Сделай Сам Свою Работу на 5

Исходные понятия делопроиэюдстм. Реквизиты и бланки документов





При подписании совместного документа первый лист оформляют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязаннос­ти в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Е. Н. Коруна К. М. Артемьев СП. Матвеев В. А. Филатов
Председатель комиссии Члены комиссии

Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись

Подпись должна быть как на документах, направляе­мых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации — автора документа.

23гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СО­ГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовыва­ется документ (включая наименование организации), лич­ной подписи, расшифровки подписи {инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А, Г. Грязнова

23.04.2006

Зона для реквизита «Гриф согласования документа» раз­мещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

Если согласование осуществляют письмом, протоко­лом и др., гриф согласования оформляют следующим об­разом:



СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2005 №451-805

или


Делопроизводство

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2006 №10

Если документ имеет два грифа согласования, их распо­лагают на одном уровне — слева и справа. При большом ко­личестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформлять­ся отдельный лист согласования.

Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннеесогласование осуще­ствляется путем визирования документа (реквизит 24).

24визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутрен­негов пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согласо­вания документа (далее виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:



Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006

Состав должностных лиц, визирующих документы, ус­танавливается нормативным актом организации (положе­нием, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006


Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

Замечания излагают на отдельном листе, подписыва­ют и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в орга­низации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, под­тверждения их юридической силы, ставится печать орга­низации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи долж­ностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средства­ми, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.



26~ отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже рек­визита «Подпись» проставляют заверителъную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную под­пись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату за­верения, например: Верно

Секретарь-референт Личная подпись М. В. Колосков

07.06.2005


Делопроизводство

Если копия документа выдается на руки или пересыла­ется в другое учреждение, заверительную отметку удосто­веряют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, оп­ределяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для опе­ративной связи адресата ссоставителем документа, для вы­яснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и помер его телефона. От­метку об исполнителе располагают на лицевой или оборот­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Петров 924 45 67

При отправке документов в другой город следует до­полнять номер телефона междугородным кодом, напри­мер: (495) 924 4567.

28отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резо­люции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в каче­стве информационно-справочного материала. Зона распо­ложения отметки показана на рис. 1.3, 1.4.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об испол­нении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.