Сделай Сам Свою Работу на 5

Организационные основы делопроизводства .





Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству и архивному делу.

Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства – это

совокупность документов, которые устанавливают нормы, правила, требования, характеристики и другие данные, используемые при решении задач организации

делопроизводства и архивного дела. Оно базируются на действующем законодательстве Республики Беларусь, нормативно-правовых актах, региональных и отраслевых нормативно-методических документах (положениях, инструкциях, методических рекомендациях, правилах и др.), государственных стандартах, унифицированных системах документации.

К нормативно-правовым актам по делопроизводству и архивному делу относятся: 1. Закон Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» № 3277-ХП от 06.10.1994г. (ред. от 06.01.1999г., № 236-3). 2. Закон Республики Беларусь «Об информатизации» № 3850-ХП от 06.09.1995г. со всеми изменениями и дополнениями. 3. Закон Республики Беларусь «Об обращениях граждан» № 407-ХШ от 06.06.1996г. (ред. от 01.11.2004г., № 340-3). 4. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» № 357-3 от 10.01.2000г. со всеми изменениями и дополнениями.



К методическим документам по делопроизводству и архивному делу относятся: 1. Типовое положение об архиве электронных документов в организации. Утверждено постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь № 5 от 29.04.2004г. 2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Утверждена постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь № 2 от 26.03.2004г

4. СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». – Мн. Госстандарт, 1995.

Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство.

Важнейшим (носителем) источником информации является документ. В нём отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТом документ определён как «материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Документ может быть изготовлен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего-либо.



Составные части делопроизводства – документирование и документооборот. Документирование – это деятельность по созданию документов (операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа). Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам. Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до окончания исполнения, отправки для сдачи в архив(операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, хранения и использования документов).

Классификация документов и характеристика различных видов документов

Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных

видах документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол – вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, протокол разногласий и др.

Выделяют 4 основных вида документов: 1. типовые документы – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер; 2. примерные документы - разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер; 3. индивидуальные документы – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;



4. трафаретные документы – изготавливаются трафаретным способом, причём

постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируют по различным признакам: 1. по способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, электромагнитные, звуковые. 2. по содержанию документы делятся на первичные и сводные. 3. по наименованию выделяют приказы, протоколы, акты, справки, письма и др. 4. по месту составления различают внутренние и внешние документы. 5. по срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. 6. по происхождению различают служебные и личные документы.

7. по степени гласности делятся на обычные, секретные и документы для служебного пользования. 8. по срокам хранения выделяют документы постоянного срока хранения, временногосрока хранения (до 10 лет), и длительного срока хранения (свыше 10 лет).9. по роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учётная, расчётно-денежная, отчётно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и др. 10. по стадиям создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.

Документационное обеспечение управления

Под документационным обеспечением управления понимают комплекс правил, применяемых при делопроизводстве. Связывая процесс управления (менеджмент) с документационным обеспечением

управления, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: - сбор и обработка документной информации; - подготовка решения; - принятие и документирование решения; - доведение решения до исполнителей; - исполнение решения; - контроль исполнения; - сбор информации об исполнении; - хранение информации. В основе процесса управления лежат следующие принципы: - оперативность; - современное техническое оснащение; - целесообразность всех делопроизводственных операций; - умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным. На предприятии должен быть установлен единый порядок (единые требования) посоставлению документов и работе сними, закреплённый инструкцией и другими нормативными актами. Правильная организация документооборота, грамотное и логически осмысленное составление документов – необходимое условие оперативности, гибкости, манёвренности управления.

Организационные основы делопроизводства .

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три

основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота и др. При централизованной форме все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всегоучреждения службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Данная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, в которых объём работы с документами небольшой. При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть в этом случае ведёт делопроизводство самостоятельно.

При смешанной форме делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляются службой документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) – как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.В состав управления делами включаются бюро правительственной переписки, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, инспекция при руководителе, центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.В секретариат включаются приёмная, секретарь руководителя, секретари заместителей руководителя, секретари коллегии, протокольное бюро.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) осуществляет следующие основные функции: - внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; - разработка и внедрение рациональных форм документов; - контроль за соблюдением стандартов на документы; - оформление, издание и рассылка документов; - регистрация документов; - учётно-справочная работа; - контроль за исполнением документов; - формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования; - машинописное изготовление, копирование и размножение документов; - контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

7.Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации Основными направлениями упорядочения и совершенствования документации становится её унификация и стандартизация. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения их количества, типизации форм, снижения трудоёмкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и ПЭВМ. Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определённый формат бумаги. Основными принципами унификации являются: от общего к частному; единообразие документов и их сопоставимость; информативность; сокращение количества видов документов; стабильность требований; соотношение с действующими

системами классификации и кодирования; экономичность и др. Работы по унификации документов включают: - установление номенклатуры действующих форм;- построение единой модели документов для группы однородных задач с использованием формуляра-образца; - разработка структур документов; - создание общих синтаксических правил построения документа; - определение методов контроля информации документа. Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположением на носителе информации в определённом порядке, представляют унифицированную форму документа (УФД). УФД

должны соответствовать требованиям международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру, состав реквизитов, форм. Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведённой

унификации и уровня её обязательности. Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.