Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и манки документов
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. Пример оформления:
А. П. Иванова 232 65 15
В дело 07-02. Запрос направлен
5.01.2006 исх.М21 И. Кабанова Doc/11-Ol.doc
29 — отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Зона расположения отметки показана на рис. 1.3, 1.4. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер (индекс письма). Пример исполнения — см. рисунок, приведенный выше на данной странице и рис. 3.9.
30— идентификатор электронной копии документа
Зона расположения реквизита показана на рис. 1.3,1.4. Пример исполнения — см. оформление реквизита 28.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом
Делопроизводство
нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла и расширение.
Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.
Проверьте себя:
1. Расскажите об основных этапах развития делопроизводства в России.
2. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.
3. В чем заключается суть стандартизации и унификации в делопроизводстве ?
4. Какие унифицированные системы документации включает в себя управленческая документация?
5. Опишите схемы расположения реквизитов (формуляры) со гласно ГОСТР 6.30-2003.
6. Расскажите о составе реквизитов ОРД согласно ГОСТР 6.30- 2003.
7. Раскройте понятия «делопроизводство», «документ», «фор муляр документа», «реквизит документа», «унифицирован ная система документации», «бланк документа».
8. Какие виды бланков предусмотрены ГОСТР 6.30-2003 и их назначение?
9. Опишите требования к оформлению реквизитов ОРД.
10. Как вы понимаете рекомендательный характер ГОСТ Р 6.30-2003?
Глава 2
ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
Глава 2 содержит общие нормы и правила оформления документов. В ней дается характеристика стиля деловой документации, анализируются типичные ошибки, допускаемые при подготовке текста документов.
В результате изучения этой главы студенты должны:
• знать порядок нумерации страниц документов, способы оформления дат, общепринятых сокращений, цифровой и иной информации, оформления таблиц; специфические особенности официально-делового стиля речи; типичные ошибки, допускаемые при составлении текста деловой документации;
• уметь составлять текст делового документа в соответствии с общими нормами и правилами, с учетом требований к стилю официальных документов.
Делопроизводство
2.1. Оформление элементов текста деловых документов
2.1.1. Нумерация страниц
При оформлении деловой документации установился определенный порядок нумерации страниц для многостраничных документов.
Все страницы, кроме первой, нумеруются.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).
2.1.2. Написание дат и периодов времени
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.
Наиболее экономичным является цифровой способ, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности; число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.
Допускается оформление даты в «обратной» последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.
Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько вариантов написания. На финансовых документах даты оформляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2004—2008 гг.
Общие нормы и правил* оформления документов
Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в Ш—IV кварталах 2006 г.).
2.1.3. Общепринятые сокращения
В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Наиболее распространенные случаи употребления сокращений следующие:
• в географических названиях: город — г., село — с, поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед на званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград, Зерноград и др.);
• в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, госпожа — г-жа, профессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;
• слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 — п. 2., подпункт 1.1. — подл. 1.1., пункты — пп., рисунок 5 — рис. 5., раздел 2 — разд. 2;
• слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн р., мил лиард рублей — млрд р.;
• слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр- во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол- во, человеко-час —чел.-час, и т. п.
Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Рос-
Делопроизводство
сийская Федерация, ГОСТ Р — государственный (национальный) страндарт Российской Федерации, ПК — персональный компьютер, ЭВТ — электронно-вычислительная техника, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ООО — общество с ограниченной ответственностью и др.
Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно — не допускается.
Допускаются'сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.
Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. -г- единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.
2,1.4. Оформление в документах цифровой информации
Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.
Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не,только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
Общие нормы и правила оформления документов
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.
Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера домов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например, 1-й вопрос повестки дня).
■ Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).
Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое сочетание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).
Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).
В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).
3. Зак. 199 65
Делопроизводство
2,1.5. Единицы измерения
В соответствии с ГОСТ 8.417—81' определены правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой документации.
Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 41 т; 517 м2; 25 см3.
Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 750 мм рт. ст.
Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6°С; -10°С). Знаки «+» и «-» при этом печатаются без пробела.
В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/ в секунду.
2.1.6. Математические формулы
Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.
Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на
1 ГОСТ 8.417—81 Государственная система измерений. Единицы физических величин.
Общие нормы и правила оформления документов
новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 5х9 = 45;А-С = Д).
Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов). Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.
Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).
2.1.7. Оформление таблиц
Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы кон-
3* 67
Делопроизводство
струкции таблицы (рис. 2.1): заголовок таблицы, головка (состоит из заголовков и подзаголовков граф), строки, графы (колонки).
Таблица 00
Головка
Строки'
Заголовок таблицы
Заголовки граф
„ Подзаголовки граф
Боковик
Графы (колонки)
1 Строки горизонтальными линиями, как правило, не разделяются. Рис. 2.1. Обязательные элементы конструкции таблицы
Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосред-
Общие нормы и правила оформления документов
ственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.
Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы. ..», «Окончание таблицы...» и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.
Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.
Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.
Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (Табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.
При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:
Делопроизводство
«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:
затраты труда и заработная плата............. 1,8
машины иматериалы........................................ 2,0».
2.1.8. Оформление некоторых знаков препинания и символов
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.
Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть», и в качестве знака переноса.
Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-политические методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демократия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.
В документах, где повторяющиеся слова даны в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же», комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.
Общие нормы и правила оформления документов
Примеры правильного оформления: Кировский район Ростовская область
То же То же
Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 14/5). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|