Гриф утверждения документа
Тюменский государственный архитектурно-строительный университет
Кафедра менеджмента
Методические указания
к самостоятельной работе
По курсу «Деловое администрирование»
для студентов экономических специальностей
Дневной и заочной форм обучения
Тюмень, 2006
Ушакова М.А. Методические указания к самостоятельной работе по курсу «Деловое администрирование» для студентов экономических специальностей дневной и заочной форм обучения. - Тюмень: Тюменский государственный архитектурно-строительный университет, 2006. - 30 с.
Рецензент - _________________
Методические указания утверждены на заседании кафедры
Протокол № 1 от 28.08.2006
Зав. кафедрой _____________ Н.М.Чикишева
Ротапринт ТюмГАСУ. Подписано к печати __________ . Тираж ____ экз.
Содержание
Введение
|
|
| Краткий курс лекций
|
|
| Вопросы для дополнительного изучения
|
|
| Примерный список вопросов к зачету
|
|
| Рекомендуемая литература
|
|
|
Введение
Методические указания к самостоятельной работе студентов экономических специальностей составлены в соответствии с учебным планом и с целью оказания помощи студентам в изучении делопроизводства, деловой этики и эстетики.
Методические указания содержат краткий курс лекций с заданиями и вопросами по темам курса.
Самостоятельная работа студента предусматривает написание реферата по одной из предложенных тем. Возможно написание реферата по теме, выбранной студентом, при условии предварительного согласования темы с преподавателем.
Объем реферата примерно 20-25 страниц; формы, образцы документов приводятся в приложении. Содержание реферата и список литературы обязательны.
Кроме того, некоторые вопросы курса студент изучает самостоятельно по учебникам. Эти вопросы обсуждаются во время практических занятий, включены в перечень вопросов текущего контроля и в примерный перечень вопросов к зачету.
В методических указаниях приведен примерный перечень вопросов к зачету и литература, рекомендуемая при изучении курса.
Введение в делопроизводство
Понятие документа, функции документа
Слово документ произошло от lat documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово вошло в Петровскую эпоху, документом стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость.
Сейчас ГОСТ определяет документ как материальный объект с информацией, зафиксированной любым известным человеку способом для её передачи во времени и в пространстве.
Документированная информация –информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Под это определение попадают не только бумаги с текстом, но и фотографии, книги, газеты, дискеты и др.
Основная функция документа – фиксация информации.
Кроме того, документ обеспечивает
· сохранение и накопление информации;
· возможность передачи другому лицу;
· многократное использование;
· возвращение к информации во времени.
Информация, содержащаяся в документе, служит
- основой для принятия управленческих решений;
- доказательством исполнения управленческих решений;
- источником для обобщений;
- материалом для справочно-поисковой работы.
Классификация документов
по происхождению:
официальные и личные,
по степени подлинности:
· черновые (отражают работу автора над документом),
· беловые (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),
· подлинные (сведения в документе соответствуют действительности), подлинник – первый или единственный экземпляр документа,
· копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть), дубликат (повторный экз., имеющий силу подлинника), выписка (копия части документа),
по содержанию:
документы по административным вопросам, по вопросам планирования, бухгалтерского учета, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.
Организационно-распорядительная документация
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии.
- организационные (устав, штатное расписание, положение, инструкции т.д.);
- распорядительные (приказы, распоряжения, решения, постановления и т.д.)
3. информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и т.д.)
Стандартизация ОРД
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов. Унификация – приведение чего-либо к единому виду.
При составлении ОРД используются следующие нормативные документы:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) – определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о сл. ДОУ, формы журналов и др.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.) – включает общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. На ее примере разрабатывают свои Инструкции по делопроизводству.
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - касается только ОРД, кадровая документация – хоть и подсистема ОРД, но и подсистема бух. учета, поэтому требования другие
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
- Основные правила работы архивных учреждений
- Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (2002 г., но старый более полный) и др.
+ существуют Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998)
по кадрам (новые)
- Инструкция по ведению трудовых книжек №69 от 10.10.2003 (Инстр. по заполн тр кн 2004 г.)
- Пост-е Правительства РФ от 16.04.2003 №225 Правила ведения трудовых книжек
Унификация ОРД необходима для:
- совместимости документов;
- снижения трудоёмкости обработки документов;
- снижения трудоёмкости создания документов;
- повышения качества оформления.
Вопросы по теме
- Что такое документ в современном понимании?
- Каковы функции документа? Какова функция документа с точки зрения менеджмента?
- Что такое ОРД, какие документы к ним относятся? Каково место ОРД среди всей документации?
- Для чего необходима унификация документов? Какие основные нормативные документы регламентируют составление и работу с ОРД?
| -
Реквизиты ОРД
Реквизит - составная часть документа (элемент официального документа).
Набор реквизитов (30 штук) описан в ГОСТе Р 6.30-2003.
Государственный герб РФ
Герб субъектов РФ
Данные реквизиты ставятся на документы учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.
Эмблема организации (товарный знак)
Условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.
Код организации
Код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (код по ОКПО), обязательно проставляется в документах, предоставляемых в государственные органы.
5) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдают налоговые органы
6) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдают налоговые органы
Код формы документа
Код формы по общероссийскому классификатору управленческой документации (код по ОКУД, нужен для АСУ)
8) Наименование организации в следующем порядке:
а) наименование вышестоящей организации (если таковая имеется);
б) название организации (без сокращений, как указано в учредительных документах);
в) название структурного подразделения (пишется в том случае, если автором документа является структурное подразделение).
9) Справочные данные об организации
- почтовый адрес;
- телефон/факс
- E-mail (адрес электронной почты);
- банковские реквизиты.
| Нагатинская ул., 6,
Москва, 109145
(Правила почтовой связи, 1995 г.)
«Г» не пишется для городов Москва, СПб, Екат-г
|
10) Название вида документа:
должно быть выделено, на письме название документа НЕ пишется.
11) Дата - это дата подписания, придает юридическую силу подписи, для протокола – дата заседания, для акта – дата события
а) 03 февраля 2006 г. – этот формат чаще используется в финансовой и бухгалтерской документации.
б) 03.02.2006 (в конце точка НЕ СТАВИТСЯ, кроме тех случаев, когда дата стоит в конце предложения).
Разрешенный ГоСТом вариант 2006.02.13 практически не используется
12) Регистрационный № документа - номер, который присваивается документу при регистрации.
Должен быть таким, чтобы документ было легко найти. Похожие документы группируют, тогда № будет состоять из нескольких частей.
Например, для исх. писем: 34-8/15 означает что: это 34-ый документ в 8 структурном подразделении после исполнения будет подшит в 15 дело; для договоров – 121/18 (номер одной стороны / номер другой стороны).
13) Ссылка на номер и дату документа, например:
На №______ от 00.00.0000
Заполняется на ответных письмах, указывается дата и номер письма, на которое отвечаем.
Пишется только на письмах
14) Место составления или издания:
Город, район, область. Используется в том случае, если из названия организации не понятно где составлен документ.
15) Адресат – тот, кому адресован документ.
Указывается в следующей последовательности:
организация (в им. п.!)
должность получателя (в дательном падеже)
инициалы и фамилия получателя (в дат. п.)
адрес получателя
| | Пишется на письмах, заявлениях, служебных записках в правом верхнем углу.
Гриф утверждения документа
При утверждении документа должностным лицом
|
| Если документ утверждается другим документом
|
УТВЕРЖДАЮ
Должность
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
|
|
| УТВЕРЖДЕН
протоколом собрания
№3 от 13.02.2006
|
17) Резолюция - надпись на документе, содержащая решение, принятое должностным лицом, его подпись, дату.
Морозовой И.А.
Подготовить проект договора с АО «Вист» к 05.03.2006
личная подпись
дата
18) Заголовок к тексту - краткое содержание текста,
например: О сроках поставки продукции
Согласуется с наименованием вида документа, точка в конце НЕ ставится, на документах формата А5 заголовок можно не писать.
Заголовок располагается в левой части документа на нескольких строках, НО если заголовок занимает более 5 строк, то его можно продлить до правого поля.
19) Отметка о контроле - ставится, когда исполнение документа берут под контроль
ставится буква К вверху справа
20) Текст – текст документа (подробнее – при рассмотрении конкретных видов документов).
21) Отметка о наличии приложений - пишется во всю ширину листа под текстом:
Приложения: 1. Название приложения, кол-во экз., кол-во листов,
2. Чертежи в 2 экз. на 5 л.
На самом приложении сверху в правом углу пишут:
Приложение № 1
к приказу № 2 от 03.04.99
22) Подпись – подпись должностного лица, в следующем порядке:
Должность личная подпись И.О. Фамилия
Если документ подписывается группой лиц, то подписи идут в порядке иерархии должностей.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии, не допускается приписывать предлог «Зам», «За», ставить косую черту перед наименованием должности. Можно зачеркнуть, будет некрасиво, но правильно.
23) Гриф согласования в следующем виде:
а) СОГЛАСОВАНО
Должность
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
б) СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК №2 от 03.04.99
24) Виза согласования документа – для внутреннего согласования документов, оформляется в следующем порядке:
Замечания к документу (может и не быть)
Должность
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Ставится на последнем листе документа внизу.
25) Печать – заверяет подлинность подписи должностного лица
Ставится так, чтобы захватывала часть должности в реквизите «подпись», должна быть хорошо читаема, не закрывать самой подписи.
26) Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику.
Под реквизитом «подпись» пишется Верно
Подпись, заверившего документ, дата
27) Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа (который составляет текст) и номер телефона.
Необходим для запроса дополнительной информации, уточнения данных и т д.
Располагается на последнем листе документа в левом нижнем углу.
+ могут быть сведения о том, кто печатал документ - инициалы, кол-во экз., дата распечатки
например, НК 3 17.03.2002
28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает краткие сведения об исполнении документа и слова «В дело № ___», подпись и дату.
Например: Отправлен факс от 01.02.99 №23
В дело № 54/22
подпись и дата
Ставится исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|