Тема 1. Основные принципы организации документооборота.
Организация документов- это правила в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Он является важным звеном ДОУ, т.к. определяется не только инстанция движения документа, но и скорость движения.
Документооборот- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправки. Существуют 3 формы работы с документами: 1централизованная –сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или 1-го сотрудника.2. децентрализованнная – противоположная форме 1,здесь каждое структурное подразделение 1-ой организации создает свою собственную службу для работы с документами. 3. смешанная- это самая распространенная форма, в структурных подразделениях выполняется все операции по созданию документа их систематизации, контролю, хранению и т.д.
Правила организации документооборота:1. максимальное сокращение инстанции прохождения документов 2.исключение или ограничение возвратных документов 3. максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документов должно быть оправдано.
В документообороте выделяют 3 потока: 1. входящие документы 2. внутренние документы 3. исходящие документы.
Схема прохождения исходящей документации: составлениепроекта документаàсогласование проекта документаàоформление документаàпроверка правильности оформления документаàподпись руководителяàрегистрация документаàпростановка даты и номер на документеà проверка правильности адресованияàотправка документа адресатуàподшивка второго экземпляра в дело.
Схема прохождения входящей документации:
Прием почты, проверка правильности адресования ->
Передача документов с пометкой «лично»
Вскрытие конвертов и проверка вложений
Предварительное рассмотрение
Передача
негеристрированной
документации
Расстановка отметки о поступлении на документе
Регистрация
Передача
структурному
подразделению
Передача документов руководителю
передача зам. Директору
Рассмотрение документов
Внесение сведений из резолюции в журнал
Передача документов исполнителю
Контроль исполнения
Подшивка документов в дело.
Учет объема документооборота.
Объем документооборота- это общее кол-во входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документа необходим для определения загрузки подразделения и отдельных работников. Эти данные используются при усовершенствовании документационного обеспечения управления и при решении вопроса о внедрении средств для обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы, предложения, заявки граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного разложения учитываются отдельно. Общее количество обозначаются дробью, где числитель оборот количество основных документов, а знаменатель количество экземпляров, копии документов. Каждый документ учитывается в организации один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений и рациональной организации рабочего дня сотрудника.
Организация доставки документов
Доставка документов определяется быстротой их обработки и исполнения. Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьером или секретарем. В крупных учреждениях используются технические средства. Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты, установлены число доставок документов в день, сокращено число операций по приему и передачи документов. Порядок доставки фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|