Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, орга­низаций.

Рассмотрим подробнее четвертую категорию, а именно, какие виды документов обращаются на предприятиях и в орга­низациях.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в орга­низации, классифицируют по следующим признакам:

1) по видам деятельности (или назначению): научно-техни­ческие, конструкторские проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, первичные, учебно-методи­ческие, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистичес­кие; по торговле, ценообразованию, по личному составу и др;

2) по наименованию: уставы, положения, инструкции, рас­поряжения, приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, те­леграммы, анкеты, стандарты, доверенности, платежные тре­бования и поручения и другие;

3) по способу фиксации информации: письменные (рукопис­ные, машинописные, типографские и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические;

4) по месту составления: внешние (входящие и исходя­
щие) и внутренние;

5) по степени сложности: простые (рассматривается один вопрос) и сложные (рассматривается несколько вопросов);

6) по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно сек­ретные и другие) и документы для служебного пользования;

7) по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежаще изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полнос­тью имитировать подлинные либо содержать изменения, вне­сенные с противоправной целью);

8) по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные;

9) по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттис­ки, выписки из документа и дубликат подлинника;

10) по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, предложений и т.д.);

11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и свыше 10 лет);

12) по степени обязательности: информационные (сведе­ния о производственной и иной деятельности организации) и директивные (обязательные для исполнения, носящие харак­тер юридической или технической нормы);

13) по степени унификации: индивидуальные (носят разо­вый характер), типовые (для изложения однородных процессов
и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таб­лицы;

14) по характеру, содержания: первичные и вторичные;

15) по периодичности формирования: дневные, месячные, квартальные, годовые;

16) по полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов, с частью обязательных реквизитов.

Вопросы для самоконтроля

1.Раскройте понятия «унификация» и «стандартизация».

2.Что понимается под формуляром-образцом документа?

3.Перечислите требования к построению унифицированных форм документа.

4.Приведите основные форматы бумаги для подготовки документа.

5.Перечислите основные виды УСД в ОКУД.

6.Расшифруйте структуру кодового обозначения документа в ОКУД.

7.Приведите классификацию унифицированных форм документов.

8.Перечислите виды документов, циркулирующих на предприятии (в организации).

Системы документации

Система организационно –распорядительной документации

Документация по созданию организации.

Документация по созданию юридического лица относится к одной из групп организационно-распорядительных документов - организационной группе. К таким документам относятся учредительный договор, устав, протокол общего собрания учредителей, коллективный договор, инструкции, правила и др., посредством которых определяется статус юридического лица, структурные звенья и порядок их работы.

Учредительный договор

Учредительный договор применяется для оформления создания юридических лиц. К разработке этого документа предъявляется ряд требований.

Так, согласно статье 52 (пункт 2) Гражданского кодекса РФ в

учредительном договоре учредители:

1. Обязуются создать юридическое лицо.

2. Определяют порядок совместной деятельности по его созданию.

3. Оговаривают условия передачи ему своего имущества.

4. Определяют условия участия в его деятельности.

В договоре также должны быть указаны условия и порядок:

а) распределения прибыли и убытков между участниками;

б) управления деятельностью юридического лица;

в) выхода учредителей (участников) из его состава.

В зависимости от организационно-правовой формы к договорам о создании юридического лица предъявляются специальные требования. Например, учредительный договор полного товарищества, помимо сведений, указанных выше, должен содержать условия:

— о размере и составе складочного капитала товарищества;

— о размере и порядке изменения долей каждого из участников в складочном капитале;

— о размере, составе, сроках и порядке внесения ими
вкладов;

— об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

В договоре о создании акционерного общества должны определяться:

— порядок осуществления учредителями совместной деятельности по учреждению общества;

— размер уставного капитала общества;

— категории и типы акций, подлежащих размещению сре­ди учредителей, размер и порядок их оплаты;

— права и обязанности учредителей по созданию общества.

Следует отметить, что в соответствии со ст. 9 Федерально­го закона от 26.12.95 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» договор о создании общества не является учредительным документом общества.

При разработке учредительного договора общества с ограниченной ответственностью необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а именно, статьей 12. С учетом требований, установленных данной стать­ей, изложим ход разработки учредительного договора обще­ства с ограниченной ответственностью.

1. В преамбуле фиксируется время составления и место заключения договора. Нормативными правовыми документами регистрационных органов различных субъектов Российской Федерации может быть предусмотрено оформление титульно­го листа. В этом случае наименование документа, место и вре­мя его составления указываются на титульном листе.

Подход служб ДОУ юридических лиц к указанию номера учредительного договора несколько отличается от мнения регистрационных органов. Первые настаивают на том, что присвоение номера необходимо для последующей регистрации документа. Вторые обращают внимание на то, что учредительный договор и устав образуются на предприятии единожды (не считая измене­ний и дополнений) и указание в них номера не является необхо­димым. Заметим, что порядок регистрации документов и струк­тура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации, а, соответственно, указание номера за­висит от документационной «политики» организации.

2. В преамбуле учредительного договора указываются учредители общества с ограниченной ответственностью. Практикой выработано несколько подходов к указанию сведений об учре­дителях. Так, если учредителями являются только физические лица, сведения о них целесообразно указывать в преамбуле. Под сведениями о физическом лице понимаются — гражданство, фамилия, имя, отчество, место жительства, паспортные дан­ные. Как правило, полные сведения указываются в уставе об­щества. Но если учредители решили продублировать эти данные и в учредительном договоре — законом это не запрещено.

Если в состав учредителей входят и юридические, и физические лица, и стороны желают зафиксировать в учредитель­ном договоре полные данные, то в преамбуле можно назвать краткие данные:

для юридического лица — официальное наименование, организационно-правовую форму и фамилию, имя, отчество должностного лица, представляющего юридическое лицо;

для физического лица — фамилию, имя и отчество.

В дополнение к перечисленным данным в заключительных положениях указываются:

для юридического лица — место нахождения органа управления, данные о регистрации, банковские реквизиты;

для физического лица — паспортные данные (дата рождения, серия и номер паспорта, когда и кем выдан, место жи­тельства (регистрации).

3. В общих положениях учредительного договора фиксируется, что учредители обязуются создать общество с ограничен­ной ответственностью. Здесь же указывается наименование об­щества, которое приводится и в уставе.

Как правило, в учредительном договоре не указывается ни сокращенное наименование общества, ни место его нахожде­ния — эти данные отражаются в уставе. Если же учредители хотят зафиксировать место нахождения юридического лица в договоре, следует воспользоваться формулировкой «Место нахождения общества: 125080, г. Москва, Волоколамское шоссе, дом 11, , комната 25, где на основании договора сотрудничества от 08.10.99 № 36 расположен исполнительный орган общества».

При определении порядка совместной деятельности учредителей по созданию общества с ограниченной ответственно­стью, следует оговорить, какие действия каждый из учредите­лей обязуется выполнить (подача документов в регистрацион­ный орган (палату) получение кодов ОКПО и пр.). Необходи­мо также указать, каким образом затраты на создание обще­ства будут распределены между учредителями.

В настоящее время услуги по регистрации оказывают сторонние организации по договорам оказания юридических услуг и пр. Если учредители решили поручить регистрацию юридической фирме (агентству), то в учредительном договоре фик­сируется только порядок распределения затрат на создание общества.

В учредительный договор зачастую включают положения о целях и предмете деятельности общества. Согласно законодательству это не обязательно. Однако если учредители хотят подчеркнуть коммерческий характер общества, то в учредитель­ном договоре можно ограничиться указанием цели, например, «осуществление предпринимательской деятельности и извле­чение (получение) прибыли», а по предметам сделать отсылки к уставу.

4. В учредительном договоре общества с ограниченной от­ветственностью необходимо оговорить размер уставного капи­тала, определить размер доли каждого из учредителей обще­ства, размер и состав вкладов.

Размеры долей можно представить в виде таблицы. Напри­мер, если размер уставного капитала 86000 руб., то размеры долей (при равном участии сторон) могут быть представлены следующим образом:

Определяя порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал при учреждении общества необходимо учитывать тот факт, что к моменту государственной регистрации общество еще не существует как юридическое лицо, и, соответствен­но, не может обособить свое имущество. Проблема заключа­ется в оформлении вкладов, внесенных в уставный капитал.

Для этого учредители могут предусмотреть следующие спо­собы доказательства оплаты соответствующей части уставного капитала:

— открытие накопительного счета кем-либо из учредите­лей (физическим лицом) и представление выписки;

— представление регистрирующему органу копии отдель­ного (но не самостоятельного) бухгалтерского баланса, веду­щегося одним из учредителей — юридическим лицом.

В положениях учредительного договора, регламентирующих порядок образования уставного капитала, необходимо указать ответственность учредителей общества за нарушение обязан­ности по внесению вкладов.

5. Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» установлено, что в учредительном догово­ре должны быть указаны условия и порядок распределения прибыли между учредителями общества.

6. При определении состава органов общества необходимо только указать структуру. Правовой статус каждого органа (порядок его образования, права и обязанности) должен опреде­ляться уставом общества.

7. Согласно ст. 12 Федерального закона «Об обществах с огра­ниченной ответственностью» в учредительном договоре должен быть определен порядок выхода участников из общества. Послед­ствия выхода из общества детально оговариваются в уставе.

8. В заключительных положениях учредительного договора целесообразно указать порядок внесения изменений в дого­вор, направления уведомлений учредителям. Здесь можно сде­лать оговорку, что по вопросам, не предусмотренным учреди­тельным договором, стороны руководствуются уставом обще­ства и законодательством Российской Федерации.

Договор подписывается учредителями и скрепляется их печатями (если это юридические лица).

Устав

Уставявляется учредительным документом юридического лица. Он представляет собой свод правил, установленных собственниками (учредителями) юридического лица и регулирующих его правовое положение, отношения, связанные с внут­ренним управлением, а также определяющих правовой статус учредителей. Общие требования к его содержанию определены статьей 52 (п. 2) Гражданского кодекса РФ. Более подробно требования перечисляются в статьях главы 4 Гражданского кодекса РФ, посвященных отдельным видам юридических лиц, и в соответствующих законах.

Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (ст. 11) определено, что устав акционерного общества (АО) должен содержать следующие сведения:

— полное и сокращенное фирменные наименования общества;

— место нахождения общества;

— тип общества (открытое или закрытое);

— количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегиро­ванных акций, размещаемых обществом;

— права акционеров-владельцев акций каждой категории (типа);

— размер уставного капитала общества;

— структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;

— порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифици­рованным большинством голосов или единогласно;

— сведения о филиалах и представительствах общества;

— иные положения, предусмотренные Федеральным законом.

Уставом АО могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммар­ной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Он может содер­жать и другие положения, не противоречащие законодатель­ству Российской Федерации.

В уставе общества с ограниченной ответственностью в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» должны быть указаны:

— полное и сокращенное фирменные наименования общества;

— сведения о месте нахождения общества;

— сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке при­нятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифи­цированным большинством голосов;

— сведения о размере уставного капитала общества;

— сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

— права и обязанности участников общества;

— сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

— сведения о порядке перехода доли (части доли) в устав­ном капитале общества к другому лицу;

— сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

— иные сведения, предусмотренные Федеральным законом.

В отличие от учредительного договора, устав должен более полно определять правовой статус юридического лица и его учредителей.

Следует знать, что в соответствии со статьей 52 (п. 1) Гражданского кодекса РФ учредительный договор заключает­ся, а устав утверждается его участниками (учредителями). По­этому простановка грифа об утверждении на учредительном договоре является необоснованной. В то же время на титульном листе или первой странице устава гриф утверждения обязателен.

Протокол

Протокол также является важным организационным документом.

Протокол общего собрания учредителей — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

По степени фиксирования информации и степени полно­ты записи текста протоколы подразделяются на краткие и пол­ные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений, принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время собрания специально выбран­ным или назначенным лицом или секретарем данного колле­гиального органа по должности. Секретарь при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отра­жающие процесс подготовки собрания — повестку дня, спис­ки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тек­сты докладов и выступлений, проекты решений и др. Состав ленный на собрании черновик протокола должен быть уточ­нен, сверен со стенограммой и фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседа­ния. Протокол оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением рекви­зитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие рекви­зиты:

1 — наименование министерства или ведомства (для уч­реждений и организаций в случае прямого подчинения). Оно может быть указано центровым или флаговым способом;

2 — наименование организации или предприятия (с указа­нием организационно-правовой формы);

3 — наименование структурного подразделения (в случае необходимости);

4 — название вида документа (ПРОТОКОЛ). При угловом расположении реквизитов оформляется от границ левого поля, а при продольном — центровым способом;

5 — дата протокола является датой собрания, а не подпи­сания или окончательного оформления документа. Если собра­ние продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и окончания: 20—22.04.2000 или 20.04.2000— 20.04.2000. Дата может быть записана буквенно-цифровым спо­собом: 20 апреля 2000 г. или 20—22 апреля 2000 г.;

6 — индекс (номер) протокола является порядковым но­мером собрания в пределах календарного года или срока пол­номочий коллегиального органа;

7 — место составления или издания: содержит название географического пункта, в котором реально состоялось, собра­ние (включает только общепринятые сокращения). Наиме­нование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организа­ции (Тверская городская Дума);

8 — заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названи­ем коллегиального органа и начинается с прописной буквы;

9 — текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

Вводная часть оформляется идентично полной и краткой формам протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участни­ков заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа перечисляются по алфавиту без указания должностей после слова «Присутствовали». Если ука­зывается общее количество присутствующих, дается их обоб­щенное название и отметка о наличии списка регистрации (члены Научно-технического совета в количестве 25 человек, список прилагается). Лица, не являющиеся членами коллеги­ального органа и приглашаемые на заседание в качестве спе­циалистов в обсуждаемых вопросах, указываются после слова «Приглашенные» также по алфавиту, но с указанием их долж­ностей и основного места работы. В повестке дня указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании; должности и фамилии докладчиков. Если вопросов несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, которые располагают по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?» (О формировании сметы расходов фирмы на 1998 год. Доклад финансового директора Рылова М.А.). Не рекомендуется вклю­чать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных раз­делов по количеству вопросов повестки дня, каждый из кото­рых строится по схеме: «Слушали:» — «Выступили:» — «Реши­ли:» или «Постановили:». Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

В разделе «Слушали:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, то после фамилии док­ладчика отмечается: (текст доклада прилагается).

В разделе «Выступили:» последовательно указывают фами­лии лиц, принявших участие в обсуждении доклада и выработ­ке решения, и высказанные ими мнения.

В разделе «Решили:» («Постановили:») записывается при­нятое решение — кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Принятые решения формули­руются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмот­реть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости, наряду с решения­ми, указываются результаты голосования. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принято­му решению — оно излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь соот­ветствующий гриф утверждения:

УТВЕРЖДЕН

собранием акционеров ОАО «Свет»

Протокол от 24.04.2000 № 10

10 — подписи председателя и секретаря заседания завер­шают оформление протокола. Подписи размещаются по шири­не листа документа, сначала подпись председателя, затем — секретаря.

Пример протокола общего собрания акционеров.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЕТ»

ПРОТОКОЛ

24.04.2000 № 10

г. Москва

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: