Сделай Сам Свою Работу на 5

Формуляры образцы приводятся





· в стандартах;

· в инструкциях и регламентах;

· в методических пособиях по делопроизводству;

· в программах автоматизации делопроизводства;

· в книгах и учебных пособиях.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголо­вочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать спра­вочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартиза­ции документов.

По ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют сле­дующие реквизиты:

1.— Государственный герб Российской Федерации; 2— герб субъекта Российской Федерации; 3— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4— код организации; 5— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7— код формы документа; 8— наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10— наименование вида документа; 11 — дата документа; 12— регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 место составления или издания документа; 15 — адресат; 16— гриф утверждения документа; 17— резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20— текст документа; 21— отметка о наличии приложения; 22— подпись; 23 — гриф согласования документа; 24— визы согласования документа;



25 — оттиск печати; 26— отметка о заверении копии; 27— отметка об исполнителе; 28.— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30— идентификатор электронной копии документа.

 

10. Исковые заявления, жалобы. Особенности их оформления.

• Граждане России имеют правонаправлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.

Обращениябывают следующих видов:

· жалоба;

· заявление;

· предложение;

· петиция.

Жалоба— документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Жалоба может содержать:



• просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;

• критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий (или бездействия) которых произошло нарушение.

Обращения решаются:

• не требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 15 дней; '

• требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 1 месяца.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.

Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах, предназначенных только для фиксации обращений и жалоб: в журналах регистрации; на компьютере; в картотеках.

На обращении ставится: дата поступления;

входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа.

Штамп с входящим номером проставляется на нижнем поле первой страницы обращения (справа).

Обращения граждан могут быть поставлены на контроль. В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля — слово "КОНТРОЛЬ".

Работа по контролю за обращениями граждан возлагается должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.

Обращения граждан считаются разрешенными:

если рассмотрены поставленные в них вопросы;

по ним приняты необходимые меры;

даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.

В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:



краткое указание вида исполнения;

номер и дату ответного документа.

Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям. Ответ может быть дан:

в письменной форме;

в устной форме.

Исковые заявления подаются в арбитражный суд с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензион­ных сумм.

Подавая исковое заявление, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отправку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Исковое заявление должно быть письменным и подписано истцом или его представителем.

В исковом заявлении должны быть указаны:

а) наименование арбитражного суда, в который оно подается;

б) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;

в) цена иска, если иск подлежит оценке, и сумма, которую истец хочет вернуть, с подробным расчетом;

г) обстоятельства, на которых основаны исковые требования;

д) доказательства, подтверждающие основания исковых тре­бований;

е) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;

ж) требования истца со ссылкой на законы или иные норма­тивные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким от­ветчикам — требования к каждому из них;

и) перечень прилагаемых документов.

В конце искового заявления приводится перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий споров пере­чень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указы­вается в инструктивных письмах Высшего Арбитражного Суда РФ.

Если документы прилагаются в копиях, подлинники предъяв­ляются арбитру при слушании дела для обозрения. Помимо документов, к заявлению прилагаются квитанция об отправке искового заявления ответчику и соответчикам, а также платежное поручение об оплате государственной пошлины.

Протоколы, их разновидности. Требования к документу.

Протокол, документ в котором фиксируются ход обсу­ждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, обязательно перепечатывают и представляют на подпись председателю заседания и секретарю.

Возможен и такой вариант, когда протокол подписывают еще и члены комиссии.

В практике встречаются протоколы, составленные одним должностным лицом, например инспектором ГИБДД.

Протоколы оформляются на основе устных, рукописных, стенографических и диктофонных записей. При оформлении прото­кола часто учитываются справки, проекты решений; переписы­вать их не надо, а следует сослаться на их реквизиты. Протоколы различают краткие и полные. Краткие протоколы содержат назва­ние обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступаю­щих и принятые решения; остальные протоколы — полные.

В формуляр протокола включаются следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если есть); наименование организации или структурного подразделе­ния;

наименование вида документа; вид заседания, совещания; дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок; текст;

подпись председателя и секретаря.

Датой протокола является дата заседания. В формуляр включаются повестка дня и текст, в кото­ром последовательно излагаются ход обсуждаемых вопросов и принятие решений.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председа­теля, секретаря, а также всех присутствующих членов.

Если есть приглашенные, то и они могут быть ука­заны во вводной части. При этом следует указывать должность и организацию, которую они представляют. При большом количест­ве присутствующих на заседании или собрании указывается лишь общее число присутствующих. В таком случае можно к протоколу приложить список присутствующих.

Во вводной части содержится повестка дня.

Основной текст протокола подразделяется на пункты в соот­ветствии с вопросами повестки дня. Пункты оформляются по стандартной форме: «Слушали» — «Выступили» — «Решили».

Слово слушали пишется большими буквами после цифры, обозначающей номер вопроса, затем указывают долж­ность, инициалы и фамилию докладчика.

Слово выступили также пишется большими буквами. Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего. В протокол принято вносить краткую запись тех выступлений, которые содержат элемент новизны, критику, конструктивные предложения.

В разделе решили записывается принятое решение.

Если решение принято без обсуждения, то раздел выступили в протоколе опускается.

Затем протоколы и подлинники документов по вопросам, рас­смотренным на заседании, направляются для подшивки в дела.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного поль­зования, проставляется пометка «Аля служебного пользования» и указывается номер экземпляра

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года Протоколы совместных заседаний имеют со­ставные номера, включающие порядковые номера протоколов ор­ганизаций, принимавших участие в заседании.

Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривался, то в протоколе это обяза­тельно должно быть зафиксировано.

Выписка из протокола Формуляр «Выписки из протокола» имеет ряд особенностей. В реквизите «вид документа» указывается «Выписка из прото­кола». В трафаретной форме «Выписки» указываются «председа­тель», «секретарь», «присутствующие», «приглашенные» и полно­стью реквизит «повестка дня». Текст из протокола состоит из раз­делов СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ. В реквизите «подпись» указывается, кто протокол подписал, дается расшифровка подпи­си председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят. «Выписка» заканчивается «заверительной надписью».


12. Приказ по основной деятельности, разновидности, его реквизиты, порядок оформления.

Приказ правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

· приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

· приказы по личному составу (персоналу предприятия).

К приказам по основной деятельности относятся приказы: по организации работы предприятия;

финансированию; планированию; отчетности; снабжению; реализации продукции; другим производственным вопросам, например:

• о распределении служебных помещений;

• порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

• нарушении правил транспортировки грузов;

• создании рабочей группы по проекту;

• премировании сотрудников коммерческого отдела;

• мерах по улучшению пожарной безопасности.

Подготовка приказа включает стадии:

• изучения существа вопроса;

• сбор необходимых сведений;

• подготовка проекта приказа;

• согласование проекта;

• подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия , по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или бланке приказа.

Приказ должен иметь:

наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?".

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей; распорядительной.

В констатирующей частиуказывают основания издания приказа:

• нормативные документы государственных или муниципальных органов;

• решения совета директоров, общих собраний акционеров;

• производственная необходимость.

В распорядительной частиуказывают: "ПРИКАЗЫВАЮ"; "кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

 

13. Распоряжения, их реквизиты и правила оформления

Распоряжение— правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения организации составляютсяв основном по вопросам информационно-методического характера; повседневной административной, производственно-хоз. деятельности; связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и пр.

Распоряжение должно иметь:

· наименование вида документа;

· дату;

· номер;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

констатирующей;

распорядительной.

В констатирующей частиуказывают основания издания распоряжения.

В распорядительной частиуказывают: "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)";

"кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫ­ВАЮ)" опускают, указывая только действие,

Последний пункт распоряжения является, как правило, кон­трольным, т. е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением это­го распоряжения.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители ру­ководителя предприятия.

 

14. Приказ по личному составу, разновидности, его реквизиты, порядок оформления

Приказ по личному составу— правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения, перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании заявления работника и/или указания руководителя. ,

Приказ по личному составу объявляется работнику под роспись. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с...). По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

2. Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

о приеме — № Т-1;

о переводе на другую работу - № Т-5;

об увольнении — № Т-8.

Приказ должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок; текст; основание; подпись; отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются:

• фамилия, имя, отчество работника (полностью);

• наименование структурного подразделения;

• профессия (должность);

• условия приема на работу (характер работы).

Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе "основание" приказа об увольнении указываются доку­менты, послужившие причиной увольнения (заявление, объяс­нительная записка и др.), статья Трудового кодекса РФ, соот­ветствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

15. Кадровое делопроизводство . Документы по личному составу. Порядок оформления.

К документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

• приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;

• заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;

• трудовые книжки;

• личные карточки (ф. № Т-2, Т-2ГС);

• автобиографии;

• характеристики;

• аттестационные листы сотрудников;

• резюме;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

• ф. №Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу);

• ф. №Т-2 — личная карточка;

• ф. №Т-4 — учетная карточка научного работника;

• ф. №Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе;

• ф. № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

• ф. № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

• ф. № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

• ф. №Т-10 — командировочное удостоверение;

•ф. № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника.

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженно­сти по оплате труда обязательно требуется блок юридических до­кументов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (се­бестоимость). Этот блок включает следующие документы:

штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда

организации;

табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

личное заявление работника с визой руководителя;

приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознаком­лении.

Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в тру­довую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка;

пакет документов на увольнение:

личное заявление на увольнение с визой руководителя орга­низации;

приказ на увольнение с указанием причины и даты увольнения (с рас­пиской работника об ознакомлении);

второй экземпляр справки с указанием начислений и удер­жаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

копия трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Руководители организаций несут персональную ответствен­ность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.


16. Трудовая книжка. Правила оформления.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, под­тверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудо­вые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель, за исключением работодателей-физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в при­сутствии работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Та­кие записи производят на основании документа, подтверждающего рабо­ту по совместительству. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового до­говора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт Кодекса.

При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистри­руется в журнале. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обяза­тельная запись под очередным номером. Все записи производятся в точ­ном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и по­марок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должно­стного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.