Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и регистрационного номера письма.

Наличие данного реквизита позволяет сократить текст документа за счёт устранения ссылки на поступивший документ. Реквизит облегчает адресату поиск конкретного исполнителя. В результате сокращается время работы с документом, повышается оперативность процедур управления.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

Место составления или издания документа

Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Место издания может не ставиться также в документах, в которых оно может быть определено по реквизиту «Наименование организации».

В актах, оформляемых органами государственного управления, фиксация места издания может иметь юридическое значение. Оно позволяет судить о правомерности применения нормативных актов на той или иной территории.

Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от левого поля вслед за номером и датой документа.

Адресат

Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.Адресат располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

Адресат: варианты оформления

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия указывают

обобщённо.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу. Если документ адресуется в организацию, указывают её наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы адресата.

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала. Если основная часть реквизита не умещается на строке, то она печатается через один интервал.

Адресат: оформление

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименовании организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Указанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т. е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресов.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения является особым способом введения документа в действие, придания ему юридической силы.

Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия.

Гриф утверждения: оформление

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставов, положений, регламентов, штатных расписаний, инструкций, правил и т.д.

Резолюция

Надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. В ней фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Она включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.Резолюция: варианты оформления

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

На документе не должно быть более четырёх резолюций.

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста. Поручение формулируется неопределённой формой глагола с прямым дополнением.

Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может включать надпись «В дело».

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту должен проставляться на всех документах формата А4. Этот реквизит отвечает на вопрос о ком (о чём) и включает краткое содержание документа. Заголовок облегчает и ускоряет регистрацию документов. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту: оформление. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами. Заголовок не должен занимать более 5 строк. Заголовки печатаются без кавычек и не подчёркиваются.

Заголовок к тексту может не указываться на документах формата А5 и письмах-ответах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа. Также он не указывается на телеграммах, телефонограммах и извещениях.

Отметка о контроле

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается в верхнем правом углу первого листа документа.

Текст документа

Содержание управленческих действий в документах передаётся через текст, который является основной частью документа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: