Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это определение значения документов в целях их отбора на хранение и уста­новления сроков хранения. В процессе экспертизы ценнос­ти документов решаются такие задачи, как отбор на посто­янное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

^в* 227

Делопроизводство

Документы, создающиеся в процессе деятельности орга­низаций, содержат информацию, ценность которой различ­на. Значительная часть документов несет информацию, име­ющую разовое значение, после использования которой к до­кументам больше не возвращаются. Другие документы со­держат информацию, которая может потребоваться в тече­ние ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа доку­ментов содержит информацию, ценную в научных и прак­тических целях. Такие документы должны храниться посто­янно. С экономической точки зрения, хранить все докумен­ты нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически прово­дится экспертиза ценности документов — определение по­литического, экономического, социально-культурного, прак­тического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руко­водства, затем таких функциональных структурных подраз­делений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просмат­ривают документы для постоянного хранения. Это докумен­ты, наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д, В бухгалтерии это могут быть:

• сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и ба­
лансы с документами к ним (объяснительными запис­
ками и рекламациями);

• сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

• протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и ут­
верждению годовых отчетов и балансов;

• аналитические таблицы по разработке и анализу годо­
вых отчетов и балансов;

• передаточные, разделительные, ликвидационные балан­
сы с приложениями и объяснительными записками к ним;

Документооборот и формы его организации

• документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке ос­
новных фондов;

• паспорта зданий и сооружений — памятников архитек­
туры, находящихся под охраной государства;

• акты, ведомости переоценки в определении износа ос­
новных средств;

• штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

• лицевые счета по учету основного фонда.
Архивными учреждениями разработаны типовые переч­
ни. Они устанавливают сроки хранения документации, ти­
пичной для большинства учреждений, организаций, пред­
приятий, и отражают общие функции и вопросы их дея­
тельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финан­
сирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции
и т. д.) (Приложение 22).

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ти­пизирована и приведена в «Основных правилах работы ве­домственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным прави­лам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми доку­ментами завершается в начале нового календарного года.

Хранение документов

По истечении срока хранения дел в подразделениях орга­низации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации, если таковой есть. Например, дела за 2004 г. должны обрабатываться и сда­ваться в архив в 2005 г.

Делопроизводство

Так как во многих организациях архивы не имеют дос­таточных площадей, а вновь созданные, как правило, не­большие организации не предусматривают их в своих струк­турах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел в централизованной службе де­лопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия дол­жна хранить свои документы до истечения сроков их хра­нения, после чего они подлежат уничтожению в установ­ленном порядке.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомствен­ных архивов» и ГСДОУ.

Обработка дел для хранения включает: проведение экс­пертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных органи­зациях эти работы проводятся под контролем и при мето­дической помощи сотрудников архивного учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально приня­тое сокращенное наименование организации в именитель­ном падеже, название структурного подразделения, но­мер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количе­ство листов, срок хранения.

При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватыва­емого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточ­нения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: