Назначение и состав организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

общие положения;

организационное единство;

регламент деятельности;

финансово - материальная база;

отчетная и ревизионная деятельность;

порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

наименование министерства или ведомства;

название организации;

название вида документа;

дата, номер;

место издания;

гриф утверждения;

текст;

подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов.Штатное расписание- документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Назначение и состав распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

20. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем.

Служебные письма – обобщённое название большой группы документов, которые служат средством общения с учреждениями, фирмами, физическими лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чём-то, просьбы и т.д. В коммерческой работе письма по содержанию и назначению делятся на инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, ответы на запросы, письма-извещения, письма- приглашения и др. В служебной переписке широкое распространение получили инструкционные (директивные) письма. Они поступают из государственных и муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчётности, налогов, экологии и др. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, количества или качества продукции и т.п. К информационным письмам условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Это довольно обширная группа служебных писем

с разнообразной тематикой, которая составляет значительный удельный вес в документообороте каждого предприятия или учреждения. К информационным письмам иногда прилагают документы, подтверждающие проделанную работу. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров, контрактов, сделок. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы или уведомление о невозможности высылки необходимых сведений или выполнения требуемых работ. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной, чёткой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере и в какие сроки. Рекламные письма – разновидность информационных писем, направляемых

конкретному адресату и содержащих подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Их цель – вызвать интерес к определённому товару или услугам. Текст писем отличается конкретностью, чёткостью, полнотой информации. Циркулярные письма – имеют своей целью доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки выступает руководящая организация.

21.Конкуренты делового письма – факс, электронная почта, телекс и телефонограмма. В настоящее время всё более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы. Его оформление осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по

телефонным каналам связи и представляющий копию переданного документа. По факсу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнёрами, организациями. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер факса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц. Под электронной почтой в настоящее время подразумевается организованная тем

или иным способом система связи между персональными компьютерами. Она отличается низкими фиксированными расценками, и осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток. С развитием технологий связи получила распространение передача не только

текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций.

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Она применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях, и т.п. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

- наименование предприятия-отправителя телефонограммы; - наименование предприятия-получателя; - наименование вида документа; - текст; - подпись; - указание должностей и фамилий, имена, отчества лиц, передавших и принявших

телефонограмму; - номера телефонов предприятий, передавших и принявших телефонограмму; - время и дата передачи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: