Система, функции и процесс принятия управленческого решения

Московский государственный университет

пищевых производств

Кафедра кибернетики и прикладного системного

анализа

Е.А.Прокофьев

Документирование управленческой

Деятельности предприятия

Учебно-методическое пособие по курсу

«Документирование управленческой деятельности»

для студентов Института экономики и

предпринимательства специальности 060800

Утверждено методической комиссией

«________» _________200 г

Москва 2003

Рекомендовано к изданию методической комиссией Института экономики и предпринимательства МГУПП.

Рецензенты: доц.Воронина Н.О., проф.Клоцвог Ф.Н.

Прокофьев Е.А. Документирование управленческой деятельности. Учебно-методическое пособие для студентов специальности 06.08.00 -М.:МГУПП,2003.- с.

УДК 681.3.06 (075)

В учебном пособии приведены общие принципы организации документационного обеспечения управления современного предприятия (организации). Рассмотрены, как теоретические основы документирования , так и изложены практические технологические приемы составления и оформления основных видов документов, входящих в состав унифицированных систем документации (организационно-распорядительных, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской, документации по труду, внешнеторговой и пр.). Даны практические рекомендации в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97 (с учетом изменений на 21.01.2000 г.),6.10.5-87,6.10.6-87 по составлению основных видов документов и оформлению отчетов, пояснительных записок к выполнению курсовых, дипломных работ и рефератов. Учебное пособие предназначено для проведения практических занятий при подготовке экономистов дневной и альтернативных форм обучения по специальностям 06.08.00,06.05.00,06.15.00,35.14.00 и др.

СОДЕРЖАНИЕ
Введение

1.Теоретические основы документационного обеспечения управления (ДОУ)

1.1.Система,функции и процесс принятия управленческого решения

1.2.Информационные основы ДОУ

2.Нормативно-методическая база ДОУ

2.1.Состав нормативно-методической базы ДОУ

2.2.Законодательство РФ, правовые акты Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти в области ДОУ

2.3.Государственная система ДОУ. Основные требования к документам

2.4.Государственные стандарты на документацию

2.5.Унифицированные системы документации

2.6.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

2.7.Нормативные документы по труду и охране труда

3.Унифицированные системы документации

3.1.Понятие унификации и стандартизации. Основные требования к разработке унифицированных документов

3.2.Графическая модель документа

3.3.Требования к построению формуляра-образца документа

3.4.Требования к разработке унифицированных форм документов

3.5.Классификация унифицированных форм документов

4.Системы документации

4.1.Система организационно-распорядительной документации. Документация по созданию организации

4.1.1.Учредительный договор

4.1.2.Устав

4.1.3.Протокол

4.2.Система распорядительной документации

4.2.1.Назначение и состав распорядительной документации по деятельности организации

4.2.2.Процедура издания распорядительных документов

4.2.3.Составление и оформление распорядительных документов

4.3.Документация по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению с работы, оформлению отпусков, поощрению, дисциплинарным взысканиям

4.3.1.Заявление и приказ о приеме на работу

4.3.2.Трудовой договор

4.3.3.Трудовая книжка

4.3.4.Личное дело

4.4.Система организационно-правовой документации

4.4.1.Назначение и состав организационно-правовой документации

4.4.2.Договор

4.4.3.Доверенность

4.4.4.Исковое заявление

4.5.Бухгалтерская документация

4.5.1.Назначение и состав бухгалтерской документации

4.5.2.Приходный кассовый ордер

4.5.3.Платежная ведомость

4.6.Система документации по внешней торговле

4.6.1.Назначение и состав товаросопроводительной документации

4.6.2.Оформление товаросопроводительной документации

5.Подготовка документов к архивному хранению

6.Использование информационных технологий в управленческой деятельности

7.Основные требования к оформлению рефератов, отчетов, пояснительных записок к курсовым и дипломным работам

7.1. Содержание (оглавление , план) выполняемой работы

7.2.Оформление работы

7.2.1.Оформление текста

7.2.2.Оформление таблиц

7.2.3.Оформление иллюстраций

7.2.4.Оформление списка использованных источников и литературы

Приложение

Основные сведения из ГОСТ Р 6.30-97 (с измен.2000 г.)

Список использованных источников и литературы

Введение

Эффективность деятельности любого предприятия (организации) в современных условиях рыночной экономики определяется оперативностью получения социально-экономической информации, ее переработки ,

анализа и принятия управленческого решения , обеспечивающего оптимальный результат. Динамичность обстановки на рынке товаров и услуг заставляет руководителя анализировать огромные объемы информации, оптимально принимать правильные решения, быстро доводить его до исполнителей, постоянно контролировать ход технологических, экономических и финансовых процессов. Документ является носителем информации. В соответствии с Федеральным Законом "Об информации, информатизации и защите информации", принятым Государственной Думой 25 января 1995 года "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать,..., а информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи , реализующих информационные процессы...". Безусловно, использование современных информационных технологий позволяет качественно повысить эффективность управления современным предприятием. Однако просто поставить современные персональные компьютеры на рабочие мест руководителей и специалистов - это еще не решение всех проблем. Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства и в процессе принятия управленческих решений. Поэтому , благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности организации, иначе эта деятельность будет носить хаотический характер. В случае отсутствия четко налаженного порядка работы с документами руководство предприятия не в состоянии принимать юридически и организационно выверенные решения, что в итоге приведет к потере своих позиций на рынке.

Поэтому в учебном пособии особое внимание уделено ,как теоретическим аспектам документационного обеспечения управления предприятием, так и практическим советам по составления и оформлению форм наиболее часто встречающихся в работе документов.

В результате освоения курса студент должен уметь:

- организовать свой управленческий труд на научной основе с использованием современных информационных технологий;

- правильно и логично оформить в письменной форме и устной речи результаты своего мышления;

-аналитически обрабатывать учетную и отчетную информацию с целью принятия обоснованных административно-хозяйственных решений;

-умело использовать и составлять нормативные и правовые документы в сфере будущей профессиональной деятельности;

- осуществлять контроль за соблюдением правил и порядка оформления первичных организационно- распорядительных и бухгалтерских документов.

Теоретические основы документационного обеспечения управления

Система, функции и процесс принятия управленческого решения

В условиях рыночной экономики основной функцией любого предприятия (организации) является выпуск продукции (оказание услуг) с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.

Центральное место среди задач организационного управления занимает получение прибыли от результатов хозяйственной деятельности предприятия (организации).

Процесс движения от поставленных целей к результату является ,как правило, многоступенчатым. Он требует оперативной корректировки первоначального плана действий в зависимости от достигнутых промежуточных результатов. В общем случае, конечный результат зависит от многих факторов, часть из которых не поддается строгой формализации (система получения и обработки информации; коммерческие идеи и стратегия деятельности ;готовность персонала к труду ; методы и технологии управления, авторитет руководства; ресурсы- финансовые, технические, трудовые, материальные, духовные и пр.; моральное состояние коллектива; внешние факторы и т.д.). В любом случае для достижения поставленных целей процессом движения от задач к результату надо управлять.

Управление — это сложное социальное явле­ние, предполагающее целенаправленное воздействие на эле­менты и связи системы организации для достижения постав­ленных целей. Важное место в процессе управления принадлежит системе \1\.

Система — это совокупность связанных и взаимодействую­щих друг с другом элементов, составляющих некоторое целостное образование, имеющее новые свойства и способное реализовать определенные функции. Если исходить из этого определения, то организацию можно рассматривать как систему, в которой следует выделить по содержанию различные подсистемы: биологические, технические, технологические, экономические, информационные, социальные и т.д. В то же время, с точки зрения взаимодействия подсистем, можно выделить управляющую (субъект управления) и управляемую (объект управления) части системы, которые, свою очередь, состоят из внутренних элементов и связей, которые представлены на рис. 1.

Рис. 1. Схема взаимодействия элементов системы производства организации.

Как видно из схемы, для получения готовой продукции необходимо не только постоянное взаимодействие различных систем внутри организации, но и взаимодействие с внешней средой. Происходит обмен информацией, ресурсами, продуктами (товарами, услугами) между различными организациями. Все многообразие связей можно условно разделить на две группы: производственные и управленческие; осуществление каждой связи требует определенной информации, а следовательно, и реализации информационных связей. Схема наглядно отражает движение информации по каналам прямой и обратной связи при взаимодействии системы организации производства и системы управления. Это целенаправленное взаимодействие между системой управления (субъектом) и объектом в совокупности и представляет собственно процесс управления. В соответствии с кибернетическим подходом система управления производством укрупнено представляет собой совокупность объекта управления ОУ (например, предприятия или его структурного подразделения; типового бизнес-процесса) и субъекта управления СУ – управленческого аппарата. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к ОУ, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направленный в обратном направлении. Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется ОУ и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия , изменения в законодательстве, инфляционные процессы, ситуация на рынке, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Следовательно, внешняя среда влияет не только на ОУ, но и на управленческий персонал, решения которого зависят от внешних факторов (наличие конкуренции, состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и пр.).

Поэтому основными этапами процесса принятия управленческого решения являются изучение изменений в управляемом объекте, выработка (принятие) решений, доведение решений до исполнителей, контроль за исполнением принятых решений. Указанные этапы могут быть осуществлены руководителем (менеджером) только на основе собранной и обработанной информации при осуществлении любой функции управления.

Функция управления может быть определена как целенаправленный специфический вид деятельности управленческого персонала, который объективно необходим для рационального эффективного управления производством (организацией). Можно выделить следующие общие функции управления: нормирование, планирование, организовывание, контроль, учет, анализ.

Что касается конкретных функций управления производством, то их формирование может происходить по различным принципам. Например, по отношению к кругообороту средств можно выделить следующие функции: управление процессом снабжения, процессом производства, процессом реализации. По отношению к технологическому процессу — функцию уп­равления процессом подготовки производства, функцию управления процессом основного производства, функцию управ­ления процессом вспомогательного и обслуживающего произ­водства. По отношению к основным ресурсам (элементам) про­изводства — функции управления на примере предметов труда (рис. 2).

Рис. 2. Схема формирования конкретных функций управления

Из схемы видно, что на пересечении граф и строк формируются конкретные функции управления. Например, ф51 отражает учет приобретенных материалов, а ф41 — контроль за приобретением материалов. По этому же принципу можно выделить конкретные функции и по другим ресурсам организации.

В перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием срока хранения документы, образующиеся в управленческой деятельности, сгруппированы по следующим разделам:

/. Организация системы управления.

1.1. Организационные основы управления.

1.2. Контроль.

1.3. Распорядительная деятельность.

1.4. Правовое обеспечение управления.

1.5. Организация документационного обеспечения управ­ления, организация ведомственного хранения.

1.6. Работа с кадрами.

2. Прогнозирование, планирование, ценообразование.

2.1. Организация и методика планирования.

2.2. Прогнозирование и перспективное планирование.

2.3. Текущее планирование.

2.4. Ценообразование.

3. Финансирование, кредитование.

4. Учет и отчетность.

4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность.

4.2. Бухгалтерский 3.1. Финансирование.

3.2. Кредитование.

учет и отчетность.

5. Организация использования трудовых ресурсов.

5.1. Набор и использование трудовых ресурсов.

5.2. Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина.

5.3. Техническое нормирование, тарификация, заработная плата.

5.4. Охрана труда.

6. Работа с кадрами.

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров.

6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации.

6.3. Проведение аттестации и установление квалификаций

6.4. Награждение и присвоение почетных званий.

6.5. Присвоение ученых званий, присуждение ученых сте­пеней.

7. Социально-культурное развитие трудового коллектива.

7.1. Социальное страхование трудящихся.

7.2. Медицинское и санаторно-курортное обслуживание.

7.3. Жилищно-бытовые вопросы и организация обществен­ного питания.

7.4. Оздоровительно-воспитательная работа с детьми.

7.5. Организация досуга, повышение культурного уровня трудящихся, развитие самодеятельного творчества.

7.6. Физкультурно-спортивная работа в трудовых коллек­тивах.

8. Научно-информационная деятельность.

8.1. Научно-техническая информация.

8.2. Издательская деятельность.

9. Экономическое, научно-техническое и культурное сотруд­ничество с зарубежными странами.

|9.1. Организация сотрудничества.

9.2.- Экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами.

10. Материально-техническое снабжение.

10.1. Материально-техническое снабжение.

10.2. Организация хранения имущественно-материальных ценностей.

//. Административно-хозяйственное обслуживание.

11.1. Административно-хозяйственные вопросы.

11.2. Эксплуатация служебных зданий.

11.3. Транспортное обслуживание.

11.4. Организация внутриведомственной связи.

11.5. Охрана учреждений, организаций, предприятий (по­жарная охрана, в частности).

12. Деятельность первичных общественных организаций.

12.1. Организационная деятельность.

12.2. Деятельность первичных общественных организаций.

Вывод:

Таким образом, для нормального функционирования про­изводства в любой организации необходимо осуществление конкретных функций управления, которые базируются на обработке необходимой и достоверной информации. На этой основе разрабатываются и принимаются управленческие ре­шения как продукт труда управленческого персонала.

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите основные компоненты системы управления.

2.Что такое внешняя среда?

3.Что такое функция управления?

4.Перечислите основные этапы процесса управления.

5.Раскройте понятие управление.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: