Традиционная технологическая цепочка обработки документов

1, 2 и 4 этапы проводятся в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

Документооборот - движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.

(1) – При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и целостность.

Поставляется отметка о поступлении.

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.

Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

(2) - Регистрация - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для:

· учета количества документов

· обеспечения сохранности документов

· для контроля исполнения документов

· для поиска в информационно-справочных целях

Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

- название вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);

- заголовок к тексту,

- автор;

- резолюция,

- как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении)

+ могут быть

- расписка в получении документа

- ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)

- наличие приложений

- ...

Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.

(3) – Далее документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контроль:

Существует несколько видов контроля:

· контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос).

Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;

· контроль за сроком исполнения;

· текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);

· предупредительный (предупреждает исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Перенести сроки может тот, кто их установил. Контроль за сроком исполнения ведет работник службы ДОУ.

Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении.

Работники службы ДОУ должны знать:

- где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,

- в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении или руководитель). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.

(4) Отправка. Перед отправкой в службе ДОУ проверяют правильность оформления документа.

Формирование дел

Дело - совокупность документов по одному вопросу или направлению деятельности, подшитых в одну обложку.

Формирование дел – отнесение документа к определенному делу и их систематизация внутри дела. Обеспечивает быстрый поиск и сохранность документов.

Формируют и хранят дела по месту образования в структурных подразделениях; в небольших организациях – централизовано у секретаря. (в структурных подразделениях, где исполнялись документы).

Дела формируются в течение 1 года.

Формирует дела лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении (назначается приказом).

Раскладка производится ежедневно секретарем (или тем, кто отвечает за делопроизводство)

Правила формирования дел

1. В дело могут быть подшиты только исполненные документы (на документе должна стоять отметка об исполнении).

2. В дело подшивают только те документы, которые предусмотрены заголовком этого дела. Для документов, которые не подходят ни к одному делу заводят новое дело.

3. Толщина каждого дела не должна превышать 3-4 см. (примерно 250 листов).

Если в течение года образуется больше документов, заводят следующий том этого дела.

4. Приложения к документам, независимо от даты их составления подшивают вместе с документами, к которым они относятся.

5. Плановые и отчетные документы подшивают в дела того года, к которым они относятся по своему с одержанию, независимо от времени составления.

Хранение дел

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела, она располагаются в шкафах вертикально. На корешке указывается номер дела по номенклатуре. Рядом прикрепляется номенклатура дел.

На дела с ценной документацией ведется внутренняя опись документов дела (подшивается в начало дела).

Внутренняя опись документов дела №______

Итого….

Если из дела необходимо изъять подшитый документ, его изымают, а на его место ставят лист-заместитель. На нём указывается:

- кто взял документ;

- когда взяли документ;

- на какой срок;

Если понадобилось дело в целом, то на его место ставится карта-заместитель. На ней указывается:

- кто, когда взял дело;

- на какой срок;

- цель

- кто выдал документ;

- подпись.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке (список всех дел, которые заведены в организации, по нему заводят дела).

Номенклатура дел согласовывается на заседании экспертной комиссии (реально - с архивом).

В состав экспертной комиссии могут входить работники службы ДОУ, работник архива, бухгалтер, работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, другие ведущие сотрудники.

Это постоянно действующая комиссия.

Номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, и обязательно должна охватывать все документы, образующиеся в этой организации.

Номенклатура дел бывает 3-х видов:

1) Конкретная (индивидуальная) –номенклатура дел определённой организации.

Сводная номенклатура дел - общая индивидуальная номенклатура дел для всей организации (сведены НД структурных подразделений) из нее делают НД структурных подразделений

2) Примерная –устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

3) Типовая – устанавливает типовой состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется и единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Типовые и примерные разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается на предприятии экспертной комиссией в конце года, таким образом, чтобы с начала следующего года по ней можно было формировать дела.

Составляется на основе типовой или примерной НД.

При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится полностью и может быть только конкретизирован с учётом специфики дел в конкретной организации.

Из примерной номенклатуры дел выбирается название тех дел, которые фактически образуются. Некоторые дела могут быть объединены или разъединены. Объединять можно дела только с одинаковыми сроками хранения, но сроки хранения переписывают без изменений.

Функции номенклатуры дел

1. Служит планом распределения документов после их исполнения в дела, т.о. номенклатура дел определяет систему хранения документов в организации.

2. Каждое дело имеет указание сроков хранения документов, входящих в это дело. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, одновременно намечают сроки хранения документов.

3. Номенклатура дел, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов. Индекс или номер дела по номенклатуре дел входит составной частью в регистрационный номер документа.

4. Номенклатура дел может быть использована вместо описи дел как учётный документ при сдаче дел в архив.

5. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: