Приемы выделения отдельных частей текста

В некоторых машинописных работах необходимо: обратить внимание на термины, впервые упоминаемые в тексте, сделать логическое, смысловое ударение, выделить правило, теорему, определение, выделить словарно-грамматические объект в учебниках по языку и словарях.

Для выделения в тексте отдельных слов или мест в машинописной технике существуют три способа.

ПИСЬМО ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ рекомендуется применять в тексте, написанном через полтора или два интервала, преимущественно для выделения отдельных слов, а не целых предложений. В тексте, написанном через один интервал, слова, выделенные прописными буквами, будут почти сливаться с вышестоящей строкой и окажутся неудобными для чтения.

Для выделения отдельных слов или коротких фраз рекомендуется применять один из трех способов: п и с ь м о в р а з р я д к у, курсив или подчеркивание. Подчеркивающую линию начинают под первой буквой подчеркиваемого слова, а заканчивают - под последней его буквой; знак препинания, стоящий после слова, не подчеркивают. Подчеркивают только кавычки и скобки. Подчеркивать целое предложение рекомендуется сплошной линией, начиная ее под первой буквой или знаком и кончая последней буквой, которой заканчивается предложение. Подчеркиванием можно пользоваться только при письме через полтора или два интервала. Нельзя подчеркивать текст, написанный прописным шрифтом или вразрядку, так как одно выделение уничтожает другое.

Всякое выделение слов или фраз в тексте может быть сделано в машинописной работе только в тех случаях, когда об этом имеется указание составителя документа.

Оформление диаграмм

Значительно улучшает восприятие информации, и прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление – то есть в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятии в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (так называемые презентации), используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) - графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos, здесь столб и ...грамма), то есть столбчатая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой: площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен весь данный прямоугольник.

Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями. Таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но, если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel.

Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нор­мативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокра­щений следующие:

Ø в географических названиях: город — г., село — с, поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед на­званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Вол­гоград, Зерноград и др.);

Ø в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале пред­ложения — Тов.), господин — г-н, госпожа — г-жа, про­фессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;

Ø слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 — п. 2., подпункт 1.1. — подл. 1.1., пункты — пп., рисунок 5 — рис.5., раздел 2 — разд. 2;

Ø слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн р., миллиард рублей — млрд р.;

Ø слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час —чел.-час, и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ГОСТ Р — государственный (нацио­нальный) стандарт Российской Федерации, ПК — персо­нальный компьютер, ЭВТ — электронно-вычислительная техника, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ООО — общество с ограничен­ной ответственностью и др.

Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают приня­тый вариант сокращения или аббревиатуры непосредствен­но после первого упоминания полного написания сокращен­ного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно — не допускается.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. — еди­ница измерения, напр. — например, п/упр. — под управле­нием, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

Написание дат и периодов времени

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие спосо­бы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Наиболее экономичным является цифровой способ, по­скольку сокращает длину написания даты и может одно­временно служить кодом при обработке документов. Эле­менты даты приводятся одной строкой арабскими цифра­ми, отделенными точками, без переносов, в такой после­довательности: число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.

Допускается оформление даты в «обратной» последова­тельности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.

Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько ва­риантов написания. На финансовых документах даты офор­мляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обо­значения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2004-2008 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в III-IV квар­талах 2006 г.).

Оформление в документах цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, не­правильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды управленческой информации переда­ются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи бу­дет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится груп­пировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес­ких устройств на группы не разделяются и пишутся слит­но, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. На­пример, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера до­мов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через де­фис (например, 1-й вопрос повестки дня).

Некоторые порядковые числительные для отличия обо­значаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).

Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое со­четание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные чис­ла следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

15. ГОСТ Р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации

ГОСТ Р 6.30-2003введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р 6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТ Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, она может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

В пп. 3.25, 3.26 определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Требования к бланкам документов. Виды бланков

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк - стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типо­графским или каким-либо другим способом постоянной информацией об органи­зации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

• придает информации официальный характер;

• ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной инфор­мации;

• сокращает трудозатраты на составление документов;

• упрощает восприятие информации;

• повышает культуру управленческого труда.

Устанавливаются два формата бланков — А-4 (210х297мм)и А-5 (148х210 мм).

К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а белизна — не менее 90 %).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.

С этой целью используются типографская краска черного тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

• 20 — левое;

• 10 — правое;

• 20 — верхнее;

• 20 — нижнее.

Бланки допускается изготавливать:

• типографским способом;

• с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);

• с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготов­лении конкретного документа.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верх­него поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру - центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (цен­трированное расположение). Угловой вариант позволяет более эко­номно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол докумен­та остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

• бланк письма;

• общий бланк;

• бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;

• бланк структурного подразделения.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учреди­тельных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 08 — наименование организации;

• 14 — место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации вклю­чает в себя реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02- герб субъекта Российской федерации;

• 03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04— код организации;

• 05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 08— наименование организации;

• 09— справочные данные об организации.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов -служебного письма.

Бланк конкретного вида документа - это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен рекви­зит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.

Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименова­ние организации» наносится наименование структурного подразделения или дол­жностного лица.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовле­ния всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера стра­ниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами.

Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».

17. Правила оформления реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот­ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде­рации"

02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - эмблема организации или товарный знак(знак обслуживания).

Эмблема организации - это графическое изображение. Эмбле­му организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04-код организациипроставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО), в котором должна быть зарегистри­рована каждая организация (юридическое лицо).

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицапроставляют в соответствии с докумен­тами, выдаваемыми налоговыми органами;

06- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляют в соот­ветствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга­нами;

07- код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Включает в себя полное наименование организации, ниже полного в скобках указывается сокращенное наименование, если оно отражено в учредительных документах.

Если организация имеет вышестоящую структуру, то ее наименование тоже выносится на бланк в полном или сокращенном виде выше полного наименования организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09-справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10-наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11-дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12- регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14-место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Адресат может состоять из следующих частей:

- наименование организации (И.п.)

- наименование структурного подразделения (И.п.)

- указания должности (Д.п.)

- инициалы и фамилия (Д.п.)

- почтовый адрес

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Данный реквизит может меняться

— При адресовании документа руководителю организации ее наи­менование входит в состав наименования должности адресата.

— При адресовании документа в несколько однородных организа­ций их названия следует указывать обобщенно.

— При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

— При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: