Сделай Сам Свою Работу на 5

Гриф утверждения документа





Тюменский государственный архитектурно-строительный университет

Кафедра менеджмента

 

 

Методические указания

к самостоятельной работе

По курсу «Деловое администрирование»

для студентов экономических специальностей

Дневной и заочной форм обучения

 

Тюмень, 2006


Ушакова М.А. Методические указания к самостоятельной работе по курсу «Деловое администрирование» для студентов экономических специальностей дневной и заочной форм обучения. - Тюмень: Тюменский государственный архитектурно-строительный университет, 2006. - 30 с.

 

Рецензент - _________________

 

Методические указания утверждены на заседании кафедры

Протокол № 1 от 28.08.2006

 

Зав. кафедрой _____________ Н.М.Чикишева

 

 

Ротапринт ТюмГАСУ. Подписано к печати __________ . Тираж ____ экз.


 

Содержание

Введение    
Краткий курс лекций    
Вопросы для дополнительного изучения    
Примерный список вопросов к зачету    
Рекомендуемая литература    

 


Введение

Методические указания к самостоятельной работе студентов экономических специальностей составлены в соответствии с учебным планом и с целью оказания помощи студентам в изучении делопроизводства, деловой этики и эстетики.



Методические указания содержат краткий курс лекций с заданиями и вопросами по темам курса.

Самостоятельная работа студента предусматривает написание реферата по одной из предложенных тем. Возможно написание реферата по теме, выбранной студентом, при условии предварительного согласования темы с преподавателем.

Объем реферата примерно 20-25 страниц; формы, образцы документов приводятся в приложении. Содержание реферата и список литературы обязательны.

Кроме того, некоторые вопросы курса студент изучает самостоятельно по учебникам. Эти вопросы обсуждаются во время практических занятий, включены в перечень вопросов текущего контроля и в примерный перечень вопросов к зачету.

В методических указаниях приведен примерный перечень вопросов к зачету и литература, рекомендуемая при изучении курса.


Введение в делопроизводство



Понятие документа, функции документа

Слово документ произошло от lat documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово вошло в Петровскую эпоху, документом стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость.

Сейчас ГОСТ определяет документ как материальный объект с информацией, зафиксированной любым известным человеку способом для её передачи во времени и в пространстве.

Документированная информация –информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Под это определение попадают не только бумаги с текстом, но и фотографии, книги, газеты, дискеты и др.

Основная функция документа – фиксация информации.

 

Кроме того, документ обеспечивает

· сохранение и накопление информации;

· возможность передачи другому лицу;

· многократное использование;

· возвращение к информации во времени.

 

Информация, содержащаяся в документе, служит

- основой для принятия управленческих решений;

- доказательством исполнения управленческих решений;

- источником для обобщений;

- материалом для справочно-поисковой работы.

 

 

Классификация документов

по происхождению:

официальные и личные,

по степени подлинности:

· черновые (отражают работу автора над документом),

· беловые (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),

· подлинные (сведения в документе соответствуют действительности), подлинник – первый или единственный экземпляр документа,

· копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть), дубликат (повторный экз., имеющий силу подлинника), выписка (копия части документа),



по содержанию:

документы по административным вопросам, по вопросам планирования, бухгалтерского учета, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.

 

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии.

 

  1. организационные (устав, штатное расписание, положение, инструкции т.д.);
  2. распорядительные (приказы, распоряжения, решения, постановления и т.д.)

3. информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и т.д.)


Стандартизация ОРД

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов. Унификация – приведение чего-либо к единому виду.

 

При составлении ОРД используются следующие нормативные документы:

 

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) – определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о сл. ДОУ, формы журналов и др.

 

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.) – включает общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. На ее примере разрабатывают свои Инструкции по делопроизводству.

 

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - касается только ОРД, кадровая документация – хоть и подсистема ОРД, но и подсистема бух. учета, поэтому требования другие

 

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

 

- Основные правила работы архивных учреждений

 

- Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (2002 г., но старый более полный) и др.

 

+ существуют Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998)

 

по кадрам (новые)

  • Инструкция по ведению трудовых книжек №69 от 10.10.2003 (Инстр. по заполн тр кн 2004 г.)
  • Пост-е Правительства РФ от 16.04.2003 №225 Правила ведения трудовых книжек

 

 

Унификация ОРД необходима для:

- совместимости документов;

- снижения трудоёмкости обработки документов;

- снижения трудоёмкости создания документов;

- повышения качества оформления.

 

Вопросы по теме
  1. Что такое документ в современном понимании?
  2. Каковы функции документа? Какова функция документа с точки зрения менеджмента?
  3. Что такое ОРД, какие документы к ним относятся? Каково место ОРД среди всей документации?
  4. Для чего необходима унификация документов? Какие основные нормативные документы регламентируют составление и работу с ОРД?

-

Реквизиты ОРД

Реквизит - составная часть документа (элемент официального документа).

Набор реквизитов (30 штук) описан в ГОСТе Р 6.30-2003.

 

Государственный герб РФ

Герб субъектов РФ

Данные реквизиты ставятся на документы учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

 

Эмблема организации (товарный знак)

Условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

 

Код организации

Код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (код по ОКПО), обязательно проставляется в документах, предоставляемых в государственные органы.

 

5) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдают налоговые органы

 

6) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдают налоговые органы

 

Код формы документа

Код формы по общероссийскому классификатору управленческой документации (код по ОКУД, нужен для АСУ)

 

8) Наименование организации в следующем порядке:

а) наименование вышестоящей организации (если таковая имеется);

б) название организации (без сокращений, как указано в учредительных документах);

в) название структурного подразделения (пишется в том случае, если автором документа является структурное подразделение).

 

9) Справочные данные об организации

 

- почтовый адрес; - телефон/факс - E-mail (адрес электронной почты); - банковские реквизиты. Нагатинская ул., 6, Москва, 109145 (Правила почтовой связи, 1995 г.) «Г» не пишется для городов Москва, СПб, Екат-г

 

10) Название вида документа:

должно быть выделено, на письме название документа НЕ пишется.

 

11) Дата - это дата подписания, придает юридическую силу подписи, для протокола – дата заседания, для акта – дата события

а) 03 февраля 2006 г. – этот формат чаще используется в финансовой и бухгалтерской документации.

б) 03.02.2006 (в конце точка НЕ СТАВИТСЯ, кроме тех случаев, когда дата стоит в конце предложения).

Разрешенный ГоСТом вариант 2006.02.13 практически не используется


 

12) Регистрационный № документа - номер, который присваивается документу при регистрации.

Должен быть таким, чтобы документ было легко найти. Похожие документы группируют, тогда № будет состоять из нескольких частей.

Например, для исх. писем: 34-8/15 означает что: это 34-ый документ в 8 структурном подразделении после исполнения будет подшит в 15 дело; для договоров – 121/18 (номер одной стороны / номер другой стороны).

13) Ссылка на номер и дату документа, например:

На №______ от 00.00.0000

Заполняется на ответных письмах, указывается дата и номер письма, на которое отвечаем.

Пишется только на письмах

 

14) Место составления или издания:

Город, район, область. Используется в том случае, если из названия организации не понятно где составлен документ.

 

15) Адресат – тот, кому адресован документ.

Указывается в следующей последовательности:

 

организация (в им. п.!) должность получателя (в дательном падеже) инициалы и фамилия получателя (в дат. п.) адрес получателя  

Пишется на письмах, заявлениях, служебных записках в правом верхнем углу.

 

Гриф утверждения документа

 

При утверждении документа должностным лицом   Если документ утверждается другим документом
  УТВЕРЖДАЮ Должность Личная подпись И.О. Фамилия Дата     УТВЕРЖДЕН протоколом собрания №3 от 13.02.2006

 

17) Резолюция - надпись на документе, содержащая решение, принятое должностным лицом, его подпись, дату.

Морозовой И.А.

Подготовить проект договора с АО «Вист» к 05.03.2006

личная подпись

дата

 

18) Заголовок к тексту - краткое содержание текста,

например: О сроках поставки продукции

Согласуется с наименованием вида документа, точка в конце НЕ ставится, на документах формата А5 заголовок можно не писать.

 

Заголовок располагается в левой части документа на нескольких строках, НО если заголовок занимает более 5 строк, то его можно продлить до правого поля.

 

19) Отметка о контроле - ставится, когда исполнение документа берут под контроль

ставится буква К вверху справа

20) Текст – текст документа (подробнее – при рассмотрении конкретных видов документов).

 

21) Отметка о наличии приложений - пишется во всю ширину листа под текстом:

 

Приложения: 1. Название приложения, кол-во экз., кол-во листов,

2. Чертежи в 2 экз. на 5 л.

 

На самом приложении сверху в правом углу пишут:

Приложение № 1

к приказу № 2 от 03.04.99

 

22) Подпись – подпись должностного лица, в следующем порядке:

 

Должность личная подпись И.О. Фамилия

 

Если документ подписывается группой лиц, то подписи идут в порядке иерархии должностей.

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии, не допускается приписывать предлог «Зам», «За», ставить косую черту перед наименованием должности. Можно зачеркнуть, будет некрасиво, но правильно.

23) Гриф согласования в следующем виде:

 

а) СОГЛАСОВАНО

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

 

б) СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК №2 от 03.04.99

24) Виза согласования документа – для внутреннего согласования документов, оформляется в следующем порядке:

 

Замечания к документу (может и не быть)

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

 

Ставится на последнем листе документа внизу.

25) Печать – заверяет подлинность подписи должностного лица

 

Ставится так, чтобы захватывала часть должности в реквизите «подпись», должна быть хорошо читаема, не закрывать самой подписи.

 

26) Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику.

Под реквизитом «подпись» пишется Верно

Подпись, заверившего документ, дата

 

27) Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа (который составляет текст) и номер телефона.

Необходим для запроса дополнительной информации, уточнения данных и т д.

 

Располагается на последнем листе документа в левом нижнем углу.

+ могут быть сведения о том, кто печатал документ - инициалы, кол-во экз., дата распечатки

например, НК 3 17.03.2002

 

28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает краткие сведения об исполнении документа и слова «В дело № ___», подпись и дату.

 

Например: Отправлен факс от 01.02.99 №23

В дело № 54/22

подпись и дата

 

Ставится исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.