Понятие «документ». Характеристика функций, выполняемых документами. Классификация документов в зависимости от различных признаков

Информационная безопасность автоматизированных офисных систем

Ввиду активного распространения информационных технологий обеспечение информационной безопасности становится для коммерческих предприятий все более важным и актуальным. Среди основных проблем - сохранение данных, находящихся в информационной системе, от несанкционированного доступа третьих лиц. На сегодняшний день для хранения и обработки деловой информации широко используются автоматизированные системы трех классов: документально-архивные, информационно-поисковые и системы управления базами данных.

Утечка коммерческой информации

Понятие «документ». Характеристика функций, выполняемых документами. Классификация документов в зависимости от различных признаков

Всякое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Носителем информации выступает документ. Понятие «документ» многозначно, в зависимости от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Например, для историков – исторический источник, для юристов – способ доказательства, для ученых – носитель информации, а для специалистов в области управления – это, прежде всего, средство фиксации и передачи управленческих решений. Документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотозаписи и т.д. Документ изготавливается на специальном носителе (диск, бумага и т.д.).

Таким образом, документ обеспечивает фиксацию информации, тем самым, обеспечивая ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Т.о. документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Функция документа – целевое назначение, присущее документу.

Функция	Назначение
Информационная	Запечатление (фиксация), сохранение и передача информации
Социальная	Запечатление, сохранение и передача именно социальной информации. Социальная функция определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.
Коммуникативная	Передача информации во времени и пространстве. Организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры
Управленческая	Документы выступают как средство управленческой деятельности: - Стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы, в целом и каждого государственного учреждения в отдельности; - Обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социально роли; Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы, управления и сами оказывают воздействие на сферу управления
Правовая	Фиксация, закрепление и изменение правовых норм и правовых отношений
Учета	Количественная характеристика информации Регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственной, демографической и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля
Культурная	Закрепление и передача культурной традиции. Фиксация и закрепление полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе
Исторического источника	Изучается исторической наукой; становится историческим источником с момента его возникновения

Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, действующие постоянно (информационная, социальная, исторического источника).

Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов – это необходимое условие для проведения работ по их унификации (это приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию).

Документы классифицируются по:

- способу фиксации;

- содержанию или по видам деятельности;

- видам;

- степени сложности;

- месту составления;

- срокам исполнения;

- происхождению;

- степени гласности;

- юридической силе;

- назначению (стадиям создания);

- срокам хранения;

- наименованиям;

- способу передачи;

- технике воспроизведения;

- назначению;

- по степени обязательства;

- форме;

- приемам записи.

2.16. Каковы назначение и оформление реквизита «Отметка о заверении копии»? Какие существуют разновидности копий документов? Как оформляется список на рассылку документов? Охарактеризовать синтаксические ошибки, ошибки, связанные с незнанием структуры сложного предложения и нарушением специфики деепричастных оборотов

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: