Реквизит 3. Эмблема организации или товарный знак

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТ

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

История слова «документ»

Слово происходит от латинского «docere» - «учить», «извещать».

Первоначальное значение слова «documentum» в Древнем Риме:

Предметы, которые использовались для обучения.

Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство. Слово приобрело правовое значение.

В России термин стал использоваться в эпоху Петра I. Но более привычным в российской делопроизводственной практике оставались термины «акт», «дело», «бумага».

Определение слова «документ»

В словаре В.И. Даля документ определялся как «всякая важная бумага, также диплом, свидетельство».

На Западе было предложено более широкое толкование понятия. Бельгийский учёный Поль Отле называл документом «всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот документ в виде, пригодном для исследования».

Термин связан с понятием «информация»

Терминологические стандарты о понятии «документ»

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

В предыдущем ГОСТе: «материальный объект с информацией, закреплённой созданными человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Т.е. в этом определении отражалась роль документа как средства коммуникации и исторического источника. Однако основной акцент делался на материальном носителе информации.

Формуляр документа

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.

Формуляр имеет обязательный набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизитом документа называют "обязательный элемент оформления документа".

Оформление документов

Документирование – это создание документов, запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Для создания документов используются различные материальные объекты: бумага, магнитные и оптические диски и т.д. Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Но основные требования (состав реквизитов, наименование документов) распространяются на все группы документов независимо от физических характеристик.

Документ способен вызывать определённые юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нём положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов – принятым нормам.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации.

Различные виды материальных носителей: камень

Различные виды материальных носителей: папирус, глина, береста

Системы документации

Системой документации называют совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Значительную часть официальной документации составляет управленческая документация. В ней выделяют систему организационно-распорядительной документации.

Требования к этой документации установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа

Как правило, документы оформляются на бланках.

В некоторых организациях имеются бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенными на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Эти бланки подлежат учету. На бланках проставляются порядковые номера (иногда и серии номеров).

Форматы бланков

Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210х297 мм), и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков формата АЗ (420х297 мм) и А6 (105х148 мм).

Размер полей бланка не менее, мм: 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 10 — нижнее,

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Реквизит 1. Государственный герб РФ
Реквизит 2. Герб субъекта РФ

Реквизит «Государственный герб» на документах, создаваемых в коммерческих структурах, не проставляется.

Государственный герб изображается на бланках: Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Конституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ, Высшего Арбитражного Суда РФ, центральных органов федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центрального банка РФ, Уполномоченного по правам человека, Счётной палаты, дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.

Герб субъекта РФ обычно изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краёв, областей, автономных образований и городов федерального подчинения.

Реквизит 3. Эмблема организации или товарный знак

В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа. Изображение эмблемы следует располагать на левом поле документа на уровне наименования предприятия (угловое расположение реквизитов) или на верхнем поле центровано относительно наименования предприятия (продольное расположение реквизитов). Эмблема организации должна быть официально зарегистрирована.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: