|
|
Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборотаБилет 1)Основные нормативные документы, используемые при составлении номенклатур дел - это: -«Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002); -«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 29 декабря 2009 г. № 76; -«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; -«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2010); -отраслевые и ведомственные Перечни документов. В нормативном документе «Основные правила работы архивов организаций» регламентация требований к составлению номенклатуры дел следующие: Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы и лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для в работе. В нормативном документе «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76,регламентация требований к составлению номенклатуры дел следующая: Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти. В нормативном документе «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» регламентация требований к составлению номенклатуры дел следующие: Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти: а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений; б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации; г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива. 2)Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности. Управление документами в организации включает в себя: с документами; документами; деятельности. деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность. ответственно; и управленческой деятельности; ситуаций; аудиторской и надзорной деятельности; с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; сторон; инновационную деятельность, а также исторические исследования; деловой деятельности; 3)Документы регламентирующие организацию службы ДОУ (на примере ГИБДД) -Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях № 195-ФЗ от 30.12.2001, редакция от 22.07.2008) -Федеральный закон о безопасности дорожного движения № 196-ФЗ от 10.12.1995, редакция от 01.12.2007) - Федеральный закон об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств № 40-ФЗ от 25.04.2002, редакция от 16.05.2008) - Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации № 59-ФЗ от 02.05.2006) - Уголовный кодекс Российской Федерации № 63-ФЗ от 13.06.1996, редакция от 22.07.2008) - Постановление Правительства Российской Федерации об утверждении правил сдачи квалификационных экзаменов и выдачи водительских удостоверений № 1396 от 15.12.1999, редакция от 21.11.2001) - Постановление Правительства Российской Федерации об утверждении правил обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств № 263 от 07.05.2003, редакция от 29.02.2008) - Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации о порядке регистрации транспортных средств № 1001 от 24.11.2008 - Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации об утверждении образцов водительских удостоверений № 120 от 19.02.1999, редакция от 20.07.2000) - Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации об организации и проведении государственного технического осмотра транспортных средств № 190 от 15.03.1999, редакция от 01.12.2008 - Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации о международном водительском удостоверении № 603 от 28.09.1998, редакция от 20.07.2000
2билет Форма номенклатуры дел включает шесть граф. Графа 1 «(индекс дела)», графа 2 «заголовки дел (томов, частей)», Графа 3 «количество дел (томов, частей)», в графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях, в графе 5 указывается номер статьи Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела, графа 6 «Примечание». Разработка классификационной схемы После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого – месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах. В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Источники определения сроков хранения документов: Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения, Основные правила работы архивов организаций, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
2) Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Такая систем призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: - документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); - обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов); - архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов). Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как: - регистрация входящей, исходящей и внутренней документации; - направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений; - списание документов в дело; - передача дел в архив предприятия и ведение архива; - рассылка исходящей корреспонденции; - подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения; - поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь это возможность создания документа.Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа.Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне. Система позволяет работать с корреспонденцией.Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам. Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Позволяет формировать рабочие папки пользователя.Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями. Система осуществляетконтроль исполнениядокументов.Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты. Обработка и хранение собственно документов.К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рбочий стол). Работа с взаимосвязанными документами.Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке. Движение документов, ввод резолюций и замечаний.Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки. Поддержка вложенных подсистем.В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.) Отслеживание версий одного документа.При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов». Учет номерных документов,формирование отчетности. Распределенная обработка, отправка документов по почте.Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки. Работа через сеть Интернет.В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе. Возможность поиска документа по различным критериям.Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе. Система позволяетархивировать документы.После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам. Списание документа в дело.По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи. Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников.К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников. Обеспечение автоматизациисправочно-аналитической работы.В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей. Регламентация прав доступа.Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра. Делегирование права подписи.В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю. Защита информации.Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности. 3)Должностная инструкция. Порядок разработки- Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов: - общие положения; - обязанности; - права; - ответственность. Утверждается руководителем организации, вводится в действие приказом руководителя.
Билет
1) Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления. Вторая графа – название заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа – количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда. В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение. В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел. 2) Сроки уничтожения документов с истекшими сроками хранения регламентируются в Российском законодательстве: ( Росархив 6 октября 2000 г.); в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии - расчетные (расчетно-платежные) ведомости), - 75 лет. нельзя уничтожать в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Порядок уничтожения документов с истекшими сроками храанения следующий. В первую очередь специалисты проводят экспертизу ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел. 3)положение о структурном подразделении: требования к содержанию- 1Общие положения. 2. Основные задачи подразделения. 3. Функции подразделения. Также в макетах положений можно встретить следующие блоки: 1. Организационная структура подразделения. 2. Права подразделения. 3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. 4. Ответственность подразделения
Билет 2)Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров. Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года. Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. 3) инструкция по дп: требования к содержанию: 1. Общие положения, 2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов, 3. Контроль исполнения документов. 4 Порядок составления и оформления служебных документов. 5 Порядок работы с исходящими документами. 6 РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. 7 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. 8 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. 9 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. 10 ЭКСПЕРТИЗА ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|