Сделай Сам Свою Работу на 5

Употребление слов в однотипных падежных формах





Употребление однотипных падежных форм при имени существи­тельном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном, реже - в творительном падеже.

Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложе­ния более прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, исходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.



Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно:

«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».

Правильно:

«При изучении проблем городского транспорта ученые получены интересные результаты».

Или:

«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».

 

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

Трудно представить деловую письменную речь без сложнопод­чиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудив­шие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргумента­цию в рамках единой конструкции, сложные предложения прида­ют большую убедительность просьбе и смягчают впечатление от­каза, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, приве­сти аргументы, дать подробное Обоснование основных положе­ний и т. д.



Кроме того, использование союзов и союзных слов дает воз­можность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказы­вания.

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того что; при условии, что; где; как.

Нередко составители деловых писем неоправданно усложня­ют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненны­ми предложениями с однотипными придаточными частями, длин­нейшими перечислениями, сложно построенными вставными кон­струкциями, развернутыми цитатами (например, из предваритель­ной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимич­ными причастными и деепричастными оборотами. Этим дости­гается сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государ­ственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).

Использование предлогов

Наиболее частая ошибка - неправильное использование пред­логов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимы­ми существительными в предложном падеже типа: вопрос о дове­рии; решение о кадрах; соглашение с ... и т. д. Однако наблюдают­ся случаи неправильного использования предлога «о», что созда­ет языковые помехи. Например:



«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».

Правильно:

«Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостат­кам».

Правильно:

«Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы на­стоятельно требуем».

Правильно:

«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоя­тельно требуем».

«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа боль­шая и важная».

Правильно:

«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа боль­шая и важная».

Составители деловых писем нередко не различают случаев,
когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В
наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).

Словосочетания

При построении словосочетаний следует учитывать, что боль­шинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, при­каз - издается, контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады - устанавливаются, выго­вор - объявляется, порицание - выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

- практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

- правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

- степенью точности и лаконичности в описании управленчес­кой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-дело­вой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпоч­тительней сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна фор­ма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший резуль­тат) или сочетание положительной степени с наречием «наибо­лее» (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуе­мые. Например: оказать помощь вместо помочь; провести проверку вместо проверить; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т. д.

 

19. Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение

Назначение

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

- создание организации, включая выбор ее организационно -
правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности;

- установление режима работы и системы органов;

- организацию труда работников и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности организации выражается в разработке и утверждении комплекса органи­зационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функцио­нальное содержание деятельности организации в целом, ее подраз­делений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы ад­министративного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделения­ми и работниками.

Правила оформления

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

- название учреждения или подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер документа;

- заголовок к тексту;

- подпись;

- гриф утверждения.

Датойорганизационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

• положение (о чем?) об отделе кадров;

• структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

• инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

• должностная инструкция (кого?) референта.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответствен­ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации поря­док согласования.Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяю­щей соответствие данного организационного документа действующему законо­дательству.

С точки зрения срока действияорганизационно-правовые документы относят­ся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополненияв тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы:устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ.

20. Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления

Распорядительные документы - вид письменного документа, в ко­тором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также во­просов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает следующие этапы:

1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания.

2.Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4.Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

5.Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами.

6.Подписание документа.

7.Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ- это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого

круга организаций и лиц.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпус­ков" и т. д.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина изда­ния приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если за­дание (поручение) носит постоянный характер.

В последнем пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее из­данные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый еди­нолично руководителем коллегиального органа (например, Предсе­дателем законодательного (представительного) органа субъекта Фе­дерации) в целях разрешения оперативных вопросов по организации его работы. Как правило, этот вид документа имеет ограниченный срок действия и касается конкретных должностных лиц. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Часто в тексте распоряжения эти слова опускают, указывая только действие, например:

• всем сотрудникам пройти инструктаж;

• работникам отдела кадров провести аттестацию;

• сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.

Указание- это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области.

Выписка из приказа (распоряжения, указания) оформляется следующим образом:

• в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;

• воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);

• из распорядительной части текста выписывается только тот пункт, который необходим;

• воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).

Выписка — копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

• слова «Верно»;

• наименования должности лица, заверяющего копию;

• его подписи;

• даты заверения.

«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).

Подпись сотрудника, заверившего выписку, оформляют по полной форме с проставлением печати. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».

21. Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления

Распорядительные документы - вид письменного документа, в ко­тором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также во­просов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

Распорядительные документы в условиях коллегиальности издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

Подготовка распорядительного документа в условиях коллегиального принятия решения (постановления, решения) включает следующие этапы:

1.Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта разрешения путем коллегиального обсуждения.

2.Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

3.Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа.

4.Принятие решения с оформлением протокола заседания.

5.Издание распорядительного документа.

6.Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Постановление- это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение- это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях — "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО"), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

Совет директоров РЕШИЛ:...

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства Российской Федерации

от 27 января 2002 г. № 18

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Выписка из постановления (решения) оформляется следующим образом:

• в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ»;

• воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);

• из распорядительной части текста выписывается только тот пункт, который необходим;

• воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).

Выписка — копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

• слова «Верно»;

• наименования должности лица, заверяющего копию;

• его подписи;

• даты заверения.

«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).

Подпись сотрудника, заверившего выписку, оформляют по полной форме с проставлением печати. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».

22. Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, вы­деляемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, теле­графом, факсом или другим способом).

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

• письма, требующие письма-ответа;

• письма, не требующие письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на пись­ма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

• письмо-просьбу;

• письмо-обращение;

• письмо-предложение;

• письмо-запрос.

Ко второй группе относятся:

• письмо-предупреждение;

• письмо-напоминание;

• письмо-подтверждение;

• письмо-приглашение;

• письмо-отказ;

• письмо-извещение;

• сопроводительное письмо;

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные.

Простое служебное письмо- письмо одноаспектное. Это, прежде всего, пись­мо, не требующее ответа.

Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение каждого из которых рекомендуется начинать с нового абзаца.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются при­чины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссыл­ки на другие документы.

Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (просим сообщить);

• от первого лица единственного числа (считаю необходимым);

• от третьего лица единственного числа (ВНИИДАД считает возможным).

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при ра­боте с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объ­ема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использо­вать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважи­тельное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.

Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с ис­пользованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробе­лами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от кон­кретной ситуации.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммер­ческой корреспонденцией.

Деловую переписку можно разделить на следующие виды:

• по общим вопросам технологии;

• по вопросам оборудования и энергетики;

• по вопросам производства;

• по вопросам сбыта;

• по вопросам финансирования и т. д.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрак­тов.

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение изложен­ных в нем обязательств.

Письмо-рекламация - коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

23. Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу.

Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Коммерческий запрос

Коммерческий запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку товара.

В запросе указываются, как правило, наименование товара и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Ответ на запрос

При ответе на запрос, если продавец не может выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении условий запроса;

- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Предложение- оферта

Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.…

Ответ на предложение

В письме – ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.

Если покупатель не согласен с какими- либо условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

Рекламация

Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

· качества товара;

· количества товара;

· сроков поставки;

· упаковки и маркировки;

· платежа;

· других условий контракта.

Рекламация содержит следующие данные:

· основания в предъявлении претензии;

· доказательства –ссылки на нормативные акты, документы

· конкретные требования стороны, предъявляющий претензию;

Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и определенный срок.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Результатом обоснованной рекламации может быть:

· замена дефектного товара новым;

· допоставка недостающего товара;

· процентная скидка со стоимости товара;

· уплата денежного штрафа, пени или неустойки;

· предупреждение.

Ответ на рекламацию

В ответе на рекламацию сообщается о том, что

информация принята к рассмотрению;

претензия удовлетворяется полностью или частично;

денежная оплата произведена.

Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде; заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

24. Виды протоколов. Правила оформления

Виды протоколов

Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.