Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа необходим для получения некоторыми документами законной юридической силы.

Как правило, такими документами являются организационно-правовые документы (уставы, правила, положения, инструкции и т. п.), а также различные производственные документы служебного характера (планы, отчеты, акты и протоколы).

Подобные документы могут подписываться (утверждаться) как одним соответствующим лицом (руководителем организации), так и коллегиально ( решением совета, заседания и т. д.).

Гриф утверждения документа отображают в правом верхнем углу документа. Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают на одном уровне.

Резолюция

Резолюцией называется поручение руководителем организации, учреждения или предприятия каких-либо действий соответствующим работникам. В резолюции должны содержаться:

· фамилия (фамилии) сотрудников, которым предназначены данные поручения;

· содержание самих поручений с возможным разъяснением;

· срок исполнения данных поручений;

· подпись самого руководителя и текущая дата.

Заголовок к тексту

В заголовке к тексту содержится, как правило, краткое содержание самого документа. Например, приказ - «О назначении какого-либо сотрудника»; план – «Внедрения компьютерных технологий в производство на II квартал 2006» и т. д.

Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о том, что исполнение документа контро­лируется службами документационного обеспечения управления.

Обычно такая отметка ставится в правой верхней части документа штампом «Контроль».

Текст документа

Текстом является основная часть документа, в которой отображается содержание самого документа. В зависимости от типа и вида документа выбирается один из возможных видов текста - обычного связанного изложения, текста-трафарета (шаблона), анкеты или таблицы. Например, тексты распорядительных документов (приказов, решений, постановлений, распоряжений, указов и т. д.) состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей указываются предпосылки (причины, основания) возникновения данного документа, а в распорядительной - фиксируются соответствующие распоряжения по данному вопросу. В текстах организационно-правовых документов содержание, как правило, разбивается на несколько разделов и пунктов, которые, в свою очередь, делятся на подразделы и подпункты.

Тексты информационно-справочных документов (различные виды писем, служебные записки, докладные записки, справки, протоколы и т. д.) состоят из нескольких (обычно двух-трех) смысловых частей, каждая из которых имеет свое назначение: в первой публикуются основания и причины - предпосылки для возникновения данного документа — во второй перечисляются методы и способы решения данной ситуации и т. д.

Отметка о наличии приложения

Данный реквизит проставляется, если к какому-либо документу прилагаются сопутствующие или методические документы, используемые в процессе работы над созданием документа. Эту отметку располагают в самом низу документа, под основным текстом с левой стороны. Внешний вид реквизита зависит от прилагаемых документов. Например:

Приложение: Договор об аренде № 28 от 12.05.05 на 5 л. в 3 экз.

Или

Приложение № 3 на 2 л. в 1 экз.

Подпись

Данный реквизит является одним из основных реквизитов, предоставляющих документу законную юридическую силу. В этом реквизите должны содержаться:

· наименование должностного лица, подписавшего документ;

· личная подпись этого лица;

· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ подписывается несколькими лицами одного ранга (равны должностей), то их подписи располагают на одном уровне.

Если же документ подписывается несколькими лицами разных рангов, то подписи фиксируются в вертикальной последовательности (сверху вниз - одна под другой), по убыванию должностей в служебной иерархии.

Гриф согласования документа

Этот реквизит проставляется в тех случаях, когда документы направляются для рассмотрения, оценки или анализа в другие организации или предприятия. Гриф согласования документа может удостоверяться либо подписью руководителя организации, в которую был предоставлен для рассмотрения данный документ, либо каким-либо документом той же организации, принятым коллегиальным путем (советом, заседанием, совещанием). Соответственно данный документ может оформляться двумя вариантами.

Виза согласования документов

Виза согласования документа свидетельствует о согласовании какого-либо документа внутри самой организации, предприятия или учреждения.

Как правило, визирование документов происходит до их полного или окончательного утверждения для того, чтобы в случаях возникновения возможных замечаний в процессе согласования эти замечания были учтены в финальной версии документа. Данный документ должен содержать:

· должность визирующего лица;

· личную подпись этого лица;

· расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

· текущую дату.

Оттиск печати

Данный реквизит является одним из основных реквизитов (наряду с подписью и некоторыми другими), предоставляющих документу законную юридическую силу. Как правило, печатью заверяют подлинность какой-либо подписи на документе, связанном с финансовыми, материальными или юридическими моментами решения какого-либо вопроса.

Необходимость нанесения данного реквизита определяется различными нормативными и правовыми актами государственного и частного характера. Рекомендуется оттиск печати ставить в непосредственной близости от подписи на документе, но при этом, не захватывая ее.

Отметка о заверке копии

Отметка о заверке копии необходима для того, чтобы данная копия документа была обеспечена законной юридической силой. Копии документов сами по себе, являясь точным воспроизведением какого-либо документа, содержат абсолютно такую же информацию, что и в оригинале, но при этом незаверенная копия не считается официальным документом и не имеет юридической силы.

Копии документов (так же как и выписки из документов) заверяются соответс­твующими уполномоченными работниками. Это могут быть сотрудники нота­риальных контор (нотариусы, юристы и т. п.), могут быть руководители струк­турных подразделений, в чьем ведомстве находились заверяемые документы или главные руководители предприятий или организаций.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе ставится в тех случаях, когда для дальнейшего рас­смотрения документа может понадобиться информация о самом исполнителе (составителе, авторе) данного документа. Этот реквизит содержит фамилию и инициалы исполнителя, а также номер его телефона (стационарный, или сото­вый, или оба сразу).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Такую отметку ставят на исполненном (решенном) документе перед тем, как подшивать его в дело. Данный реквизит должен быть подписан и датирован са­мим исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, к которому он принадлежит. В состав реквизита входят:

· сведения об исполнении документа (краткое описание исполнения или ссылка на какой-либо документ, удостоверяющий факт исполнения);

· пометка «В дело»;

· номер дела, в которое будет определен исполненный документ для хра­нения.

Отметка о поступлении документа в организацию

Данным реквизитом фиксируется факт поступления в какую-либо организа­цию или предприятие документа, необходимый для его дальнейшего использо­вания и исполнения. Как правило, реквизит может проставляться как от руки, так и специальным штампом.

Реквизит должен содержать наименование организации (или структурного подразделения), принимающей документ, порядковый номер документа (при­сваиваемый при поступлении), дату поступления документа в организацию, а при необходимости – время (часы и минуты) поступления.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: