Тема 12. Организация работы с кадровыми документами.

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб - 3 часа

Понятие документооборота. Группировка документов органи-зации: входящие, исходящие, внутренние. Основные этапы обработки и движения кадровых документов.

Прием и первичная обработка входящих кадровых документов. Организационные формы работы с кадровыми документами: централизованная, децентрализованная, смешанная. Способы получения документов: по почте, курьером, по телефону, факсу, электронной почте и особенности их обработки. Отметки о поступлении входящих документов. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Распределение поступивших документов.

Правила регистрации поступивших кадровых документов. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная (на ПЭВМ).

Направления контроля исполнения кадровых документов: по срокам, по существу решения вопроса, по исполнителям. Ручная сроковая картотека; автоматизированная система контроля исполнения кадровых документов.

Направления и формы информационно-справочной работы; справочные картотеки, регистрационные карточки, использование ПЭВМ.

Правила обработки и отправки исходящих кадровых документов. Этапы работы с исходящими документами. Способы отправки документов.

Порядок работы с внутренними кадровыми документами.

Виды почтовых отправлений. Сроки пересылки. Почтовые конверты. Написание адреса. Отправка трудовой книжки по почте. Переписка с организациями.

Тема 13. Текущее и архивное хранение документов - 2 часа

Требования, предъявляемые Государственной инспекцией труда к составу и порядку ведения кадровой документации.

Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.

Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.

Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

Тема 14. Документирование оценки деятельности работников - 2 часа

Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников. Положение об аттеста-ционной (квалификационной) комиссии, его содержание и порядок утверждения. Состав аттестационной комиссии, порядок ее утверждения. График проведения аттестации, его содержание. Документы этапа подготовки к аттестации: приказ руководителя организации, служебная характеристика - отзыв (заключение) об аттестуемом работнике; их содержание. Документы этапа проведения аттестации: протокол заседания комиссии, аттестационной лист работника; их содержание и порядок составления.

Содержание и правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма.

Содержание практических занятий

Занятие 1. Использование компьютерных технологий в процессе документирования и делопроизводства – 2 часа

1. Электронная система комплексной автоматизации документо-оборота – ЭСКАДО, SAP.

2. Информационные системы документационного обеспечения.

3. Электронные версии шаблонов документов.

4. Правовые базы данных.

5. Почтовые программы.

6. Техническое обеспечение кадровых подразделений.

7. История развития делопроизводства.

Занятие 2. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления – 2 часа

1. Правила составления актов и протоколов.

2. Оформление докладных и объяснительных записок.

3. Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, подписание.

Занятие 3. Состав и особенности работы с кадровой

Документацией – 2 часа

1. Нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией.

2. Порядок разработки и утверждения штатного расписания организации.

3. Придание документам юридической силы.

Занятие 4. Правила оформления документов по приему,

Увольнению, переводу работников – 2 часа

1. Порядок оформления отказа в заключении трудового договора.

2. Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (пункты 1-4, 7, 8, 11, 13 части первой ст. 81 ТК РФ).

3. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу. Типовые формулировки приказов.

4. Процедура наложения дисциплинарного взыскания. Оформление приказа.

5. Оформление представления поощрения работника. Правила составления приказов о поощрении и премировании.

Занятие 5. Формирование и ведение дел по личному составу и учетно-справочных картотек - 2часа

1. Правила формирования и оформления дел.

2. Правила формирования и ведения учетно-справочных картотек.

3. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

4. Составление и оформление внутренней описи, листа-завери-теля, обложки дела.

5. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Организация передачи дел в архив. Особенности передачи в архив документов по личному составу.

6. Порядок уничтожения дел.

Занятие 6. Правила составления документов об отпусках,

О командировании работников и о приостановлении

Работы в случае задержки выплаты заработной

Платы - 1 час

1. Особенности заполнения унифицированной формы приказа о командировках.

2. Оформление продления ежегодного оплачиваемого отпуска.

3. Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.

Занятие 7. Организация работы с кадровыми документами.

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб - 2 часа

1. Особенности оформления и использования телефонограмм, факсимильной связи и телетайпа.

2. Современное деловое письмо, правила его оформления.

3. Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы документационного обеспечения управления и службы персонала с ответственными исполнителями в структурных подразделениях.

4. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль.

5. Составление отчета по контролю исполнения документов.

Занятие 8. Текущее и архивное хранение документов - 1 час

1. Ответственность за состояние документального фонда. Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения.

2. Создание и порядок работы экспертной комиссии организации. Положение об экспертной комиссии. Порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.

3. Государственные гарантии защиты прав работодателя при проведении проверок.

4. Обзор типичных нарушений трудового законодательства, выявляемых при проверке Федеральной инспекцией труда РФ.

Занятие 9. Документирование оценки деятельности

Работников - 1 час

1. Разработка положения о порядке проведения аттестации.

2. Оформление стандартных форм, используемых при аттестации работника.

3. Порядок подведения итогов по результатам аттестации.

6. Контрольные вопросы для подготовки к коллоквиуму

1. Что такое документ?

2. По каким признакам классифицируются документы?

3. В чем состоит суть и каково назначение унификации текстов документов?

4. Перечислите формы представления текста унифицированных документов.

5. Что такое связный текст?

6. Где применяются анкетные тексты?

7. Что такое реквизит? Каков максимальный набор реквизитов?

8. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государствен-ный герб Российской Федерации»?

9. Каково назначение реквизита «Код организации»?

10. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»?

11. Назовите способы датирования документов?

12. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа» на внутренних документах и на исходящих документах?

13. В каких случаях на документе не проставляется реквизит «Место составления или издания документа»?

14. С какой целью применяется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»? Как этот гриф проставляется на документе?

15. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»?

16. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении документа должностным лицом и при утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом)?

17. Каково содержания реквизита «Резолюция»?

18. Каким образом обозначается на документе реквизит «Отметка о контроле»?

19. Что такое типовой срок исполнения документа, индивидуальный срок исполнения документа?

20. Где располагается реквизит «Отметка о наличии приложения»?

21. Как проставляется реквизит «Гриф согласования документа»? Каковы его составные части?

22. Каким образом визируются исходящие документы?

23. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов?

24. В каких случаях применяются бланки форматов А3; А6?

25. Какие размеры полей должны иметь бланки документов?

26. Для каких документов применяется общий бланк?

27. Каковы преимущества бланка с угловым расположением реквизитов?

28. Назовите виды бланков организационно-распорядительных документов.

29. Какие документы относятся к организационным?

30. Кто утверждает общие уставы, уставы частных предприятий?

31. Какие разделы содержит текст положения об организации?

32. Какие разделы содержит текст положения о структурном подразделении?

33. Кем утверждается положение об организации, положение о структурном подразделении?

34. Какие разделы содержит должностная инструкция?

35. Какие документы относятся к распорядительным?

36. Что служит основанием для издания постановления?

37. Кому предоставлено право издавать указания?

38. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в организации).

39. Каков порядок оформления и подписания приказа?

40. Какие реквизиты содержит формуляр-образец решения?

41. Какие документы относятся к информационно-справочным?

42. Каков порядок составления и подписания акта?

43. Каков порядок составления и подписания протокола?

44. Назовите разновидности справок.

45. Назовите реквизиты должностной записки.

46. Как оформляется служебное письмо?

47. Назовите разновидности служебных писем.

48. Каковы особенности написания текста телеграммы?

49. Что такое факсограмма?

50. Каковы реквизиты телефонограммы?

51. Основные полномочия органов Федеральной инспекции труда.

52. Обязанности работодателя.

53. Принципы защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Обязанности работодателя.

54. Порядок проведения мероприятий по контролю кадровой деятельности.

55. Составление акта по результатам контроля органов Федеральной инспекции труда.

56. Обязанности должностных лиц органов госконтроля (надзора) при проверке. Журнал учета мероприятий по контролю органами Федеральной инспекции труда.

57. Ответственность должностных лиц органов госконтроля Федеральной инспекции труда за нарушения при исполнении обязанностей по проверке.

58. Ведение трудовых книжек.

59. Хранение трудовых книжек.

60. Что проверяют инспекторы Федеральной инспекции труда?

61. Особенности заключения договоров о полной материальной ответственности работников.

62. Порядок оформления ежегодных отпусков.

63. Порядок оформления документов по командированию работников.

64. Форма первичной учетной документации по учету труда.

65. Формирование личных дел.

66. Личная карточка Т-2. Особенности заполнения.

67. Оформление документов аттестации работников.

Вопросы для подготовки к зачету

по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

1. Государственные гарантии защиты прав работодателя при проведении проверок.

2. Деловая корреспонденция в работе кадровых служб.

3. Документирование оценки деятельности работника.

4. Документы как носитель информации и как средство реализации управленческих функций.

5. Законодательные акты о защите информации.

6. Информационно-справочные документы, их назначение, содержание, порядок оформления.

7. Информационные системы документационного обеспечения.

8. Компьютерные технологии в процессе документирования.

9. Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы документационного обеспечения управления и службы персонала с ответственными исполни-телями в структурных подразделениях.

10. Назначение и порядок ведения учетно-справочных карточек. Содержание и заполнение типовой формы Т-2.

11. Нормативно-законодательная база заключения договоров о материальной ответственности.

12. Нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией.

13. Обзор типичных нарушений трудового законодательства, выявляемых при проверке Федеральной инспекцией труда РФ

14. Организационные документы. Их назначение, структура, содержание, оформление утверждение.

15. Организация работы с кадровыми документами.

16. Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования.

17. Основные правила и этапы составления документов.

18. Основные реквизиты служебных документов.

19. Особенности заполнения унифицированной формы приказа о командировках.

20. Особенности оформления и использования телефонограмм, телеграмм, фельдъегерской связи.

21. Ответственность за состояние документального фонда. Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения.

22. Оформление докладных и объяснительных записок.

23. Оформление представления на поощрение работника. Правила составления приказов о поощрении и премировании.

24. Оформление продления ежегодного оплачиваемого отпуска.

25. Оформление стандартных форм, используемых при аттестации работника.

26. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Организация передачи дел в архив. Особенности передачи в архив документов по личному составу.

27. Понятие делопроизводства, история его появления.

28. Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования.

29. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

30. Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.

31. Порядок подведения итогов по результатам аттестации.

32. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.

33. Типовые формулировки приказов.

34. Порядок разработки и утверждения штатного расписания организации.

35. Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Правила выдачи дел или документов из дел.

36. Порядок уничтожения дел.

37. Почтовые программы.

38. Правила оформления документов по приему работников.

39. Правила оформления документов по увольнению работника.

40. Правила составления актов и протоколов.

41. Правила составления документов об отпусках, о командировании работников.

42. Правила формирования и оформления дел.

43. Правовые базы данных.

44. Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (пункты 1-4, 7, 8, 11, 13 части первой ст. 81 ТК РФ).

45. Придание документам юридической силы.

46. Процедура наложения дисциплинарного взыскания. Оформление приказа.

47. Разработка положения о порядке проведения аттестации.

48. Распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

49. Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

50. Современное деловое письмо, правила его оформления.

51. Согласование, подписание и утверждение документа.

52. Содержание и правила составления характеристики, рекомен-дации, рекомендательного письма.

53. Создание и порядок работы экспертной комиссии организации. Положение об экспертной комиссии. Порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.

54. Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом.

55. Состав кадровой документации в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

56. Составление и оформление внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела.

57. Составление отчета по контролю исполнения документов.

58. Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, подписание.

59. Техническое обеспечение кадровых подразделений.

60. Трудовые книжки и правила их ведения.

61. Формирование и ведение личных дел сотрудников.

62. Формирование и номенклатура дел кадровой службы.

63. Электронная система комплексной автоматизации документо-оборота – ЭСКАДО, SAP.

64. Электронные версии шаблонов документов.

65. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: