Контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение

Контроль исполнения документов включает: -постановку документа на контроль; -проверку своевременного доведения документа до исполнителя; - предварительную проверку и регулирование хода исполнения; -учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; -информирование руководителя.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ». Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

16. СТБ 6.38-2004 – основной док-т, регламентирующий требования к оформлению управленческой документации

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации,— поста-новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

17. Постановление Министерства юстиции РБ №4 от 19.01.2009г. «Об утверждении Инструкции по делопр-ву в гос органах и орг-циях РБ». Новые требования к оформлению док-в. Постановление №4 – основной НПА, который регламентирует требования к оформлению управленческой док-ции. Данное постановление утверждает инструкцию по делопр-ву в госорганах и орг-циях РБ. Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества ДОУ путем униф-ции состава и форм управленческих док-в, технологий работы с ними. Она устанавливает общие требования к документированию управленческой деят-ти и орг-ции работы с док-ами в гос органах и орг-ции РБ независимо от формы собств-ти и орг-ционно-правовой формы. Положения настоящей инструкции распространяются на орг-цию работы с док-ами независимо от вида носителя, их рег-ции, учет, контроль исполн-я, хранения. Орг-ция и ведение делопр-ва в орг-циях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопр-ву в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Основная задача инструкции – орг-ция и совершенствование системы ДОУ в орг-ции, контроль за соблюдением установленных правил работ с док-ами, методическое руководство работой с док-ами и обучением раб-в основам делопр-ва, внедрение и применение современных инф-ционных технологий в работе с док-ами. В ней также впервые указаны особенности работы с электр док-ами; установлено, что лс- по личному составу, в – временно свыше 10 лет; разграничивается рег-ный индекс дела и рег-ный номер.

18. Определение реквизита документа. Состав реквизитов, используемых при оформлении документов

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб Республики Беларусь; 2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций; 4 — код документа по [3]; 5 — наименование вышестоящей организации; 6 — наименование организации; 7 — наименование структурного подразделения; 8— почтовый адрес отправителя; 9 — коммуникационные и коммерческие данные; 10 — название вида документа;11 — дата; 12 — регистрационный индекс; 13— ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; 14— место составления или издания;15 — гриф ограничения доступа;16 — адресат; 17— гриф утверждения;

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: