Организационно-распоРЯДИльная документация
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах; первый направляется в вышестоящие организации, второй — руководителю организации, а третий подшивается в дело (образец акта — см. рис. 3.8).
Справки—отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки
Делопроизводство
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
АКТ 00.00.0000 № 00
Место издания
Краткое содержание события"1 или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже
Основание: номер и дата распорядительного документа Состав комиссии:
Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия. Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии.
(Располагаются в алфавитном порядке) Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)
В констатирующей части текста акта описывается проведенная работа, фиксируются установленные факты; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в двух экземплярах: 1-й — кому (куда); 2-й — кому (куда).
Приложение: Текст приложения, если оно есть. Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Члены И.О. Фамилия
комиссии (подписи) И.О. Фамилия
Присутствовали
при составлении И.О. Фамилия
акта (подписи) И.О. Фамилия
Рис. 3.8. Образец акта 120
Организационно-распорядительная документация
внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).
Заключение — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
3.4.2. Служебное письмо
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации организации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.
Служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) — название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.
Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д. (пример служебного письма — см. рис. 3.9).
Делопроизводство
Министерство образования
Российской Федерации
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ
по экономике и социологии труда пер. Стремянной, 36,
Москва, Н3054
ОКПО 03944527, ОГРН1038800839857 ИНН/КПП 6708022410/817002002
I контроль I
^лену Совета УПО по специальности Об .02.00 Н. М. Шумину, ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007
16.12.2003
на№
О выпуске учебных пособий
Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соответствии с учебным шином специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в све- в 2000 г. следующие работы:
1. Олегов Ю. Г., Журавлев 'Л. В. Управление персоналом —30 п.л.;
2. Руденко Г. Г., Кулапов •Л. Н., Карташов С. А. Рынок труда — 30 п.л.
Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.
По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36. РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».
Приложение: бланк заказа на двух стр. в 1 экз.
Председатель совета УПО по специальности 06.02.00 зав. кафедрой управления персоналом, д. э.н., профессор
Ю. Одегов
Ю. Г. Одегов
М.М.1
(495)232-64-15
В дело 01-02 11.017004
Запрос сделав
Вишнякова 5.01.2004 doc/H-01/doc
РГЭУ Вх. №72 «20. П 2003 г.
Рис 3.9. Пример служебного письма 122
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|