цен­ностей, единица измерения, количество (прописью);

10 — реквизиты документов, по которым получаются то­варно-материальные ценности;

11 — подпись лица, получившего доверенность;

12 — подписи руководителя предприятия и главного бух­галтера.

Доверенность по форме М-2 отличается тем, что имеет корешок. Корешок доверенности остается на предприятии, выдавшем доверенность. В нем указываются:

1 — номер доверенности;

2 — дата выдачи;

3 — срок действия доверенности;

4 — должность и фамилия доверенного лица;

5 — подпись лица, получившего доверенность;

6 — наименование поставщика;

7 — реквизиты документов, по которым получаются то­варно-материальные ценности;

8 — реквизиты документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей.

При оформлении доверенности по форме М-2а ведется журнал учета выданных доверенностей (форма М-3), содержа­ние которого аналогично содержанию корешка доверенности по форме М-2.

Исковое заявление

Исковое заявление— документ, являющийся формой вы­ражения иска, т.е. обращенного к суду первой инстанции тре­бования о защите спорного гражданского права или охраняе­мого законом интереса одним из установленных законом спо­собов на основании указанных истцом фактов, с которыми он связывает право требования к ответчику.

В зависимости от того, в какой суд направляется исковое заявление, законодательством определены перечни сведений, которые должны быть указаны в заявлении.

Так, если исковое заявление подается в суд общей юрисдик­ции, в заявлении, согласно статье 126 Гражданского процессу­ального кодекса РСФСР, должны быть указаны:

1) наименование суда, в который подается заявление;

2) наименование истца, его место жительства или, если истцом является юридическое лицо, его место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявле­ние подается представителем;

3) наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является юридическое лицо, его место на­хождения;

4) обстоятельства, на которых истец основывает свое тре­бование, и доказательства, подтверждающие изложенные ист­цом обстоятельства;

5) требование истца;

6) цена иска, если иск подлежит оценке;

7) перечень прилагаемых к заявлению документов.

Если же истец обращается в арбитражный суд, то в иско­вом заявлении в соответствии со статьей 102 Арбитражного процессуального кодекса РФ указываются:

1) наименование арбитражного суда, в который подается заявление;

2) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;

3) цена иска, если иск подлежит оценке;

4) обстоятельства, на которых основаны исковые требова­ния;

5) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;

6) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;

7) требования истца со ссылкой на законы и иные норма­тивные правовые акты, а при предъявлении иска к несколь­ким ответчикам требования к каждому из них;

8) сведения о соблюдении досудебного (претензионного) порядка урегулирования спора с 'ответчиком, когда это пре­дусмотрено федеральным законом для данной категории спо­ров или договором;

9) перечень прилагаемых документов.

В заголовочной части документа приводятся данные об ис­тце (фамилия, имя, отчество и адрес для физического лица или наименование и юридический адрес для юридического лица) и ответчике (лице, нарушившем права и законные ин­тересы истца).

В заголовке искового заявления указывается в краткой фор­ме суть требования, например, «О возмещении вреда, причи­ненного повреждением здоровья». В случаях, если иск подле­жит оценке, в заголовочной части указывается цена иска, что не исключает указания исковой суммы в тексте. Согласно ст. 92 АПК РФ, если цена иска указана неправильно, она определя­ется арбитражным судом.

В исковом заявлении указываются основания искового тре­бования, т.е. юридические факты, подтверждающие возникно­вение спорного правоотношения, последствия нарушения обя­зательств ответчиком, меры гражданско-правовой ответствен­ности, т.е. сведения, позволяющие суду установить наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования истца или возражения ответчика.

В исковом заявлении указываются сведения о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора и приводится перечень прилагаемых документов. Например, по исковому за­явлению о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровью необходимо приложить:

- копию искового заявления;

- акт о несчастном случае;

- заключение технического инспектора 6 причине несчас­тного случая;

- заключение МСЭК (ранее ВТЭК) о степени утраты тру­доспособности;

- справку о размере пенсии;

- справку о заработной плате до увечья;

- копию приказа администрации и постановления проф­кома об отказе в возмещении вреда.

При отсутствии в исковом заявлении предмета иска (кон­кретного материально-правового требования, которое истец предъявляет к ответчику и относительно которого суд должен вынести решение по делу), оснований (юридических фактов, на которых истец основывает свое материально-правовое тре­бование к ответчику), а также других сведений, установлен­ных законодательством, суд оставляет исковое заявление без движения. Суд определяет срок для приведения искового заяв­ления в соответствие требованиям процессуальных законов, и если истец выполнит это указание в срок, то исковое заявле­ние считается поданным в день первоначального представле­ния его в суд. В противном случае, заявление считается не по­данным и возвращается истцу.

Исковое заявление составляется юрисконсультом предпри­ятия и подписывается руководителем. Оно представляется в суд с копиями по числу ответчиков, а один экземпляр остается у истца.

Вопросы для самоконтроля

1.Приведите типовую структуру договора.

2.Чем отличаются друг от друга доверенности М-2 и М-2а?

3.Приведите общую структуру составления искового заявления.

4.Какие документы должны быть приложены к исковому заявлению?

5.В каком количестве экземпляров составляется исковое заявление?

Бухгалтерские документы

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную от­ветственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерская документация является лишь частью доку­ментооборота организации и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Правильная организация бухгалтерских документов обеспечивает их надежную сохранность и быстрый поиск при необходимости предъявления докумен­тов при ревизии, аудиторской или налоговой проверке.

Существует первичная бухгалтерская документация и вто­ричная (сводная).

Первичная: приходный и расходный кассовый ордер, кас­совая книга, счет-фактура, накладные, табель учета рабочего времени, лицевой счет и т.д.

Вторичная: журнал-ордер, ведомость к журналу-ордеру, оборотная ведомость по счетам, главная книга и др.

Документы могут составляться на бумажных и машиночи­таемых носителях информации.

Рассмотрим подробнее формы некоторых видов бухгалтер­ских документов.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер— документ, по которому про­изводится прием наличных денег кассой предприятия. Форма приходного кассового ордера (КО-1) утверждена постановле­нием Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В нее включаются следующие реквизиты:

— наименование организации;

— номер приходного кассового ордера;

— дата составления;

— номер счета, корреспондирующего со счетом 50 «Кас­са» в данной хозяйственной операции;

— сумма платежа цифрами;

— наименование плательщика;

— основание платежа: указывается операция со ссылкой на первичный документ, номер и дату его составления;

— сумма платежа прописью;

— приложение: прилагаемые к ПКО первичные доку­менты;

— подписи главного бухгалтера, кассира.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бух­галтером или лицом, на это уполномоченным, письменным распоряжением руководителя предприятия, заверяется печа­тью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Затем кассир подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. Квитанция выдается плательщику. Приходный кассовый ордер хранится вместе с выпиской из кассовой книги.

Расходный кассовый ордер — документ, по которому про­изводится выдача наличных денег из кассы предприятия. Так­же наличные деньги из кассы могут выдаваться и по другим, надлежаще оформленным документам, с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

РКО оформляется по форме № КО-2, утвержденной по­становлением Госкомстата России от 18.08,98 № 88. Расходный кассовый ордер подписывается руководителей предприятия и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается в кассу. При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получате­ля, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель расписывается на расходном кассовом ор­дере в получении денежных средств. Расписка может быть сде­лана получателем только собственноручно чернилами или ша­риковой ручкой с указанием полученной суммы в рублях про­писью.

Расходный кассовый ордер имеет следующие реквизиты:

— наименование организации;

— номер расходного кассового ордера;

— дату составления;

— номер счета, корреспондирующего со счетом 50 «Кас­са» в данной операций;

— сумму операции цифрами;

— фамилию, имя, отчество получателя;

— основание платежа: указывается операция со ссылкой на первичный документ, номер и дата его составления;

— сумму платежа прописью;

— приложение: прилагаемые к РКО первичные документы;

— подписи руководителя и главного бухгалтера;

— сумму платежа прописью (заполняется получателем);

— дату получения (заполняется получателем);

— подпись получателя;

— наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя;

— подпись кассира.

Движение товара от поставщика к потребителю оформля­ется товаросопроводительными документами, предусмотрен­ными условиями поставки товаров и правилами перевозки гру­зов. Одним из таких документов является накладная.Наклад­ная, как правило, выступает расходным документом и выпи­сывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада. В торговой организации накладная может выступать как приходным, так и расходным товарным документом.

В накладной указываются номер и дата выписки, наиме­нование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара. Накладная подписыва­ется материально ответственными лицами, сдавшими и при­нявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпля­ров накладной зависит от договоренности и условий получе­ния товара покупателем.

В зависимости от специфики работы в той или иной отрасли народного хозяйства, в состав показателей, отра­жаемых в накладной, могут вводиться и другие характерис­тики. При транспортировке груза автомобильным транспор­том, особенно при участии специализированной транспорт­ной организации, обычно составляется товарно-транспорт­ная накладная, которая состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

На практике в настоящее время, в особенности при веде­нии учета и делопроизводства с использованием компьютер­ной техники, накладные составляются по следующей пример­ной форме:

— дата составления;

— номер накладной;

— наименование получателя;

— наименование поставщика;

— документы, на основании которых производится пере­дача материальных ценностей;

— Ф.И.О. доверенного лица получателя;

— порядковый номер материальных ценностей;

— наименование материальных ценностей;

— единица измерения;

— количество;

— цена;

— стоимость;

— сумма прописью. Отдельной строкой выделяется сумма НДС;

— подпись ответственного лица поставщика;

— подпись доверенного лица получателя.

В настоящее время движение товаров оформляется типо­выми формами. Так накладной на отпуск материалов на сто­рону (форма М-15, утвержденная постановлением Госкомста­та России от 30.10.97 № 71а) оформляется отпуск материаль­ных ценностей хозяйствам своей организации, расположен­ным за пределами ее территории, или сторонним организаци­ям на основании договоров и других документов. В торговле используются другие формы накладных. Например, продажа (отпуск) товарно-материальных ценностей организации офор­мляется товарной накладной по форме ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Тем же постановлением утверждены и другие формы наклад­ных — накладная на внутреннее перемещение, передачу това­ров, тары (ТОРГ-13), расходно-приходная накладная для мел­корозничной торговли (ТОРГ-14) и другие.

Платежная ведомость

Платежная ведомость — документ, который применяется для учета выдачи заработной платы, а также других выдач денежных средств из кассы. На титульном листе указывается общая сумма выданной и депонированной заработной пла­ты, делается разрешительная надпись о выдаче денег ответ­ственными лицами. При необходимости в графе «Примеча­ния» указывается номер предъявленного документа. При за­полнении платежной ведомости после последней записи не­обходимо сделать итоговую строку для общей суммы по ведо­мости. Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы.

Платежная ведомость составляется по форме № Т-53, ут­вержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

В платежную ведомость включаются следующие реквизиты:

— наименование организации и ее структурной единицы (отдела, цеха и т.д.);

— номер расчетной ведомости, по которой произведен расчет заработной платы;

— сроки выдачи заработной платы и других выплат;

— общая сумма выдаваемой заработной платы;

— подпись руководителя организации и главного бух­галтера;

— дата составления;

— номер платежной ведомости;

— период времени, за который выдается заработная плата;

— количество листов в ведомости;

— сумма выданной заработной платы;

— сумма депонированной заработной платы;

— подписи кассира и бухгалтера;

— порядковые и табельные номера работников;

— выдаваемая сумма;

— подпись получающего;

— примечание;

— подписи ответственных лиц.

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите документы, относящиеся к бухгалтерским.

2.Какие реквизиты включает в себя платежная ведомость?

3.Какие реквизиты включает в себя приходный кассовый ордер?

4.Какие законодательные акты регламентируют правила составления бухгалтерских документов?

5.Как регистрируются бухгалтерские документы?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: