|
|
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»Министерство здравоохранения и социального развития РФ Департамент высокотехнологичной медицинской помощи или Общественная палата КО Рабочая группа по социальной политике Не допускается адресование типа: «Министерству здравоохранения…», «В государственную Думу». При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. МЗ и СР РФ Главному внештатному специалисту трансплантологу С. В. Готье При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: Руководителю Управления Росздравнадзора По Калининградской области Е. С. Ким Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщённо, например: Главным врачам Областных клинических больниц При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат. Но бывают и исключения: так, например, при жалобе на невыдачу лекарственных препаратов, бывает эффективно указать, что кроме письма на имя главврача лечебно-профилактического учреждения, Вы посылаете эту же жалобу в Росздравнадзор, в Департамент здравоохранения и т.д. Иногда этого достаточно, чтобы конфликт решился в Вашу пользу, т.к. перечисление инстанций, в которые Вы направите копию жалобы, даёт понять, что Вы до конца будете бороться за свои права.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес обязательно проставляется на документах, адресованных частному лицу, например: А. Ю. Красовой Бойцовая ул., д. 5. кв. 3, Г. Химки Московской обл., Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.
1.3 Реквизиты содержательной части документа
Реквизит «Текст документа» Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом. Общие требования к текстам служебных документов:
Тексты большого объёма принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Список пациентов, получающих лечение диализом в КОКБ на 2 л. в 2 экз. Закон Краснодарского края «О выплате пособий на оплату проезда лицам, нуждающимся в проведении диализа» на 1 л. в 1 экз. Постановление «Об утверждении порядка назначения и выплаты пособия на оплату проезда лицам, нуждающимся в проведении гемодиализа» на 4 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. Перечень на 5 л. в 3 экз. Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 1 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений в произвольной форме, например:
Опись приложений к письму от ____________ № ______
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: письмо ЗАО «Биомед» От 18.04.2012 № 138/07-12 И приложение к нему, всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:
Приложение №1 К письму Н-ского регионального отделения МООНП «НЕФРО-ЛИГА» От 3.02.2012 № 27-Нск 1.4 Реквизиты оформляющей части документа
Реквизит «Подпись».В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка, например:
Директор ООО «Агат» Потапов Н. И. Потапов или Директор Потапов Н. И. Потапов Реквизит «Отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения ответных действий и т.п. Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например: Иванов 123-78-89 или Емельянов Пётр Васильевич 145-22-34 Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. При отсутствии такого штампа от руки пишется регистрационный номер и дата поступления документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
1.5 Правила оформления документа
Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать с «красной сттроки». Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
2. Составление и оформление основных видов документов
Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Текст письма, как правило. Состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
В современной переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:
а) вежливое обращение: 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|