Отметка о заверении копии

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе даёт возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа. Данный реквизит необходим для оперативного разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Это убыстряет подготовку управленческого решения.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Фамилия исполнителя указывается в именительном падеже.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения предприятия, в котором исполнен документ.

Реквизит проставляется ниже отметки об исполнителе, от левого поля документа.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации-получателя документа, место для даты поступления и место для очередного порядкового номера документа.

При отсутствии такого штампа от руки пишутся дата получения и индекс документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Идентификатор электронной копии документа

Отметка поставляется в левом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

Понятие системы документации

Классификация документов тесно связана с системным подходом.

Каждый документ является элементом более крупной документной системы.

Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

Корпоративная система документации

представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в рамках отдельной корпорации (ведомства или предпринимательской структуры).

К корпоративной документации относят также совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи.

В рамках корпоративной системы документации может быть объединён ряд функциональных систем.

Каждое учреждение и организация имеет свой набор функциональных подсистем документации и видов документов. Совокупность этих подсистем называется документальным фондом.

Функциональные системы

такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций (направлений) деятельности: система организационно-распорядительной документации; система плановой документации; первичная учётная документация; отчётно-статистическая; документация по труду; система бухгалтерской документации; система финансовой и расчётно-денежной документации и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность ряда организаций и учреждений: проектно-конструкторская документация, документация оперативного управления, медицинская, учебная и др. документация.

Всего в управленческом процессе сложилось и функционирует более 40 крупных функциональных систем документации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: