Справочно-информационная документация

Докладными записками являются документы, адресованные руководству (ад­министрации) какого-либо предприятия, организации или учреждения работ­никами или специалистами данного предприятия или организации и содержа­щие какие-либо предложения, вопросы к рассмотрению, факты и методы их предполагаемого решения, изложенные самим работником. Такие записки мо­гут быть составлены как по собственной (личной) инициативе самого работни­ка, так и по рекомендациям и требованиям непосредственного руководителя.

Как правило, основной целью докладных записок является доведение какой-либо информации (вопросов, предложений, решений и т. д.), составленной ра­ботниками, до сведения руководства (администрации) с целью получить реше­ние на содержимое записки.

В заголовке докладной записки должны содержаться следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, со­ответствующая дата, регистрационный номер, адресат, заголовок и само содер­жимое записки (основной текст).

Как правило, основной текст докладной записки состоит из двух смысловых частей - в первой части излагаются события, факты или иные поводы, послу­жившие причиной для данной записки, а во второй - аналитические соображе­ния по данному поводу, мнение самого работника о сложившейся ситуации и конкретные методы и предложения, которые он предлагает для решения.

Если записка составлена простым работником, то для ее утверждения ему не­обходимо поставить свою подпись в самом низу записки. А если же записка составлена руководителем (начальником) какого-либо структурного подразде­ления, то для ее представления в вышестоящую инстанцию (главному руководителю предприятия или организации) может потребоваться, кроме его подписи, еще и соответствующая печать.

Служебная записка.Служебной запиской является информационно-справочный документ, кото­рый может быть создан как простым работником, так и руководителем струк­турного подразделения, и предназначен для работника или руководителя другого структурного подразделения. Говоря проще, данный документ очень схож по своим функциям с докладной запиской, с той лишь разницей, что он является документом сугубо внутреннего характера (т. е. имеет хождение толь­ко внутри самого предприятия, организации или учреждения).

В какой-то мере служебные записки похожи на простую служебную перепис­ку, которую ведут работники и специалисты между собой внутри какого-либо предприятия или организации. Соответственно, содержимым служебной за­писки, как правило, являются вопросы и предложения производственного ха­рактера, связанные с различной хозяйственной, информационной, технической или какой-либо иной деятельностью данного предприятия или организации.

В верхней (заголовочной) части служебной записки отображаются следующие положения;

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер.

В основной части указывается причина создания данного документа (какое-то событие, происшествие, мероприятия и т. д.) и методы, способы и предложения самого адресуемого, предлагаемые для рассмотрения данного вопроса. В служебной записке должна быть обязательно зафиксирована подпись составителя(работника или руководителя структурного подразделения).

Доверенность.Доверенностью является специальный документ по личному составу, который содержит доверительную информацию, позволяющую какому-либо лицу (до­веряемому или поверенному) действовать от вашего (доверителя) имени в са­мых различных ситуациях - заключать или расторгать какие-либо документы, получать денежные суммы (зарплату, пенсию и т. д.) и т. п.

Ввиду всего этого доверенность обладает весомой юридической силой и долж­на быть правильно составлена, оформлена и заверена соответствующим долж­ностным (или юридическим) компетентным лицом.

Доверенность должна содержать полные паспортные данные (фамилию, имя, отчество, прописку и т. д.) как доверенного, так и доверителя, а также подроб­ное описание доверяемых действий. Срок действия составленной и утвержден­ной доверенности указывается при составлении.

Объяснительная записка.Объяснительной запиской, как следует из названия, является документ, объ­ясняющий и разъясняющий причины какого-либо происшествия, события или действия и адресованный работником непосредственному руководству (адми­нистрации) какого-либо учреждения, организации или предприятия. Такие документы служат работникам или специалистам для объяснения начальству каких-либо своих действий по отношению к какому-либо событию, происшест­вию или действию с их участием. Форма объяснительной записки является стандартизированной и выглядит следующим образом;

· Заголовочная часть (наименование структурного подразделения и вида документа, дата, регистрационный номер и сам заголовок, граммати­чески соответствующий содержанию записки).

· Основная часть (в которой отображаются причины (происшествия, события или какие-либо иные действия), послужившие причиной для возникновения данного документа, и объяснение своих действий в про­исходящей ситуации самим составителем).

Объяснительная записка обязательна для подписания самим составителем.

Предложение.Предложение представляет собой служебный документ наподобие докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по какому-то кон­кретному вопросу или конкретной проблеме. На основе предложений могут быть выполнены планы, программы, распорядительные документы и т. п.

При оформлении предложения обязательно простановка следующих реквизитов:

· наименование организации или структурного подразделения;

· слово ПРЕДЛОЖЕНИЕ (наименование вида документа);

· дата и регистрационный номер;

· заголовок к тексту;

· адресат (должностное лицо);

· непосредственно текст предложения;

· подпись.

Текст предложения может состоять либо из двух частей - обоснования и за­ключения (перечня предложений), либо только из одной части - перечня пред­ложений.

Заявление.Личное заявление - это специальный документ по личному составу, на осно­вании которого осуществляются взаимоотношения работника и предприятия или организации, в которой он состоит (или намеревается состоять) в штате.

Для того, чтобы быть принятым на работу, или, наоборот, уволиться, чтобы получить отпуск или повышение - для всего этого сотрудник пишет личное заявление. Именно на основании личного заявления между предприятием и бу­дущим работником составляется и заключается трудовой контракт (договор), который в четкой правовой форме регламентирует все аспекты взаимодействия (условия работы, размер заработной платы, права и обязанности сторон и т. д.) работника данного предприятия или организации.

Обычно текст заявления пишется от руки или набивается, а затем распечатывается на компьютере. Форма заявления стандартизирована, и его составление зависит непосредственно только от содержания (заявление об отпуске, об увольнении, о переводе на другую должность и т. д.).

Заявления имеют весомую юридическую силу, и поэтому в связи с возможными спорами и разбирательствами должны быть составлены согласно существующим нормам и правилам. Как правило, заявление потом визируется

Протокол.Протоколом является информационно-справочный документ, в котором содержится информация (запись) обо всем процессе обсуждения каких-либо вопросов и принятия решений различных коллегиальных (совещательных) органов и просто группы работников на заседаниях, конференциях, советах, собраниях и т. д.

В отличие от приказа, который является документом управления и подлежит неукоснительному исполнению, протоколы служат, скорее, для различных вспомогательных и служебных функций - они позволяют внимательно изу­чить все этапы принятия какого-либо решения, просмотреть различные докла­ды и мнения и т. д.

Протоколы имеют несколько классификаций, основной из которых является деление протоколов на Служебные протоколы (протоколы судебных, следс­твенных, административных, правоохранительных органов, протоколы фе­деральных органов исполнительной власти и т. д.) и Частные протоколы (все остальные виды протоколов). Как правило, заседания, собрания и прочие кол­легиальные мероприятия федеральных органов исполнительной власти, соб­рания акционеров и тому подобные подлежат обязательному протоколирова­нию.

Протоколы составляются и оформляются на основании стенографической, ау-диозвуковой (или прочей черновой) записи всего хода заседания, материалов, прилагаемых к самому заседанию (тексты выступлений, докладов, проектов д.), и фиксируются и стандартизированной протокольной форме, обычно протокол ведет и оформляет секретарь или какой-либо другой канцелярский работник, а ход заседания или собрания контролирует выборный (или назначенный) председатель.

Протоколы по стилю и форме содержания бывают двух видов: полные и краткие. В полном протоколе фиксируются полные версии всех выступлений и докладов, полная запись голосований и т. д. В кратком протоколе, как правило, записываются только фамилии выступавших, краткое описание их докладов и выступлений, сжатая форма голосований и т. д. То, какой вид протокола вести на ком-либо совещании или заседании, решает руководитель (председатель) данного совещательного (коллегиального) мероприятия.

Сама форма протокола стандартизирована и состоит из трех частей:

· Заголовок.

· Вводная часть.

· Основная часть.

Примечание

Если в процессе обсуждения или совещания использовались или утверждались ка­кие-либо прилагаемые документы, то к форме протокола добавляется четвертый пункт «Приложения», в котором находятся прилагаемые к протоколу документы.

В заголовке протокола указывается название предприятия, организации или учреждения, протокол заседания (собрания, совещания и т. д.) которого составляется в данный момент. Тип заголовка протокола должен согласовываться с типом данного составляемого документа (например, Протокол заседания прав­ления, Протокол сессии учредительного совета и т. п.).

Во вводной части фиксируются в алфавитном порядке фамилии и должности участников совещания (заседания, конференции и т. д.), а также в обязательном порядке должны быть зафиксированы фамилии секретаря (ведущего протокол) и председателя данного совещания (который ведет само совещание или заседание).

Примечание

Если состав всех участников совещания или заседания превышает 15 человек, то их фамилии во вводной части не указываются, а вместо этого делается отметка «Список участников прилагается» (сам список можно посмотреть в последнем пункте протокола под названием «Приложения»).

Далее следует «повестка дня», в которой, отсортированный по степени важности содержится список вопросов, подлежащих обсуждению на данном совещании или заседании. Вводная часть, как прави­ло, оформляется и выглядит абсолютно идентично (одинаково) как в полных протоколах, так и в кратких протоколах.

Основная часть, в свою очередь, состоит из трех разделов: «Слушали», «Высту­пили» и «Постановили (Решили)».

В разделе «Слушали» фиксируется информация о выступавшем (выступав­ших) участнике (участниках) совещания. Объем данной информации зави­сит от типа протокола - в кратких протоколах отображаются только фамилии докладчика (докладчиков) и темы их выступлений. В полных же протоколах приводится полная информация о докладчике (докладчиках) и полный текст его выступления. Если же текст выступления достаточно объемный или был представлен в письменном (или ином) виде, то делается отметка «Текст докла­да прилагается».

В разделе «Выступили» указываются фамилии только тех участников, кото­рые участвовали в обсуждении (голосовании) или обращались к докладчику (докладчикам) с какими-то вопросами или полемикой. В полных протоколах такие выступления (обращения) прилагаются в полном виде.

Наконец, в разделе «Постановили (Решили)» фиксируется решение или реше­ния, которые были достигнуты в ходе заседания или совещания. Во избежание неправильных (двояких) трактовок решений заседания данные решения фор­мулируются достаточно кратко и точно. Также под каждым решением (если таковых несколько) указывается информация о голосовании за его принятие или отмену (подсчитывается список голосовавших «За», «Против» и «Возде­ржавшихся»).

Протокол в финальной стадии утверждается председателем совещания или заседания и секретарем, которому было поручено его ведение. Также бывают случаи, когда для утверждения протокола требуются подтверждения (подписи, печати) каких-либо участников совещания или заседания.

Акт.Актами являются информационно-справочные документы, которые призваны описывать и подтверждать какие-либо факты, события или иные действия. На данный момент существует достаточно большое количество типов и видов ак­тов, различающихся с точки зрения их назначения и содержания - акты сдачи-приемки работ и ценностей, акты обследований, акты испытаний и т. д.

Наиболее часто используемые акты:

· акты приема-передачи денежных средств, дел и других ценностей;

· акты инвентаризации;

· акты расследования происшествий, аварий и несчастных случаев;

· акты ликвидаций и реорганизаций предприятий, учреждений и организаций;

· акты приема-сдачи материальных ценностей, документов;

· акты ревизии и проверки;

· акты испытаний систем, технологий и образцов;

· акты сдачи-приемки работ, материальных ценностей, документов;

· акты обследований состояния техники безопасности и противопожарной безопасности, различных результатов деятельности, условий труда и т.д.

Акты составляются группой лиц (минимум из 2-х человек), которые являются компетентными в данном вопросе.

Акты являются достаточно полезными и информативными документами, так как позволяют определить и оценить реальное положение дел в той или иной ситуации. Главным требованием, предъявляемым к актам, являются объективность и четкость оформления, отсутствие ненужных или не относящихся к данному вопросу описаний.

Форма акта состоит из трех основных частей:

· Обязательная часть;

· Вводная часть;

· Основная часть.

Обязательная часть содержит официальное наименование предприятия, организации или учреждения; название вида документа; дату и регистрационный номер документа; место составления акта; заголовок акта; подписи и печати.

Вводная часть содержит ссылки на какие-либо документы, послужившие основанием для данного акта, а также информацию о составе комиссии.

Основная часть содержит саму суть данного акта – цели, задачи, подробное описание проведенной работы и установленные факты, а также результаты работы комиссии – выводы, заключения, предложения. В конце основной части указываются количество экземпляров составляемого акта и их физическое местонахождение. Количество копий не регламентируется.

Акт считается законным только после его подписания и утверждения всеми членами комиссии, включая председателя.

Сводка.Сводкой является информационный документ справочного типа, который содержит информацию о каком-либо вопросе, взятую из разных источников.

Обычно в сводке отображается информация на какую-то заданную тему, и источники, из которых берется информация в данную сводку, должны иметь общую тематическую направленность, соответствующую теме сводки.

Сводка по смысловому значению очень похожа на некую специфическую справку, которая состоит из нескольких справок.

В обычном виде содержание сводки выполняется в виде таблицы, в верхней части которой отображается заголовочная часть (наименование структурного подразделения, наименование вида документа («сводка»), дата и регистраци­ей номер документа, адресат).

Как правило, сводка подписывается либо самим составителем, либо руководителем структурного подразделения, реже (для адресации сводки в другую организацию, учреждение или предприятие) - главным руководителем организации или предприятия

Заключение.Заключением является информационно-справочный документ, который содержит какие-либо выводы, резолюции, заключения или мнения организаций, специалистов или каких-либо комиссий, которым представлено данное заключение на рассмотрение. Как правило, заключения составляются на определенные типы представляемых документов:

· различные проекты (постановлений, положений, инструкций и т. д.);

· научные и исследовательские работы (диссертации, статьи, дипломные работы, доклады, отчеты и т. д.);

· проекты стандартов и анализирование представленных данных и т. д.

Заключениями выносятся какие-либо оценки на предоставленный материал. Например, после ознакомления с какой-либо дипломной работой соответствующие компетентные лица, которым была предоставлена данная дипломная работа, составляют заключение, в котором фиксируют свои замечания, исправления или предложения. Если же таковых не оказалось, делается запись «По проекту ... замечаний нет».

Схематично форму заключения можно разделить на три основные части:

· Заголовочная часть (наименование вида документа, дата и регистраци­онный номер данного документа и т. д.).

· Обстоятельная (вводная) часть (в которой излагается, собственно, суть самого документа).

· Заключительная часть (в которой излагается специфическая оценка (замечания, предложения, исправления, дополнения и т. д.) представ­ленного документа).

Отзыв. Отзыв является по назначению близким к заключению документом. Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Вцелом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень.Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть либо самостоятельным документом, либо (что встречает­ся чаще) быть приложением к какому-либо другому документу. Текст таблицы чаще всего оформляется в виде таблицы. Порядок составления перечней опре­деляется их спецификой, а также имеющимися инструкциями и указаниями.

Ели перечень выступает в качестве самостоятельного документа, то он должен быть оформлен с титульным листом, на котором должны быть указаны: наиме­нование документа (ПЕРЕЧЕНЬ), заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения.

Список.Под списком принято понимать документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информи­рования или регистрации.

Оформление списков производится аналогично оформлению перечней. Отли­чие заключается в том, что текст списка представляется в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами

Справки.Справка - это специальный информационно-справочный документ, который призван описывать и подтверждать те или иные факты или события. В современном делопроизводстве используются справки двух основных типов:

· Общие справки (такие справки описывают и подтверждают какие-либо производственные факты или события, связанные с основной деятельностью какого-либо предприятия или организации).

· Индивидуальные справки (справки данного типа содержат под­твержденные юридические сведения о сотрудниках - их должности, место работы, оклады и т. д.).

Такжесправки подразделяются на внешние и внутренние. Внешние справки, как правило, предназначены для представления их в какие-либо вышестоящие или контролирующие инстанции, в то время как внутренние имеют хождение только внутри данной организации или предприятия и предназначены для ознакомления руководству (администрации) того предприятия или организации.

В тексте справки, как правило, содержится утверждающая информация са­мого различного толка, а также, что бывает достаточно часто, информация, которая послужила основанием данной справки - какие-либо предшествующие события, факты или действия.

Внутренняя справка обязательна для подписания руководителя структур­ного отделения, сотруднику которого она предназначена, внешние — обяза­тельны для подписи главного руководителя данной организации, предпри­ятия или учреждения.

Примечание

Если в справках содержатся какие-либо финансовые сведения, то для их утверж­дения обязательна подпись и печать главного бухгалтера организации или пред­приятия.

Командировочное удостоверение.Командировочным удостоверением является специальный документ по личному составу, который выдается сотруднику при направлении его в какую-либо командировку и в котором определены все его возможности и полномочия в течение всего командировочного цикла.

Под командировкой понимается временная отлучка (отбы­тие, отъезд) какого-либо определенного работника в какое-либо место за пределами его работы (другая организация, учреждение, предприятие, го­род, страна, область и т. д.) с целью выполнения поставленной перед ним задачи.

Командировочное удостоверение является официальным документом, который подтверждает факт пребывания сотрудника в каком-либо ко­мандировочном пункте. Ввиду этого все записи и отметки в данном доку­менте должны сопровождаться подписями и, если есть такая необходи­мость, соответствующими печатями. Основанием для выдачи сотруднику командировочного удостоверения является приказ о направлении данного сотрудника в командировку, подписанный и заверенный соответствующи­ми лицами.

Деловая переписка

Общие положения.

Деловая переписка занимает одну из самых главных ролей в экономической деятельности предприятия. Посредством деловой переписки в значительной степени осуществляется взаимодействие между предприятиями.

Деловую переписку можно условно разделить на три класса:

· Официальные деловые письма;

· Частные деловые письма;

· Письма, относящиеся к внутренней переписке предприятия.

К классу официальных деловых писем относятся 15 различных видов деловых писем, имеющих юридическую силу и оформляемых по определенным правилам:

1. Сопроводительное письмо;

2. Письмо-просьба;

3. Письмо-запрос;

4. Письмо-ответ;

5. Письмо-сообщение;

6. Письмо-подтверждение;

7. Информационное письмо;

8. Гарантийное письмо;

9. Письмо-извещение;

10. Письмо-приглашение;

11. Письмо-предложение;

12. Письмо-напоминание;

13. Письмо-требование;

14. Письмо-благодарность;

15. Письмо-поздравление.

По отношению к официальным деловым письмам применяется абсолютно ясный и четкий распорядок: на какие письма требуется ответ, а на какие письма ответ не обязателен.

Требования к структуре и оформлению деловых писем

При оформлении деловых писем рекомендуется придерживаться следующих правил:

Письмо должно создаваться на стандартном листе формата А4 или близком к нему;

Текст письма следует располагать лишь на одной стороне листа бумаги. Если письмо занимает несколько страниц, на каждой странице, кроме первой, можно расположить верхний колонтитул с названием предприятия и кратким пояснительным текстом. На последнем листе многостра­ничного письма должно располагаться не менее 4 строк основного текс­та (без учета следующей за ними подписью и т. п.).

Для написания деловых писем рекомендуется использовать шрифт Times New Roman (или близкий к нему по виду) размером 12 р1. Ис­пользовать полуторный междустрочный интервал.

Допускается использование выделения жирным шрифтом или курсивом наиболее важных по смыслу фрагментов текста, терминов и понятий.

Допускается применение приемов компьютерной верстки — отступов, списков, обтекания текстом рисунков и т. п.

Для официальных деловых писем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо применять одни из следующих бланков: общий бланк предприятия (с угловым или продольным расположением реквизитов), бланк должностного лица предприятия с продольным расположением реквизитов, бланк структурного подразделения предприятия с про­дольным расположением реквизитов.

Общая структура делового письма выглядит следующим образом:

· приветствие;

· обращение к адресату;

· лид-абзац, состоящий, как правило, из одного предложения (начальный абзац делового письма, передающий общую смысловую направленность письма, например: Этим письмом ставим вас в известность );

· заключительная формула вежливости;

· подпись отправителя (если нужно — печать);

· постскриптум (необязательно).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: