ВИДЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ,

ОСОБЕННОСТИ ИХ СОЗДАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Сопроводительное письмо.Сопроводительное письмо представляет собой служебное письмо, использу­емое для отправки документов, не имеющих адресной части. Сопроводи­тельное письмо, как правило, прилагается к основному документу и содержит информацию, с какой целью направлен основной документ, а также что с ним нужно делать и в какие сроки. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения (основ­ного письма). В тексте сопроводительного письма могут содержаться дополни­тельные сведения (просьбы, пояснения), относящиеся к основному документу.

Текст сопроводительного следует начинать одной из следующих фраз:

· Представляем Вам - при направлении письма в вышестоящую организацию.

· Направляем Вам - при направлении письма в подведомственную орга­низацию.

· Высылаем Вам - при направлении письма в стороннюю организацию.

Можно использовать расширенные формы данных фраз, в которых обозначает­ся ситуация, в рамках которой происходит отправка письма.

Например:

· В соответствии с поступившим требованием предоставляем вам ...

· В соответствии с предварительной договоренностью направляем вам ...

Письмо-просьба.Письмо-просьба представляет собой письмо, имеющее целью получение информации, услуг или товаров, необходимых организации-автору.В таком письме обязательно должно присутствовать обоснование просьбы, а также изложение самой просьбы. При этом просьба, как правил излагается с помощью слова Просим:

· Просим Вас сообщить ...

· Просим Вас предоставить ...

· Просим вас организовать проведение тренинга...

Допускаются и другие формы изъявления просьбы: «Мы надеемся, что Вы найдете время рассмотреть ....». Однако необходимо помнить, что деловой стиль подразумевает ясность и точность изложения. А для этого конкретное слово просим подходит как нельзя лучше.

Допускается изъявление сразу нескольких просьб в рамках одного письма. В этих случаях используются переходные языковые обороты: «Кроме того, просим Вас...»

Письмо-запрос.Письмо-запрос представляет собой служебное письмо, направляемое адресату с целью получения от него каких-либо официальных сведений или документов.

В тексте такого письма, как правило, содержится обоснование необходимости предоставления требуемых материалов и непосредственно сам запрос. Обос­нование часто подкрепляется какими-либо правовыми актами, организаци­онными документами и т. п., то есть документами, подтверждающими право запроса.

Подписываются письма-запросы, как правило, либо непосредственно руково­дителем предприятия, либо его ответственным лицом.

Письмо-ответ.Письмо-ответ - это служебное письмо, составляемое и отправляемое в ответ на поступившее письмо-просьбу или письмо-ответ. По своей общей смысловой направленности письмо-ответ может быть либо положительным, либо отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться так называемый принцип языкового параллелизма - это когда в тексте письма-ответа используются те же языковые обороты и лексика, которые применялись в исходном инициативном письме (письме-запросе или письме-просьбе). В случае обнаружения ошибок в письме-просьбе (письме-запросе) их ни в коем случае переносить в письмо-ответ не нужно.

Довольно часто при составлении писем-ответов в них приводится ссылка на поступившее письмо. В составе реквизитов бланка специально для этого предусмотрен реквизит Ссылка на дату и номер поступившего доку­мента,для него определено свое место (реквизит за номером 13) .

Письмо-сообщение.Письмо-ответ - это служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо фактах и событиях, которые представляют взаимный интерес.

По своей сути письмо-сообщение может быть как инициативным письмом, так и ответом на поступившее ранее письмо-просьбу или письмо-запрос. При этом письмо-сообщение, как правило, состоит всего из нескольких предложений и начинается с обоснования или непосредственного изложения сообщаемой ин­формации:

· Доводим до Вашего сведения, что.

· Считаю своим долгом сообщить, что ....

Письмо-подтверждение.Письмо-подтверждение представляет собой служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов и других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, взаимные соглашения и т. д. При этом если подтверждается получение каких-либо документов, то в письме подтверждении необходимо их перечислить, а если подтверждается какая-либо договоренность - должна быть кратко изложена ее суть.

Ключевой языковой формулой, лежащей в основе данной разновидности служебных писем, является: Подтверждаем ... (получение документов..., согласи на ..., предварительное соглашение... и т. п.)

Информационное письмо.Под информационным письмом понимается служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Подобные письма, как правило, имеют типовой характер и используются для массовой рассылки.

Обычно информационное письмо подписывается руководителем предприятия. Объем подобных писем колеблется от нескольких абзацев, до нескольких страниц. Кроме того, информационное письмо может сопровождаться приложениями.

Гарантийное письмо.Гарантийное письмо - это служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. При этом гарантироваться могут самые разные услуги, обяза­тельства и т. п., например оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и выполнение работы.

В тексте гарантийного письма обязательно должна присутствовать юридически значимая языковая формула: Оплату (качество выполнения работ, поставку товара...) гарантируем. Именно данная фраза и является юридически значи­мым компонентом текста. При этом, если в гарантийном письме гарантируется оплата, в письме должны быть указаны банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда должны подписываться двумя лицами: руководи­телем предприятия и главным бухгалтером. Кроме того, гарантийные письма также заверяются печатью предприятия.

Письмо-извещение.Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о каких-либо пуб­личных мероприятиях (выставках, конференциях, семинарах и т. п.). Данное письмо может сопровождаться приложением, в котором, например, содержится анкета участника или программа мероприятия.

Письма-извещения, как правило, рассылаются в массовом порядке. В связи этим реквизит Адресатоформляется обобщенно или не оформляется совсем. Что касается подписи, то письма-извещения должны быть подписаны либо руководителем предприятия, либо его доверенным лицом, отвечающим за проведение соответствующего мероприятия. Письма-извещения могут также подписываться несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими предприятиями (организациями).

Письмо-приглашение.Письма-приглашения представляют собой разновидность писем-извещений. Отличительной особенностью писем-приглашений является то, что они могу оформляться не на бланке и иметь различный формат и цвет. Кроме того, при оформлении писем-приглашений принято использовать различные рисунки орнаменты и другие декоративные элементы

Письмо-предложение (коммерческое предложение).Под письмом-предложением понимается служебное письмо, направляемое по­тенциальному партнеру/клиенту с предложением о

сотрудничестве в той или иной форме. Именно в виде письма-предложения оформляются широко приме­няемые в деятельности коммерческих предприятий коммерческие предложе­ния.

Если письмо-предложение (коммерческое предложение) отправляется адреса­ту впервые, то в письме, помимо изложения сути самого предложения, должна присутствовать подробная информация об авторе-организации, отсылающей данное письмо.

Письмо-напоминание.Письмом-напоминанием называется служебное письмо, используемое в т случаях, когда какое-либо предприятие (организация) не выполняет взятые на себя обязательства или не соблюдает принятые соглашения по отношению предприятию-автору письма.

Состоит письмо-напоминание из двух частей. В первой части приводятся выдержки официальных документов, в которых обозначены соответствующие обязательства и/или договоренности, которые по каким-либо причинам не соблюдаются, а во второй части приводится просьба выполнить данные обязательства/соглашения.

Ключевыми фразами в письмах-напоминаниях являются фразы типа:

· Напоминаем Вам...

· Вторично напоминаем Вам...

· Ставим Вас в известность, что не выполнены Ваши обязательств по ....

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием санкций, которые будут приняты в случае дальнейшего невыполнения/несоблюдения принятых обязательств/соглашений. Например: В случае невыполнения Вами взятых на себя обязательств конфликт будет решаться в судебном порядке. С Вас будут взысканы все штрафы и издержки.

Письмо-требование.Письмо-требование представляет собой служебное письмо, имеющее целью заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру - в них обязательно указываются несоблюденные условия, невыполненные обязательства ссылками на документы, подтверждающие данные обязательства и условия, кроме того, излагается сложившаяся ситуация (вызванная невыполнение вышеуказанных обязательств) и формулируются угрозы в адрес корреспондента, пока обязательства не будут выполнены в такие-то сроки.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

· Требуем выполнить взятые на себя обязательства ...

· Требуем выполнения условий договора...

· Срочно требуем выполнить...

Построение угроз в адрес корреспондента может строиться следующим образом:

· В противном случае к вам будут применены штрафные санкции ...

· В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ...

· В противном случае договор будет считаться расторгнутым и ....

Письмо-благодарность.Письмо-благодарность, как это можно видеть из названия, представляет собой письмо, которое направляется организации, должностному лицу или гражда­нину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма подобного рода оформляются в свободной форме, но на бланке пред­приятия.

Письмо-поздравление.Письмо-поздравление - это служебное письмо, составляемое и отправляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями, связанными с адресатом (гражданином, организацией, предприятием, учреждением).

Письма подобного рода оформляются в свободной форме, причем необязатель­но на бланке предприятия. Допускается использование различных цветовых гамм, орнаментов, декоративных элементов оформления.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: