Словарь терминов, применяемых в делопроизводстве

Автор документа— физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант — отправитель.

Адресат — получатель.

Аккредитив — документ, содержащий распоряжение одного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.

Акт— документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Архивное дело— отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архив (Ндп. архивохранилище¹)— организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивный документ— документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд— совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Бланк документа— набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Ведомость— перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).

Вид письменного документа— принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

¹ «Ндп.» — согласно ГОСТ Р 51141-98 недопустимый к применению термин — синоним. Архивохранилище (Ндп. архив) — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Приложения

Виза официального документа— реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Входящий документ— документ, поступивший в организацию.

Выписка из документа— копия части текстового документа.

Гарантийное письмо— письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.

Гриф— реквизит, указывающий на особый характер содержания официального документа.

Дело— 1) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную; 2) единица хранения письменных документов вархиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое (синоним — служебное) письмо— вид официального документа, направляемого от имени организации в адрес другой организации или частному лицу и наоборот.

Делопроизводство— отрасль деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения. Равнозначен ему термин-синоним «документационное обеспечение управления (ДОУ)».

Директивный документ— документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность— документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор— документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка— документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ; документированная информация— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ,

Документирование— запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Делопроизводство

Документооборот — 1) движение документов в организа-ци с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов организации за определенный период времени.

Досье — совокупность документов, относящихся к одному какому-либо делу.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания документа, факта, события, например: служебная, памятная, докладная, объяснительная.

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) илинаправить предложение на поставку товара.

Инвентаризационная опись(ведомость) — перечень имущества организации с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости.

Индекс дела; номер дела— цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Инициативный документ (письмо)— документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция— правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, отдельных должностных лиц, работников.

Исходящий документ; отправляемый документ— официальный документ, отправляемый из учреждения.

Классификация документов— деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Ключевые слова — стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.

Коммерческое письмо— название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.

Приложения

Консервация документа— предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Копия— точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенное.

Корреспондент — организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.

Лицевой счет— бухгалтерский документ, отражает передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

Личное дело— дело, включающее документы о каком-либо работнике организации.

Машиночитаемый текст— документ, использование которого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.

Наименование документа— обозначение вида письменного документа.

Накладная— документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд— документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и орасчете причитающейся им зарплаты.

Номенклатура дел— систематизированный перечень, заголовок дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер входящего письма— регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма—. регистрационный номер документа, проставляемый отправителем (адресантом).

Нормативныедокументы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы— документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой

Делопроизводство

продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).

Объяснительная записка— документ, в котором работник организации объясняет причины невьтолнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, правил или устного указания руководителя.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ— вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационные документы— документы, определяющие статус (организационно-правовую форму) учреждения, предприятия и порядок его работы.

Оригиналдокумента — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки— отметки о степени открытости, конфиденциальности (секретности), срочности исполнения документов.

Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя.

Официальные документы— документы, созданные юридическим или физическим лицом иоформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Оформление дела— комплекс работ по описанию дела, по подготовке обложки, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление документа— проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Письмо— обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, а также между организациями и частными лицами.

Приложения

Подлинник — 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.

Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номера листа (страницы) документа.

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности учреждений, предприятий, их структурных подразделений.

Предложение (оферта) — письменное заявление от имени организации, адресованное другой организации, о готовности заключить с ней договор на определенных условиях.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении персонала, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации.

Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невьтолнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Программа — документ, излагающий основные направления работы организации или предприятия на определенный период времени.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения и согласования с заинтересованными должностными лицами.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Расписка—документ, подтверждающий получение каких-либо денежных или материальных ценностей.

Распорядительные документы — документы, в которых фиксируются решения в учреждении, на предприятии административных и организационных вопросов.

Делопроизводство

Распоряжение — правовой акт, издаваемый в организации по оперативным вопросам единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер докумунта — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, реестр описей).

Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты — информационные элементы служебного документа, его составляющие.

Реквизит переменный — реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Реквизит постоянный — реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Рекламационное письмо — письменное заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или вышестоящей руководящей инстанцией; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования — принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

Приложения

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо— письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Справка — документ, содержащий ответ на запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного и многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила оформления документов, осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам иправилам их нанесения.

Стандартизация— деятельность по установлению правил и характеристик вцелях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах управления производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Счет— документ, вкотором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель— перечень каких-либо показателей, составленный вопределенном порядке (например, табель форм документов).

Таблица— форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размещены по графам.

Телеграмма— вид служебного документа, переданного по телеграфу.

Телекс— телеграмма, посланная по телетайпу.

Телефонограмма— обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых всвязи с особым способом передачи текста — по телефону.

Техническая документация — обобщающее название конструкторской и технологической документации, отражающей результаты проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и соору-

Делопроизводство

жений, а также процессов изготовления изделий промышленного производства.

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам.

Трафаретизация — способ унификации текстов документов, состоящий в разделении содержащейся в них информации на постоянную, закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа), вносимую непосредственно при оформлении документа.

Указание — распорядительный документ, издаваемый в учреждениях, на предприятиях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов органов управления.

Унификация — установление единообразного набора форматов бумаги, элементов текста, реквизитов или размещения как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.

Унифицированная система документации (УСД)— система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД)— совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.

Факсимиле — воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанной от руки, а также клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Физическое лицо— лицо, обладающее гражданскими правами и подлежащее ответственности за нарушение гражданских обязанностей.

Приложения

Формирование дел— группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Формуляр документа— набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности .

Формуляр-образец документа— модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Характеристика — документ, выдаваемый администрацией организации своему работнику.

Циркулярное письмо— письмо, направленное вышестоящей организацией в несколько адресов.

Экспертиза ценности документов — определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа— свойство официального документа, обеспечиваемое действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа управления и установленным порядком оформления.

Юридическое лицо— учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула(документа) — слово, словосочетание, предложение, организующие основной текст и характерное для конкретных видов документов. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении ... банка».

Делопроизводство

Приложение 2

Типовое положение о канцелярии

1. Общие положения

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документа
ми в организации и является ее самостоятельным структурным
подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, под
чиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Заведующий канцелярией назначается и освобождается
от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством;
распорядительными актами государственных и вышестоящих

организаций;

Уставом данной организации;

Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководителем организации;

Положением о канцелярии.

2. Основныезадачи н функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение чет
кой организации работы с документами.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию воз
лагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве организации и контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.

Приложения

2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Секретариат— подразделение канцелярии, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняет следующие основные функции:

рассматривает и подготавливает к докладу руководству организации поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя организации проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;

обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации;

производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них, контролирует исполнение принятых решений;

составляет сводную номенклатуру дел организации и представляет ее руководству на утверждение;

осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. д.).

Экспедиция—подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции.

Экспедиция выполняет:

прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям организации;

доставку документов в структурные подразделения;

обработку и отсылку отправляемых документов;

количественный учет документооборота.

Подразделение по учету н регистрации корреспонденции:

осуществляет учет и регистрацию документов;

ведет контроль за оформлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям);

Делопроизводство

осуществляет формирование и ведение справочно-информа-* ционного массива;

осуществляет учет документов «для служебного пользования» и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях;

производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии;

составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив организации.

Подразделение по контролю исполнения:

осуществляет контроль за своевременным исполнением документов. Информирует руководство организации о ходе исполнения документов;

осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;

анализирует контроль исполнения документов и подготавливает соответствующие справки для руководства.

Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложений граждан:

осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложений и жалоб граждан;

готовит на рассмотрение руководству организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;

осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает граждан о результатах их рассмотрения руководством;

обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков;

организует прием граждан руководством организации.

Группа оформления документов:

осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;

производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста.

Копировально-множительное бюро:

выполняет копирование и тиражирование документов;

Приложения

подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.

Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

подготавливает дела к передаче на хранение в государственный архив.

3. Права, обязанности и ответственностьзаведующего канцелярией:

3.1. Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью
канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотрен
ных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

3.2. Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенство
ванию работы делопроизводственной службы организации (струк
тура службы, новые информационные технологии и т. п.).

3.3. Осуществляет и контролирует внедрение новых стандар
тов, норм, правил в отношении организации работы службы и
оформления документов.

3.4. Организует и проводит мероприятия по повышению ква
лификации работников канцелярии и специалистов организации
в области документационного обеспечения управления.

3.5. Заведующий канцелярией определяет круг вопросов, вхо
дящих в обязанности работников канцелярии исходя из задач и
функций подразделения.

3.6. Заведующий канцелярией имеет право:

требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству организации, а также информацию о выполнении заданий руководства организации;

привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства организации.

3.7. Заведующий канцелярией несет ответственность за пра
вильный подбор и расстановку работников, за своевременное и
квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий,
за порядок и дисциплину в канцелярии.

Делопроизводство

Приложение 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ организации

00.00.0000 № 00 (подпись) И.О.Фамилия

_ 00.00.0000

Гсекретаря-референта I

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалис
тов организации, принимается и увольняется приказом гене
рального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно ге
неральному директору организации.

1.3. Основными задачами секретаря-референта являются
организационное и документационное обеспечение деятельно
сти генерального директора¹.

1.4.В своей деятельности секретарь-референт руководству
ется:

— действующим законодательством Российской Федерации;

— Уставом организации;

—■• Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);

— положениями о структурных подразделениях организации
и службе ДОУ;

— приказами (указаниями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, рас
пределение обязанностей между заместителями генераль
ного директора, фамилии, имена, отчества руководителей

Выделенное здесь и далее жирным шрифтом в тексте должностной инструкции является на сегодня наиболее актуальным в деятельности секретаря-референта.

Приложения

структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управлен
ческих документов;

- правила орфографии и пунктуации;

- Инструкцию по документационному обеспечению управ
ления организации;

- правила эксплуатации организационной и вычислитель
ной техники;

- деловой этикет, этику делового общения;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защи
ты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма (в том числе на иностранном
языке), проекты распорядительных документов, вести
протоколы;

- переводить служебную переписку на иностранный язык
коммерческого партнера;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD,
EXCEL, LOTUS;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной свя
зи и электронной почте, выполнять копировальные рабо
ты;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры;

- на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять
. работу по документационному обеспечению кадровой де
ятельности организации (оформление приказов по лично
му составу, оформление трудовых договоров и другой кад
ровой документации);

- работать с документацией конфиденциального характера.

Делопроизводство

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является докумен-тационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просмат
ривает поступившие документы, проводит их регистрацию,
выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения,
готовит их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие докумен
ты,

2.3. По указанию генерального директора планирует его
рабочий день, корректирует его и помогает его выполнению.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения до
кументов и устных поручений генерального директора руко
водителями структурных подразделений; информирует его о
состоянии исполнения поручений.

2.5. Готовит по поручению генерального директора проек
ты документов, согласовывает их с руководителями структур
ных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визиро
вания, наличие и комплектность приложений) исходящих до
кументов, переданных структурными подразделениями на под
пись генеральному директору.

2.7. Готовит по поручению генерального директора про
екты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполня
ет их редактирование, организует перепечатку и считку этих
документов.

2.8. Еженедельно готовит для генерального директора ин
формационные сводки о публикациях в прессе, связанных с
направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных)
изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним
и информирует генерального директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной
генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. Участвует в работах по совершенствованию докумен-

Приложения

тооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.

2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку
совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Организует выполнение указаний и поручений гене
рального директора по бронированию номеров в гостиницах, за
казам авиа- и железнодорожных билетов, размещению коман
дированных.

2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посе
тителей, самостоятельно решает вопросы о возможности при
ема.

2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в ар
хив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на
уничтожение документов.

2.16. Оказывает методическую помощь в работе секрета
рей (или работникам, выполняющим функции секретаря) струк
турных подразделений.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления
и сроков подготовки и отправки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служеб
ного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать
его в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений необхо
димые материалы, а также объяснения о причинах задержки
выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на испол-

Делопроизводство

нение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, под
готовленных с нарушением установленных правил их состав
ления и оформления.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на
подпись генеральному директору.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
улучшению документационного обеспечения деятельности орга
низации, совершенствованию форм и методов управленческо
го труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных усло
вий для выполнения служебных обязанностей и сохранности
документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими закрытый харак
тер.

4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапла
нированными посещениями граждан, телефонными звонками.

4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и по
ощрениях работников секретариата.

4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчи
ненных сотрудников.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представляемых на подпись ге
неральному директору.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должност
ным обязанностям.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений,
имеющих закрытый характер.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, Инструкции
по документационному обеспечению управления организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав,
а также использование их в личных целях.

Приложения

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: