Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

09— справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают: почто­вый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотре­нию организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Расположение справочных данных при использовании уг­лового бланка показано на рис. 1.6. Примеры оформления справочных данных в продольном варианте оформления блан­ка см. рис. 1.7,1.8.

10— наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или из­данного организацией, регламентируется уставом (поло­жением об организации) и должно соответствовать ви­дам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 0200000)).

Пример оформления см. рис. 1.9.

В письме наименование вида документа не указывают.

11 — дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более организация­ми, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в по­следовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разде­ленных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

Делопроизводство

12 — регистрационный номер документа

Реквизит состоит из трафаретной части «№___

от______ », которая заполняется от руки датой и регистра­
ционным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его по­рядкового номера, который можно дополнять по усмот­рению организации индексом дела по номенклатуре дел¹, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) струк­турного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 — индекс структурного подразделе­ния; 26 — номер дела по номенклатуре дел; 89 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называе­мого инициативного документа, т. е. случая, когда одна орга­низация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного пись­ма необходимо указывать два индекса: индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса (см. оформление реквизита 13).

Регистрационный номер документа, составленного совме­стно двумя и более организациями, состоит из регистраци­онных номеров документа каждой из этих организаций, про­ставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13— ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

¹ Понятие о номенклатуре дел — см. п. 7.8.

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

Ссылка используется только в тех видах документов (на­
пример, письмо, докладная записка), которые являются от­
ветами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с посту­
пившего (входящего) документа. Реквизит состоит из тра­
фаретной части: «На №___ от______ », которая заполня­
ется от руки регистрационным номером и датой поступив­
шего документа.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО РОССИЙСКАЯ

ЛЕСОПРОМЫШЛЕННАЯ

КОМПАНИЯ

«РОСЛЕСПРОМ»

Архангельский пер., 1, Москва, 101983 Для телеграмм: Москва 194,

ОАО «Рослеспром»

Факс (095) 208-02-19, т.(095) 208-03-05

ОКПО 03943426, ОГРН 10378008821056,

ИНН/КПП 67080124309/81600201

19.04.2004 г. №ВС-10-18______

На №09-57/101 от 25.03.2004 г.

Первому заместителю Главы Администрации Председателю правительства Саратовской области

г-ну В.Н.Волгину

14 — место составления или изданиядокумента

Место составления или издания документа указыва­ют в том случае, если затруднено его определение по рек­визитам «Наименование организации» и «Справочные дан­ные об организации». Место составления или издания ука­зывают с учетом принятого административно-террито­риального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Пример оформления реквизита см. рис. 1.9.

15 — адресат

Б качестве адресата могут быть организации, их струк­турные подразделения, долясностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициа­лы указываются перед фамилией. Наименование органи­зации и ее структурного подразделения указывают в име­нительном падеже.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: