Компьютеризация делопроизводства
Панель Office является своего рода «пультом дистанционного управления», с помощью которого можно запускать приложения, открывать заранее созданные шаблоны, настраивать программы или запускать любые другие приложения и утилиты. Панель Office представляет собой набор панелей инструментов с настраиваемыми кнопками, расположенных вдоль верхней, нижней или боковой стороны экрана. Чтобы выполнить с панели какую-либо команду или запустить приложение, достаточно нажать кнопку с изображением нужной программы. Состав кнопок на панели полностью настраивается пользователем, который по своему усмотрению может добавлять, удалять или переставлять кнопки (рис. 8.1).
Рис. 8.1. Внешний вид панели Office
Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым документом осуществляется любым из четырех способов:
• нажатием кнопки Пуск и выборки имени программы в папке Программы;
Делопроизводство
• щелчком по значку программы на панели Office;
• открытием шаблона документа;
• двойным щелчком на имени файла, содержащего до кумент Office, в Проводнике Windows или Microsoft Outlook.
Например, запуск Microsoft Word с помощью кнопки Пуск производится следующим образом:
1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач (кнопка Пуск расположена в левом нижнем углу экрана).
2. Выберите папку Программы и найдите в ней Microsoft Word. Программы, входящие в состав Office, перечисле ны в алфавитном порядке.
3. Щелкните на программе Microsoft Word. Открывается окно приложения Microsoft Word, изображенное на рис. 8.1. Если нужно создать конкретный деловой документ, но при
этом неясно, какое именно приложение Office следует для этого использовать, можно вьшолнить в меню Пуск команду Создать документ Microsoft Office (New Office Document) или же нажать кнопку Создать документ (Start A New Document) на панели Office. Это позволяет просмотреть разнообразные типы разработанных заранее документов, шаблонов и открыть именно тот, который нужен. Шаблоны позволяют сосредоточить внимание на информации, которую необходимо представить в документе, и избавиться от длительного процесса разработки внешнего вида и форматирования (рис. 8.2).
Каждое приложение Office содержит несколько полезных шаблонов документов, которые можно открыть непосредственно из окна диалога Создание документа (New).
Запуск приложения Office с использованием шаблона документа осуществляется следующим образом:
1. Нажмите кнопку Пуск и выполните команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога с несколькими вкладками, каждая из которых соответствует определенному типу шаблонов. В окне диалога также имеется область предварительного просмотра, где
Компьютеризация делопроизводства
|
|
|
|
|
|
| спяйп Поавка
| Вид
| Вставка i
| фломат
| cgpsue
| Таблица
'Я А
| Окно Справка
| I . . -
| -
|
|
|
|
| г-
|
..^... , ";Д-Г*- ♦
Рис. 8.2. Внешний вид окна Microsoft Word
приводится уменьшенное изображение текущего выделенного шаблона.
2. Выберите вкладку, соответствующую типу создаваемо го документа. Например, для просмотра списка суще ствующих шаблонов факсов следует выбрать вкладку Письма и факсы (Letters & Faxes). Если нажать в окне диалога кнопку Таблица (Details), можно узнать размер файла шаблона, тип файла (включая связанное с ним приложение) и дату внесения последних изменений.
3. Сделайте двойной щелчок на шаблоне, который вы хоти те открыть. Windows 95 запускает связанное с ним прило жение и загружает шаблон, чтобы вы могли с ним рабо тать. Например, для создания факса, основанного на шаб лоне Стандартный факс (Professional Fax), сделайте двой ной щелчок на значке Стандартный факс вкладки Письма и факсы окна диалога Создание документа. Когда вы бранный шаблон откроется в виде нового документа без
Делопроизводство
имени, занесите в документ вашу информацию и сохраните файл под другим именем, чтобы не испортить исходный шаблон (позднее он может снова понадобиться). Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, облегчающие создание документа (рис. 8.3). В Office предусмотрена также и другая возможность создания документов — с использованием специальных шаблонов или мастеров. Мастером называется специальный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа.
Общие] VVeb-странмцы (Другие документы] Записки [отчеты Письма и факсы [Публюоци*]
■ Просмотр——-,,_—-—
Изысканное Изысканный факс Мастер конвертов
письмо Нг
Мастер писем Мастер почтовых Мастер факсов наклеек
Для просмотра ще^жте значок.
Современнее Современный Стандартное письмо Нг факс письмо (tr
Создагть------------- --' ■'
vj i <? документ С шаблон t
Рис. 8.3. Типичный список шаблонов Microsoft Word
Использование мастеров во многих случаях предпочтительнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его создания (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, Мастер факсов позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера телефона, а также украшает документ декоративными элементами. Полезные мастера содержатся в многочисленных вкладках окна диалога Создайие документа (рис. 8.4).
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|