Организационно-распорядительная документация

Деловую переписку, касающуюся производственной де­ятельности предприятия, следует отличать от переписки об­щественной — между профсоюзными и общественными организациями.

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерег-ламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по опре­деленному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава рек­визитов и т. д.). Регламентированное письмо всегда фик­сирует регулярную производственную ситуацию и реали­зуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Служебное письмо должно быть кратким, понятным, компактным и полным. Однако его краткость не должна отражаться на ясности, а его вынужденный формализм — на желаемой эффективности. Эти качества зависят от уме­ния правильно составить «каркас» письма.

Отказ от письма-стандарта указывает на то, что соста­витель делового письма придает ему особый характер. По­этому нестандартное деловое письмо занимает особое мес­то. Следует отметить, что наряду с тенденцией к стандар­тизации языка деловой переписки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свое место в практике переписки.

Каждый вид официального письма может включать ряд языковых формул. Языковая формула— это устойчивый оборот, словосочетание, вьфажающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто про­фессиональной функции. Так, языковой формулой пись­ма-просьбы является выражение: «Прошу (просим)...»; языковой формулой сопроводительного письма — выраже­ние: «Высылаем (направляем, посылаем)...»; языковой формулой письма-подтверждения — выражение: «Подтвер­ждаем (подтверждаю)...».

Само название письма обусловлено языковой форму­лой. По языковым формулам можно судить о разновид-

Делопроизводство

ности письма, что позволяет определить цель его исполь­зования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтвержде­ние нашего телефонного разговора...», «В ответ на Ваше письмо...», «В соответствии с нашей договоренностью...». Однако любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо доку­мент, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с ...». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с ...».

Предлагаемые ниже варианты являются наиболее рас­пространенными началами стандартного делового письма. Если автор — лицо «юридическое», то действия переда­ются: от третьего лица единственного числа. Например:

«ОАО «Прогресс» не возражает...»;

«Кооператив «Поиск» гарантирует...»;

«Совместное российско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает...»; от третьего лица множественного числа. Например:

«Дирекция и профсоюзный комитет ОАО «Прогресс» убедительно просят...»; от первого лица множественного числа. Например:

«Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...». Если автор — физическое лицо, то действия передают­ся: от первого лица единственного числа. Например:

«Прошу...»;

«Ставлю Вас в известность...»;

«Довожу до Вашего сведения...»; от первого лица множественного числа. Например:

«Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...», «Мы получили Вашу телеграмму...».

Организационно-распорядительная документация___________________

Модели выражений, объясняющих мотивы

«В порядке оказания технической помощи...»;

«В связи с тяжелым положением...»;

«В связи с проведением совместных работ по...»;

«В связи с уточнением плана совместных действий...»;

«Ввиду срочности заказа...»;

«В соответствии с предварительной договоренностью...»;

«В соответствии с письмом заказчика...»;

«В соответствии с протоколом от...»;

«Согласно Вашей просьбе...»;

«Согласно постановлению министерства от...»;

«В целях усиления охраны государственного имуще­ства...»;

«В связи с возникшей необходимостью...»;

«В связи с переходом на новую технологию производ­ства...»;

«В связи с требованием банка...»;

«В ответ на Вашу просьбу...».

Просьба

Варианты реализации (Прошу; просим): «... Вас проверить ход выполнения заказа...»; «... выслать в наш адрес более подробную информацию по данному вопросу»;

«... включить в план изданий...»;

«... принять меры...»;

«... сообщить данные о производительности...»;

«... направить нам каталоги...»;

«... подтвердить по телефону получение...».

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: