Гриф согласования документа

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т. п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования: оформление

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета трудового коллектива 10. 01. 96 N 3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс.

Гриф согласования располагают ниже реквизитов «Подпись» и «Печать», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования.

Гриф согласования документа оформляется от левого поля. Составные части реквизита печатают через 2 интервала.

Гриф согласования: очередность согласования

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности: с организациями, интересы которых затрагивает документ; с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т. п.); с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования документа

Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило своё отношение к нему.

Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего.

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями:

«Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т. п.

Порядок согласования

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятель­ности; руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Порядок согласования приказов (распоряжений) определяется инструкцией по делопроизводству.

Виза ознакомления

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа.

Оттиск печати

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место («МП» или круг).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: