Списки имен и адресов для слияния документов в приложениях

Перед созданием списков имен и адресов для процедуры объединения документов при подготовке почты необходимо определить, какое приложение Office лучше всего подходит для этой цели. Такой список может быть создан в Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Outlook и Microsoft Excel.

Для создания списков имен и адресов малого и среднего размера следует использовать список контактных лиц Outlook. Для создания списков с автоматической нумерацией следует использовать Microsoft Word.
Для создания длинных списков, включающих несколько тысяч записей, в которых планируется добавление, удаление и изменение записей с помощью команд «Найти» и «Заменить» используйте Microsoft Excel или Microsoft Access.

Если в списке будут выполняться расчеты, например, расчет числа лиц с определенным почтовым индексом, используйте Microsoft Excel.

Для создания списка, обладающего всеми возможностями реляционной базы данных, большого списка или списка, предоставляемого в совместное пользование, выберите Microsoft Access.

Задание 29. Выполните операцию формирования списков имен и адресов для слияния документов в приложениях.

Экспорт и импорт данных

Для экспорта данных выполните команды:

1. В Outlook выберите в меню >Файл команду >Импорт и экспорт.

2. Щелкните >Экспорт в файл.

3. Следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.

Примечание. При экспорте файла в Microsoft Word или PowerPoint выберите тип файла «Значения, разделенные табуляцией» или «Значения, разделенные запятыми».

При работе в Outlook могут понадобиться данные из других приложений, например, из Microsoft Mail или Schedule+, или сведения: имена контактов, их адреса и номера телефонов. Например, данные из Outlook были экспортированы или архивировались, а теперь их требуется импортировать обратно в Outlook. Способ импорта зависит от формата файла, в котором содержатся необходимые данные.

Outlook поддерживает несколько форматов импортируемых данных. Для получения сведений о форматах файлов, которые могут быть импортированиы в Outlook, нажмите кнопку rnrefFileFormatsWhichCanBeImportedIntoOutlook.htm.

Данные импортируются в Outlook из файла личных папок или из обычного файла. Для импорта данных, хранившихся ранее в Outlook (например, элементов из файла архива), выберите импорт из файла личных папок. Чтобы импортировать файл Schedule+, файл из другого приложения или файл другого типа, выберите импорт из другого приложения или файла. При импорте данных содержимое файла переносится в указанную папку Outlook.

Примечание. При возникновении трудностей обратитесь к справочной системе.

Задание 30. Выполните операции экспорта и импорта данных.

Задание 31. Выполните этапы оформления отчета по данной работе и его защиту (включая ответы на нижеприлагаемые Контрольные вопросы для проверки), после чего можно удалить созданные вами файлы.

Контрольные вопросы для проверки

1. В чем заключается разница между понятиями делопроизводства, документационного обеспечения, документопроизводства и документооборота?

2. Дайте определение понятиям документооборота и документопроизводства.

3. Дайте определение понятию документа в унифицированной системе документации и его классификацию.

4. Опишите операции создания комбинированных таблиц.

5. Охарактеризуйте предназначение векторной графики при создании комбиниро-ванного документа и перечислите последоваительность команд для ее выполнения.

6. Для чего используются комбинации клавиш Ctrl+Tab и CTRL+ клавиша "пробел" при работе с редактором формул.

7. Опишите последовательность команд при настройке стилей документа.

8. Опишите последовательность команд для выполнения предметного указателя и оглавления в комбинированном документе.

9. В чем заключается содержание информационных совокупностей?

10. Раскройте понятия реквизитов-признаков и реквизитов-основания.

11. Какая информация заключена в заголовочной, содержательной и оформляющей части документа?

12. Охарактеризуйте общегосударственные, отраслевые и локальные классификаторы.

13. Дайте определения классификатора и кодов, последовательность их определения. Какова роль экономистов-пользователей в этой работе?

14. Опишите особенности построения различных систем кодирования.

15. В чем состоит технология применения кодов при обработке экономических задач?

16. Составить логическую схему базы знаний на различные методы кодирования учетной информации.

17. В чем смысл штрихового кодирования? Каковы его виды и области использования?

18. Приведите примеры использования штрихового кодирования.

19. В чем заключаются принципы электронного документооборота?

20. Каким образом можно отразить данные в учетном документе на основании информационных связей одного из структурнорго подразделения предприятия?

21. Какие виды работ реализуются в программе MS Outlook?

Литература

1. Microsoft Office 2000: Справочник/ Под ред. Ю.С. Колесникова. - СПБ:Питер, 1999.

2. Козырев А.А., Юдин А.П. Информационные технологии в экономике: Конспект лекций. -СПб.: Издательство Михайлова В.А., 2000.

3. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. –СПб.: Питер, 2003. – 410с.

4. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие с образцами документов. –М.: Интел-Синтез, 1999.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. –М.:Стрикс, 1999.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. –М.:Инфра-М, Сибирское соглашение, 2000.

7. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. –М.:Эко-Трендз, 1999.

8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. –М.:Научная книга, 1998.

9. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97.-М.:Научная книга, 1998.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. 3-е издание переработ и дополн. На основе ГОСТ Р 51141-98. –М.:Приор, 2000.

11. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. –М.:Приор, 1999.

12. Журналы: Секретарское дело; Делопроизводство.

13. Стандарты: ГОСТ 6.10.3-83 (Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате); ГОСТ 6.10.4-84 (Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения); ГОСТ 6.01.1-87 (Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации); ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов); ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Оглавление

Автоматизация документопроизводства. 3

Загрузка системы и выполнение настроек. 3

Запуск программы.. 3

Настройки стилей документа. 4

Технология выполнения комбинированных документов. 5

Создание раздела текстовой формы документа. 5

Создание раздела с табличными формами. 6

Создание графических форм в основе векторной графики. 8

Создание графических форм в основе растровой графики. 8

Запись в документ математических формул. 10

Технология выполнения предметного указателя. 10

Технология выполнения оглавления. 11

Изготовление твердой копии документа. 11

Методы стандартизации и унификации документов. 12

Разработка формы первичного документа. 12

Методы унификации и кодирования документов. 13

Использование штрихового кодирования. 15

Автоматизация документооборота. 16

Технология документооборота в локальных сетях. 16

Разработка технологической документации. 17

Выполнение документооборота в основе MS Outlook. 19

Операции планирования в программной среде. 19

Создание и публикации сведений. 20

Планирование встреч и собраний с другими пользователями. 20

Создание списка контактных лиц. 21

Создание папок и ярлыков. 22

Выполнение операций поиска. 22

Ввод адреса и отправка факсимильного сообщения. 23

Повторная отправка факсимильного сообщения. 23

Планирование сетевого собрания с помощью NetMeeting. 24

Списки имен и адресов для слияния документов в приложениях. 24

Контрольные вопросы для проверки. 25

Литература. 26

Баталов Сергей Алексеевич

Основы компьютерного делопроизводства

Методические указания

***

Редактор-корректор: Е.В. Коробова

Ответственный за выпуск: Н.Н. Морозова

***

Подписано к печати 16.03.04. Формат 60х84 1/16

Бумага писчая. Печать плоская. Усл. Печ. 1,39.

Тираж 200 экз. Заказ № 099.

Отпечатано на ризографе

Оренбургского государственного университета

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: